Con el aumento del teletrabajo debido a la pandemia del coronavirus, trabajar de manera ordenada es más importante que nunca. Para ayudar a las organizaciones a trabajar de un modo eficiente, facilitar la comunicación de los equipos y el cumplimiento de los objetivos existen herramientas como el gestor de tareas Asana, que cuenta con una versión web pero también con una aplicación para móvil.  

Trabajar de manera ordenada nos puede ser muy útil para ser más eficientes en el trabajo. Conseguirlo es todo un reto. Posiblemente lo es ahora más que nunca porque muchos profesionales y equipos se han tenido que acostumbrar rápidamente al teletrabajo, una medida que se ha introducido en muchas empresas para evitar nuevos contagios del coronavirus. Para facilitar que la organización funcione con un buen engranaje, nos podemos ayudar de herramientas como el gestor de tareas Asana, que tiene versión web y aplicación para el móvil, y con el cual se busca facilitar la comunicación del equipo y el desempeño de los objetivos que tiene por delante poniendo orden en los proyectos y tareas a desarrollar. La herramienta tiene varios planes de pago en función de las necesidades y medida de la empresa, pero con el gratuito es suficiente para empezar a adentrarse en el caso de un equipo reducido de no más de 15 personas y que trabaja por objetivos.

El nombre Asana ya da algunas pistas sobre qué puede ofrecer esta herramienta, y es afrontar las tareas diarias del trabajo con una mayor tranquilidad interior. Asana es una palabra originaria del sánscrito con la cual se denomina cada una de las posturas de la práctica del yoga, del cual se ha demostrado científicamente que produce beneficios mentales y físicos. La herramienta ha sido desarrollada por Dustin Moskovitz, uno de los Cofundadores de Facebook, y el ingeniero Justin Rosenstein, el cual coincidió con Moskovitz cuando trabajaban en la red social, de la cual se marcharon en 2008 para crear el gestor de tareas. Está disponible en seis idiomas (español, inglés, alemán, francés, portugués y japonés) y lo han acabado utilizando grandes empresas, como la consultora Deloitte. Incluso lo ha hecho la NASA.

Asana es sencilla de utilizar por su diseño simple e intuitivo. Esto la hace ideal para las pequeñas y medianas empresas, pero para más grandes habría que pedirles soluciones más personalizadas porque un gran número de tareas y personas vinculadas puede ser difícil de gestionar con los planes más básicos. Quién se apunte por primera vez hace bastante con introducir el correo electrónico, un nombre, una contraseña, orientar la herramienta sobre el tipo de trabajo que se hace (si es de Marketing, Producto, Relaciones Humanas, Ventas o Ingeniería, entre otras) y sobre cómo se organiza cada cual. Asana tiene varias opciones (un listado, un tablero, un cronograma o un calendario), si bien el cronograma está reservado para los planes de pago (Premium, Business y Enterprise). Las opciones Premium y Business se pueden probar gratuitamente durante 30 días, pero si no se escoge el plan siempre gratuito hay que poner la tarjeta de crédito y cambiar de plan antes de un mes si se opta por no pagar. También hay descuentos para entidades sin ánimo de lucro.

El funcionamiento básico es la organización por proyectos, tareas y subtareas y que, a su vez, pueden estar englobados en secciones (por ejemplo de aquello que tenemos en proceso, pendiente o acabado). Cada apartado puede contener una descripción, una fecha tope y una o más personas asignadas. Si acabamos la tarea en cuestión, puede pasar a la sección de acabado y esto puede hacer que desaparezca de la vista inicial de la herramienta. Podemos tenerlo como una lista o un tablero, pero en caso de tener varias fechas de entrega puede ser útil trabajar con el calendario (se pueden poner recordatorios de tareas a hacer en una fecha determinada o de las repetitivas) o el cronograma. También se pueden emitir notificaciones internas, adjuntar archivos, tener conversaciones (un tipo de chats internos) e incluso crear formularios de solicitud vinculados a un proyecto, que es una manera de recopilar peticiones específicas o comentarios de personas que pueden ser externas a la empresa y que pueden hacer las aportaciones incluso a pesar de que no tengan Asana. Así se puede ayudar a hacer lluvia de ideas o a recibir comentarios de clientes.

Para facilitar la navegación se pueden definir filtros y se pueden obtener informes sobre cómo ha evolucionado cada proyecto. En las modalidades de pago también se ofrece la opción de los Portafolios, una manera de hacer un seguimiento mucho más cuidadoso de cómo evoluciona el desempeño de tareas y proyectos. Permiten tener una visión de conjunto que puede facilitar incluso la reasignación de una tarea a algun otro trabajador con un solo clic para que la carga de trabajo esté mejor distribuida. Una de las últimas novedades es la automatización de algunas tareas rutinarias con las Reglas (disponibles en el Plan Business). Otra de las funcionalidades interesantes de Asana es que permite conectar con múltiples aplicaciones y compartir información o archivos, como por ejemplo Gmail, Slack, Calendar o Dropbox. Además, existe la opción de poner cuando se está ausente, que los fines de semana resten desactivados o bien no recibir notificaciones a determinadas horas, y hacer algunos cambios estéticos en el fondo de pantalla.

No cuesta nada familiarizarse con todas las opciones que ofrece Asana, bien sea navegando directamente o a través de los tutoriales en el canal de Youtube, donde cuelgan recomendaciones para utilizar el gestor de tareas y hablan de las novedades, y del blog. En Youtube y en el blog cuelgan los materiales en los diversos idiomas de la herramienta, y son una buena muestra de la voluntad de Asana de acercarse el máximo a los usuarios. Prueba de esto es que en el blog han anunciado que este 15 de julio del 2020 el Cofundador y Director General, Dustin Moskovitz, y el Jefe de Producto, Alex Hood, avanzarán cómo será el futuro del trabajo con Asana y las nuevas funciones que están creando. Recuerdan que, según lo encuesta Anatomía del trabajo: Equipos remotos (dónde han participado 5.140 trabajadores que hacen teletrabajo), casi dos tercios (62%) de los trabajadores cognitivos a tiempo completo utilizan más herramientas de colaboración desde que trabajan de forma remota este año a causa de la pandemia del coronavirus, y uno de cada cinco (19%) lo hace por primera vez. Así que el 15 de julio en Asana se proponen responder a preguntas como de qué manera harán posible que las personas consigan un enfoque organizativo más profundo (por ejemplo hacer posible saber las prioridades del día solo encendiendo el ordenador o minimizar las distracciones), cómo aportar más claridad al trabajo o cómo hacer que los trabajadores estén más involucrados. 

Enlaces a la web de la herramienta (https://asana.com/es/) al canal de Youtube de Asana (https://www.youtube.com/user/AsanaTeam), al blog (https://blog.asana.com/), y a los elementos del último párrafo: la encuesta (https://asana.com/es/resources/anatomy-of-work-remote-teams-survey) y el anuncio de la sesión del 15 de julio sobre el futuro de Asana (https://blog.asana.com/2020/06/es-future-of-asana/).