Antes de empezar, hay que aclarar dos confusiones frecuentes sobre Doodle: no forma parte de Google y tampoco es una herramienta para hacer encuestas, o al menos no exactamente. Doodle es una herramienta con una misión clara: facilitar al máximo la organización de reuniones, acontecimientos, cenas con amigos... cualquier actividad que requiera ‘sincronizar’ las agendas de varias personas.

Doodle permite organizar reuniones, encuentros o acontecimientos en solamente dos correos electrónicos. Primer correo: pedir a los invitados que voten qué día y hora les va mejor celebrar el encuentro. Segundo correo: confirmar el día y hora en que se hará el encuentro en función de los votos.

Para un uso personal es una herramienta muy conocida por muchos, y gratuita. Ahora bien, seguramente hay algunas funciones de Doodle a nivel profesional y de empresa que no son tan conocidas y que os pueden ayudar mucho a ser más productivos.

• - Sincronizar con el calendario: Doodle se integra con Outlook, Lotus Notes, Google Calendar, iCloud... Si alguien os convoca a una reunión mediante Doodle, la cita se integrará automáticamente con el calendario que uséis, sea del servidor que sea.
• - Consultar la disponibilidad de otros: MeetMe es una herramienta propia de Doodle que permite ver la disponibilidad de todos los contactos, independientemente del servidor de correo o del calendario que usen.
• - Enviar recordatorios automáticamente a todas las personas asistentes a la reunión.
• - Tener un microsite propio dentro de Doodle, con un subdominio de la organización (por ejemplo miempresa.doodle.com) y customizarlo como se quiera.

Como inconvenientes cabría destacar principalmente dos. El primero es que es una herramienta gratuita hasta un determinado punto. Hay algunas funcionalidades que sólo están disponibles para usuarios ‘premium’.

Ahora bien, también hay que decir que es bastante asequible y que sale a cuenta si realmente sirve para ahorrar correos electrónicos, llamadas y ratos perdidos intentando encontrar una fecha que vaya bien a todo el mundo. Por ejemplo, si se adquiriera una licencia ‘premium’ en una organización de 100 personas, costaría menos de 8 euros por cabeza.

Como segundo inconveniente que se le podría encontrar, a pesar de que no es propiamente un problema de Doodle, es que cada vez más se tiende a buscar una herramienta que ofrezca el máximo de funcionalidades en vez de tener una herramienta diferente para cada cosa. A la hora de buscar herramientas de productividad para las organizaciones, hay que tener en cuenta también la comodidad de las personas: usar una plataforma diferente para cada tarea del día a día no es lo más práctico. En este sentido Doodle sale perdiendo, puesto que tiene una misión muy concreta y simple.

Acceso a Doodle: http://doodle.com/es/