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Recibes un correo con fecha y hora, un código de inicio de sesión y una lista de participantes con números de teléfono: ya estás listo para una teleconferencia. Para cuando cuelgues quizá te des cuenta de que ni siquiera sabes quién ha hablado o qué temas se han tratado. Según este provocador artículo de Financial Times, las conferencias telefónicas son una pérdida de tiempo y se reivindican otros métodos de intercambio como las tradicionales cadenas de e-mails.

Una medida social que ha sorprendido en el sector (y en otros) es la iniciativa de Banco Santander de reconocer el derecho de los profesionales para no responder ­emails, contestar por teléfono o mensajes de sus jefes fuera de sus horarios de trabajo, ni durante los tiempos de descanso, permisos, licencias o vacaciones, salvo causa de fuerza mayor o circunstancias excepcionales.

Algunos creen que comenzar un mensaje con 'Hey' multiplica las posibilidades de respuesta. Los expertos manejan diversas teorías sobre la eficacia del email. Los correos electrónicos fuera de hora y sin relevancia se cuentan entre los principales ladrones de tiempo en el lugar de trabajo, casi a la par con las reuniones inútiles e improductivas.

“Las personas de mayor éxito escriben correos electrónicos cortos. Ojalá pudiera ser como ellos.” Así empieza una curiosa columna de opinión en Financial Times sobre la conveniencia y eficacia de la concisión a la hora de escribir e-mails, y del complicado equilibrio entre contestar en pocas palabras y no resultar grosero. Todo un arte.

Noysi es una startup española del sector de la mensajería instantánea corporativa, una tecnología que está experimentando un fuerte crecimiento de la mano de plataformas como Slack, Cisco Spark o Hangouts. Según sus fundadores, quieren competir con estas herramientas ofreciendo precios más ajustados (4 € por usuario/mes) y servicios añadidos como el almacenamiento ilimitado y el vídeo streaming.

Los correos electrónicos inútiles están entre los factores más tóxicos e improductivos en nuestra vida laboral. Pero hay formas de combatir esta plaga, como por ejemplo siguiendo tres sencillos pasos que nos ayudarán a reducir el tiempo que pasamos leyendo emails.

Un estudio ha analizado 187 millones de correos electrónicos enviados entre dos millones de personas para identificar cuándo y cómo se contestan la mayoría de los mensajes. En 2013 se enviaron en un solo día 183.000 millones de mensajes. Se estima que en 2017 esa cantidad llegará a 207.000 millones.

Los ‘e-mail’ de trabajo, según los expertos, deben responder a ciertas normas de prevención. La norma básica que se debe seguir es redactar los correos de forma que si se hicieran públicos nada de lo que aparezca en ellos pueda avergonzar a quien lo escribió.

La efectividad de un directivo no sólo depende de saber usar el e-mail y otros dispositivos electrónicos de comunicación, sino también de aprender a apagarlos. De ello nos habla el artículo de la publicación americana Strategy+Business firmado por Henry Mintzberg y Peter Todd.

En demasiadas organizaciones se da un caldo de cultivo favorable para aquellos que invierten su jornada laboral en tareas inútiles sin valor. En apariencia están atareados en algo importante pero son todo lo contrario a la eficacia. Y su hiperactividad resulta estúpida.

Luis Suárez vive y trabaja en Gran Canaria pero trabaja para IBM Madrid y su jefe está en Estados Unidos. Y además hace casi 4 años decidió despedirse de su correo electrónico. ¿Cómo se trabaja con esas distancias de por medio y sin e-mails? La clave es un uso eficaz de las redes sociales.

En este vídeo, que hemos descubierto gracias al Twitter de Laura Rosillo, Luis Suárez explica que quería mejorar su productividad y se dio cuenta de que se pasaba mucho tiempo respondiendo correos en lugar de trabajando. Así que ya hace cuatro años anunció a todos sus colegas que abandonaba el uso del e-mail. Desde entonces lo pueden encontrar en las redes sociales.

Y no es sólo una cuestión de gestión del tiempo. Las redes sociales permiten compartir el conocimiento de forma más rápida pero también más controlada: tú decides a quién incluyes en cada red social, y qué publicas y compartes con  tus contactos.

Uno de los temas que viene tratando Luis Suárez en su blog es la intranet social. Es decir, abandonar las intranets corporativas tradicionales que a la práctica son un tablón de anuncios para la empresa y acercarse a la idea de red social corporativa. Un espacio virtual donde los mismos empleados puedan compartir ideas o conocimiento, hacer las gestiones que precisen,  crear grupos de trabajo, mantener reuniones y hacer formaciones virtuales… En definitiva, una fórmula de relación en línea con los compañeros y la organización mucho más directa y dinámica que el correo electrónico. Esto es lo que ofrecen redes sociales como por ejemplo Yammer.

Así que, ¿será cierto que el e-mail está muriendo como se viene diciendo desde hace un tiempo?  Pues parece que aún no, aunque nos empeñemos. Según un estudio del año pasado, todos los días se envían 291.000 millones de correos electrónicos en todo el mundo, casi el 90% no deseado. ¿Qué hace falta para abandonar el abuso del correo y empezar a utilizar herramientas más directas y más prácticas? Hace falta un cambio de cultura.

Luis Suárez, el protagonista del vídeo, tiene como sobrenombre ‘el hippy 2.0’ y es un adepto de las redes sociales desde hace tiempo. Pero está claro que en muchas organizaciones no predominan aún los entusiastas como él; para que las redes triunfen en la empresa se deben evidenciar sus beneficios para todos y hasta qué punto pueden facilitan las cosas.  Si no, ¿para qué abandonar el ya familiar correo electrónico?

También hará falta un cambio de chip por parte de muchas compañías: dejar de ver las redes como una amenaza a la productividad de las personas o una pérdida de tiempo y aprender a usarlas como una herramienta más de trabajo que además supone mayor colaboración, inmediatez, dinamismo, transparencia…

Sin embargo, como apuntaba recientemente el miembro de la Comisión Consultiva de nuestra Fundació Boris Mir en su blog, hay que tener claro qué herramientas digitales nos convienen. No es bueno lanzarse a las redes sociales sin antes saber qué necesitamos realmente y qué sería sólo una pérdida de tiempo y energía. Cada persona y organización es diferente y tiene, por ello, distintas necesidades en el mundo virtual.

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La sustitución del diálogo por e-mails empobrece la organización y acaba agravando los conflictos. Una buena comunicación cara a cara es vital para el buen funcionamiento de un equipo, y especialmente para el liderazgo.

La extensión de las redes sociales no ha servido para reducir un flujo asfixiante de correo. El exceso de mensajes repercute en las relaciones personales y en la productividad en las empresas

Las empresas buscan alternativas para mejorar la colaboración entre empleados. En la era de las redes sociales, el email se va quedando anticuado. Ya no se trata de freír a los compañeros a mensajes y archivos adjuntos, se trata de aprender a colaborar.

Las nuevas tecnologías facilitan la comunicación pero también tienen otras consecuencias discutibles y suponen un cambio en las costumbres. La pregunta que muchos se formulan ahora es dónde están los límites de la buena o mala educación con el uso de las nuevas tecnologías.

La empresa francesa Atos ha decidido jubilar el correo electrónico como medio de comunicación interna y sustituirlo por las nuevas redes sociales como Facebook y Twitter. Cree que el tradicional mail se ha quedado anticuado y que hay que dejarle paso a las generaciones venideras.

España es uno de los países donde se invierte más tiempo en las redes sociales en horario de trabajo. Pero a pesar de la preocupación porque puedan ser un factor de distracción, las grandes empresas usan cada vez más las redes sociales.

Entrevista de La Vanguardia a Teresa Baró, experta en comunicación empresarial y autora de la guía 'Tienes un e-mail ': "Siempre hay que ser conscientes del grado de formalidad que tenemos con el interlocutor, sea de dentro o de fuera."