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Lark: hacer una videollamada y editar documentos sin tener que cambiar de ventanaEl número de empresas que han optado por el trabajo en remoto ha aumentado significativamente en los últimos meses debido a la pandemia de la Covid-19. Este nuevo modo de trabajar nos ha obligado a adquirir nuevos hábitos y algunas herramientas como Lark nos pueden facilitar la adaptación. Lark es una aplicación que combina diferentes servicios como la mensajería, las videollamadas, el calendario y el almacenamiento en la nube. 

El auge del teletrabajo ha generado nuevas necesidades en el trabajo. Antes de la irrupción del coronavirus el trabajo remoto era poco habitual o incluso rechazado en muchas empresas, y ello pese a que las tareas a desarrollar lo permitieran técnicamente. A principios de este 2020 en muchas organizaciones que aún no habían incorporado el teletrabajo apenas comenzaba a aplicarse algunos días esporádicos, si es que se había llegado a contemplar, pero la pandemia ha motivado que se implante siempre que sea factible para frenar los contagios del virus. Además, a medida que se ha desarrollado la crisis sanitaria se ha constatado que el teletrabajo no es sólo cosa de algunas semanas como se podría haber estimado al principio, así que con él ha llegado el reto de cómo organizarse en el nuevo entorno laboral. 

Con el teletrabajo se han multiplicado las videoconferencias. En muchos trabajos han pasado de ser esporádicas o inexistentes a formar parte de las nuevas rutinas laborales, si bien la experiencia no siempre resulta satisfactoria. En parte por el hecho de tener una mala conexión a Internet, pero con la expansión de la fibra óptica no suele ser ese el problema, sino cómo compaginar un encuentro virtual con la necesidad de tomar notas o hacer un trabajo compartido. La pantalla del ordenador, a menudo de un ancho que se limita al tamaño de un portátil, se convierte en un galimatías de aplicaciones y ventanas que tenemos que colocar y recolocar o ir cambiando de una a otra a cada instante para poder sacar adelante los objetivos que nos hemos marcado durante la jornada y atender las videollamadas, para las que no siempre se utiliza el mismo programa, y eso se traduce al mismo tiempo en más ventanas abiertas.

De entre las aplicaciones que son útiles para organizarse bien cuando se hace teletrabajo, hay una que puede representar una buena solución para quien necesita hacer videoconferencias y escribir al mismo tiempo algo vinculado con el encuentro. Se trata de Lark, una aplicación que es gratuita para la mayoría de funciones, y que se puede usar tanto en el ordenador como en el móvil. La ventaja principal es que en una misma plataforma se combinan servicios de mensajería (chat y correo electrónico), videollamadas, calendario y almacenamiento en la nube, lo que no la hace muy diferente de la combinación de algunos de los servicios de Google, si bien este gigante tecnológico los ofrece por separado: Gmail, Hangouts, Calendar y Drive. Durante las videollamadas con Lark se puede compartir contenido editable desde la misma ventana, lo que puede agilizar las tareas cuando hay que trabajar en documentos compartidos, ya que se puede hacer directamente sobre la marcha. Ahora bien, es una aplicación que puede resultar simple para quien busca una de referencia para el teletrabajo y necesita funciones tales como ordenar tareas o que queden específicamente recogidos cuáles son los plazos de entrega.

La versión gratuita de Lark da un margen amplio, al menos para empresas pequeñas y medianas. Los minutos de las videollamadas son ilimitados y se pueden organizar reuniones de hasta 100 participantes. Cada usuario dispone de 500 GB de correo electrónico y 200 GB de almacenamiento en la nube (en los dos casos son ilimitados en el caso de la versión de pago), multiplicando por mucho los 15 GB que ofrece el Drive de Google por defecto. El historial del chat es ilimitado (por ejemplo, se puede recuperar quien invitó a un determinado miembro a unirse a un grupo) e incorpora buscador. La aplicación está también en castellano y tiene un traductor integrado que reconoce más de un centenar de idiomas (entre ellos el catalán y el castellano), si bien sólo traduce a unos pocos: el inglés, el chino, el japonés y el tailandés.

Si nos detenemos en cada funcionalidad, las videollamadas se pueden iniciar desde el mismo chat (Lark Messenger), sin necesidad de hacer invitaciones ni usar códigos de acceso. También se puede unir a alguien a una videollamada desde los eventos del calendario. En la pantalla de la videollamada se pueden compartir documentos locales. La funcionalidad Magic Share permite que los participantes en la reunión puedan trabajar juntos directamente en un documento colgado en Lark desde la misma interfaz de la videollamada. Además, se pueden activar subtítulos durante la conversación y cambiar el fondo de la imagen donde sale cada participante. El apartado de los documentos es como el Drive de Google: Docs (se pueden insertar también imágenes, vídeos, mapas, etc.) y Sheets (permite editar y representar información, importar datos de terceros de forma flexible y convertir archivos a Excel ).

El chat tiene una doble manera de funcionar: una línea superior al estilo de las Stories y una inferior como la de un chat más convencional, como un WhatsApp o Telegram, donde se suceden los hilos de chat uno sobre el otro y donde se pueden marcar favoritos para que siempre salgan arriba de todo. Se pueden enviar chats urgentes, bajo la etiqueta Buzz, que quedan identificados con color rojo. También se pueden delegar tareas a los asistentes virtuales (bots), de modo que, si alguien me abre un chat, se puede dar una respuesta predeterminada (por ejemplo, ¿en qué te puedo ayudar?) y así se evitan distracciones innecesarias en momentos en los que no sean convenientes. Además, se puede responder con emojis para evitar mensajes innecesarios.

El calendario está integrado con Messenger y las videollamadas, y facilita programar reuniones, seguir la agenda y contactar con todo el equipo. La aplicación permite suscribirse a varios calendarios (de los compañeros de trabajo o públicos) para estar al corriente de como lo tienen los demás para programar una reunión o tener presentes los encuentros ya previstos. También se pueden ver los calendarios de otros en ventanas paralelas de Lark Messenger, enviar invitaciones e, incluso, reservar salas de la oficina también a través de la misma funcionalidad. Además, se pueden iniciar conversaciones grupales y compartir documentos antes de iniciarse la reunión. El calendario dispone de un bot que ayuda a gestionar la agenda enviando automáticamente invitaciones y notificaciones sobre encuentros, y avisa de cambios de hora y posibles incompatibilidades horarias.

El correo electrónico se puede sincronizar con Gmail, lo que permite integrar el correo, el sistema de mensajería y el Drive que ofrece Lark Correo Electrónico. Lark sincroniza todos los correos, etiquetas y filtros sin necesidad de conectarse al Gmail. Desde la bandeja de entrada se puede enviar un correo a un grupo de chat. Además, desde el mismo correo se puede ver qué destinatarios tienen acceso a un documento de Docs o Sheets y darles permiso para consultarlo o editarlo. La compañía asegura que el correo queda "en buenas manos", porque se ha asociado con Amazon Web Services (AWS) con el objetivo de que todos los datos, incluyendo los correos electrónicos, se guarden "con total seguridad en centros de datos de Estados Unidos ".

Lark se puede conectar con otras aplicaciones, entre las que se encuentran Zoom (videollamadas), Asana y Trello (també sirven para organizarse mejor en el trabajo y para trabajar en equipo, ya sea haciendo teletrabajo o presencialmente), Dropbox (la aplicación para almacenar y enviar archivos que pesan mucho) y Google Analytics (la herramienta para analizar las visitas y qué rédito obtenemos de nuestra web), entre otras.


Acceso a Lark: https://www.larksuite.com/ 

 

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