Organizar los turnos de trabajo de manera óptima puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza difícil de gestionar. La implantación obligatoria del registro de jornada de los trabajadores, vigente en España desde 2019, ha añadido más presión a la hora de hacer que cuadren los horarios, al menos en el plano teórico. La expansión del teletrabajo a causa de la pandemia, o la aplicación de fórmulas híbridas y cambiantes en función de la evolución de las olas del virus, ha dificultado aún más la gestión horaria del trabajo. La herramienta digital When I Work, disponible en versión móvil y escritorio, es una de las opciones de software creado para facilitarla.
El origen de When I Work es estadounidense y se remonta a una necesidad que detectó su Cofundador y ahora Director de Atención al Cliente, Chad Halvorson. Según relata él mismo en la web de este software, su primer trabajo fue en 1998 en una tienda de comestibles. El horario solía cambiarse cada dos semanas y tenía que llamar recurrentemente o ir a la tienda para saberlo porque a veces no había salido cuando él lo necesitaba. Es así como se dio cuenta de que el proceso para establecer los turnos y hacer cambios era muy torpe y representaba más bien un gran problema. Después de obcecarse en estos aspectos durante una década, en 2010 lanzó When I Work con los otros dos Cofundadores, Daniel Olfelt y Garret Voight. Desde entonces, han dado servicio a unos 10 millones de trabajadores y a más de un millón de organizaciones.
When I Work ofrece básicamente dos planes de pago. Uno es para pequeñas y medianas empresas (hasta 100 trabajadores) y se puede contratar a partir de 2 dólares mensuales por trabajador (unos 1,70 euros), si bien también se puede probar 14 días gratuitamente (pide facilitar el número de móvil y, a pesar de que se indique que es español, hace poner un dígito más de la cuenta), mientras que las compañías más grandes deben consultar con el equipo de atención del software para saber qué coste les puede representar. Para empezar, hay que detallar el tamaño de la empresa en función del número de trabajadores, a qué sector pertenece, qué tipo de puestos de trabajo se espera cubrir con la herramienta y también se puede especificar las funcionalidades que se pueden necesitar (vinculadas a la gestión horaria, o que van más allá, como la del pago de nóminas). El nombre de los trabajadores se puede entrar uno a uno, o bien importando un archivo CSV o Excel, y se pueden indicar diversos aspectos, tales como la formación que tiene cada uno o el sueldo.
El diseño de la herramienta recuerda a una tabla de un procesador de textos o un Excel y puede servir a los responsables de la empresa para establecer los turnos y enviarlos a los trabajadores, los cuales pueden fichar en el trabajo mediante When I Work. También pueden estar en contacto con sus compañeros mediante chats, una funcionalidad a través de la cual la empresa también puede enviar sus mensajes. Antes de asignar un turno, quien se ocupa puede saber previamente si alguien no está disponible en ese horario o bien no dispone de la formación específica para desarrollar esa tarea que se le quiere atribuir. También dispone de funcionalidades para evitar que el trabajador entre antes de tiempo, recordarle cuando tiene que hacer una pausa o que debe terminar; y la posibilidad de que sean los mismos trabajadores quienes se cambien un turno o puedan seleccionar el que más les interesa. La gestión se hace más fácil si se emplean colores diferentes para distinguir los turnos, los trabajadores por categoría o los centros de trabajo, o se crean plantillas con los turnos habituales para aplicarlos cuando se estime oportuno.
También se ofrece la opción de implantar el geofencing, o sea delimitar un área mediante la geolocalización para asegurar que el trabajador está efectivamente en el trabajo. En todo caso, esta posibilidad ha sido controvertida en España, en especial tras la sentencia del Supremo que anula una práctica de dicha índole en Telepizza, y es oportuno asesorarse bien sobre cuáles son los límites que establece la legislación vigente. When I Work también se puede integrar con otras aplicaciones, tales como algunas que permiten pagar el salario a los trabajadores en función de los turnos que han cubierto. Una vez se está familiarizado con la herramienta, es fácil de usar, pero sólo está en inglés, las funcionalidades están limitadas en el caso del plan para pequeñas empresas (tampoco están todas en la versión móvil) y no se puede saber si hay trabajadores que no están cumpliendo con su trabajo más allá de si no se han presentado a trabajar o si no están efectivamente en su sitio de trabajo en caso de que se utilice el geofencing.
Con todo, el Cofundador de este software Chad Halvorson explica que, con los años, han descubierto algunos aspectos clave que les han conducido hacia el éxito. De entrada, centrarse en la experiencia de los trabajadores a turnos. Cuando los trabajadores y sus responsables son capaces de trabajar mejor juntos y tomar decisiones más rápidamente, los puestos de trabajo operan mejor y se desarrollan equipos más felices y productivos. En segundo lugar, el mejor software no debe requerir hacer formación para empezar a utilizarlo o una implementación compleja. Halvorson defiende que, cuando el software es fácil de implementar y de usar, el impacto en el negocio y los equipos se amplía. Y, en tercer lugar, la comunicación y la colaboración es esencial para crear un puesto de trabajo ágil y con empatía. Cuando los trabajadores tienen voz y control sobre su horario, también están más contentos.
Acceso a When I Work: https://wheniwork.com/