A medida que se encogen los espacios de trabajo, RH necesita comunicar a los empleados el porqué de estos cambios: no solo se trata de reducir costes en infraestructuras, sino que se pretende también crear un entorno más colaborativo. Human Resource Executive Online explica las ventajas de tener menos paredes y espacios más reducidos.

Las organizaciones están reduciendo los espacios de trabajo individual para dar lugar a acuerdos más colaborativos y a menudo fuera de la oficina, y eso conlleva retos comunicativos para los responsables de RH.

Eso es lo que dicen los expertos en espacios de trabajo, entre ellos Peter Miscovich, Director de Soluciones Corporativas en la inmobiliaria Jones Lang LaSalle, que estima que en 2015 el espacio medio que ocupa cada empleado se reducirá de 18,6 metros cuadrados a 9,3, o incluso a 4,7.

También cuenta que el uso real del espacio de trabajo ascenderá hasta un 85%, cuando la tasa actual es de entre un 35 y un 50%.

La disminución de los límites en los espacios, según Miscovich, es consecuencia de la convergencia entre el uso de las nuevas tecnologías como los smartphones y los iPads, los cambios generacionales en la conducta laboral, los objetivos de eficacia corporativa y la digitalización de los procesos de trabajo como con el cloud computing, que reducen la importancia de las redes corporativas presenciales o los documentos en papel.

“La movilidad en la empresa se está convirtiendo en la nueva normalidad,” afirma. “En los años ochenta, la gente tenía que ir a la oficina porque su teléfono y su ordenador estaban ahí. Pero ahora las personas están desligadas de la oficina gracias a las soluciones de movilidad en la empresa y, como consecuencia, pueden llegar a ellos los datos y las comunicaciones a través de la telefonía.”

Estas predicciones provienen de la encuesta Workplace of the Future [“El espacio de trabajo del futuro”] que su firma publicó el mes pasado junto con Teknion, que diseña y fabrica mobiliario de oficina.

Según la encuesta realizada a unas 30 grandes empresas y firmas de diseño (todas de CoreNet Global, asociación empresarial de ejecutivos del sector inmobiliario y de diseño de espacios de trabajo) el 77% está implementando espacios más abiertos y colaborativos con menos despachos individuales; el 62% está creando espacios individuales más condensados; y el 54% está reduciendo la proporción de metros cuadrados.

Además, el 46% afirma que cada vez más empleados teletrabajan desde casa, desde otros puntos satélite o desde la ubicación del cliente, y el 31% tienen programas de movilidad que incluyen compartir la mesa, el hoteling [reservar un espacio de trabajo con antelación] o los espacios de coworking.

Miscovich cuenta que muchas organizaciones están desarrollando programas formales de movilidad para permitir que los empleados trabajen desde fuera de la oficina, particularmente aquellos con un buen desempeño que han demostrado que pueden trabajar con más independencia usando las nuevas tecnologías.

“Es una ventaja para los empleados porque tienen más flexibilidad en su trabajo y su vida y también es una ventaja para las compañías porque pueden reducir los costes en infraestructuras,” señala.

A medida que cambia el espacio de trabajo, los líderes de RH pueden poner énfasis en la naturaleza colaborativa de la oficina –y el aumento de las oportunidades de socialización, particularmente en el mentoring para el desarrollo profesional.

“Aquí es donde los ejecutivos de RH pueden tener un papel importante -combinando la necesidad de un cambio físico en el espacio y del fomento de las tecnologías en sus comunicaciones con la gestión del cambio en sus empleados– usando el espacio físico de la oficina como una herramienta de motivación,” dice Miscovich.

Mary Hladio, Directora General en Ember Carriers Leadership Group Inc, en Cincinnati, opina que las compañías deberían basar sus cambios de diseño en encuestas internas sobre sus tasas de uso, y compartir con los empleados las razones por las que necesitan introducir cambios en el espacio de trabajo, dejando claro que las transformaciones no solo responden a la necesidad de reducir costes.

En vez de eso, los mensajes que se mandan a los empleados se basan en el aumento de las oportunidades de colaboración entre trabajadores en espacios comunes o salas de reuniones, con algunas áreas reservadas para llamadas de teléfono y reuniones privadas, según Hladio.

“De lo que se trata es de tener más conversaciones cara a cara en contraposición con el correo electrónico y mensajería instantánea,” afirma. “Esto podría ser la clave para RH: hablar sobre comunicación, que hace aumentar la motivación del empleado.”

Sin embargo, los responsables de RH deberían ir con precaución a la hora de exponer estos cambios en el espacio de trabajo, particularmente con los empleados más veteranos que todavía pueden estar muy motivados con la idea de llegar a tener un buen despacho, por el riesgo de que se marchen a la competencia.

“Los equipos de RH deben tener cuidado a veces con su forma de hablar a los empleados,” advierte Hladio. “El constante dilema de RH entre ser un buen ciudadano corporativo o ser un defensor del empleado a veces no tiene solución, así que necesitan encontrar un modo de atraer el apoyo de todo el mundo.”

Lisa Bottom, Directora y Responsable de Diseño en Gensler, una consultora global de diseño con sede en San Francisco, apunta que un número creciente de compañías se están dando cuenta de que ofrecer espacios colaborativos no es suficiente –también tienen que diseñar áreas privadas, o permitir a los empleados trabajar fuera en espacios más tranquilos.

“Si una compañía quiere dar con una idea genial, tiene que ofrecer la posibilidad individual a los empleados de trabajar en un lugar donde puedan hacer un trabajo de mayor concentración y no distraerse,” dice Bottom.

“Puede que no sea una oficina convencional, o puede que haya que compartir la mesa, pero la compañía debe tener un programa de movilidad con el que los empleados puedan desempeñar una tarea de mas concentración y luego volver a la oficina algunos días.”

Demasiado a menudo, según Bottom, los responsables de finanzas son los que trabajan con las firmas de arquitectura y diseño para organizar los espacios, dando como resultado más énfasis en un diseño eficaz y menos en los empleados.

Esto ha sido contraproducente para sus clientes al final porque algunos talentos clave se han ido a la competencia, explica.

“Muchas de estas compañías ahora están teniendo dificultades,” cuenta Bottom. “Pero en la mayoría de las que están creciendo y obteniendo buenos resultados, el equipo responsable de las instalaciones depende de RH, porque la empresa se centra en atraer y retener al mejor talento.”

“Los equipos de RH son los que encuentran, atraen, retienen y apoyan el factor que diferencia a las mejores compañías: los mejores equipos,” concluye.

* Kuehner-Hebert, Katie. “Shrinking Spaces”. Human Resource Executive Online, 15/12/2011 (Artículo consultado on line el 29/12/2011).

Acceso a la noticia: http://www.hreonline.com/HRE/story.jsp?storyId=533343917