Un hospital mediano tiene más empleados que grandes empresas nacionales. Si a esto se le suma la variedad de perfiles y la especial condición de la atención sanitaria, de 24 horas al día, 365 días al año, la gestión de los recursos humanos es compleja.

Los hospitales son las organizaciones con modelos de turnos de trabajo más complicados de organizar, seguidas de los aeropuertos. El esquema 24x7 y la variedad de perfiles laborales que es necesario coordinar en las entidades sanitarias hacen que planificar la dotación de recursos humanos precisa en cada momento sea cosa de locos.

Afortunadamente, las clásicas pizarras blancas llenas de cuadrantes y tachones, y su primera versión digital, las plantillas de excell con celdas multicolor, están siendo paulatinamente sustituidas por softwares de ayuda a la planificación, sistemas de información inteligentes y otras herramientas informáticas que liberan de mucho tiempo y quebraderos de cabeza a los encargados de tan ingrata tarea.

Sirvan tres ejemplos -un hospital público, un centro sanitario y sociosanitario y una red de hospitales privados- para ilustrar la utilidad de la informática en la gestión del personal.

"Se trata de aliviar la presión de gestores y aumentar la satisfacción de empleados"

Algunos países tienen una tradición de uso de sistemas informáticos mucho más antigua que la española. Hace 17 años nacía en Alemania una aplicación que permitía hacer "una gestión inteligente de turnos de trabajo, no un control de presencia, algo con lo que hay mucha confusión", explica Antonio Guitart, director de negocio de Aldextra Solutions.

La herramienta, denominada Interflex, surgió específicamente para el sector hospitalario, aunque "después se han desarrollado otras aplicaciones verticales similares para otras industrias, para el sector público, para aeropuertos, policía y, en general, para ámbitos con alta rotación del personal y muchas incidencias".

Ahora por fin ha aterrizado en España, adquirida por el grupo Quirón para sus cinco hospitales. "El objetivo es gestionar mejor e incrementar la satisfacción de los empleados, al mismo tiempo que se alivia la presión de los gestores".

Entre las ventajas que aporta este software se encuentra la posibilidad de generar turnos de forma automática mediante algoritmos: "Tiene un motor de cálculo potente para visualizar las planillas al mismo tiempo que se elaboran los turnos, y todo de forma on-line".

La solución contabiliza asimismo saldos históricos "y permite simular previsiones futuras, algo básico cuando se trata de manejar contratos temporales o por horas". Recoge también las reglas de los contratos y convenios con avisos que para no violarlos al asignar turnos.

De cara al empleado, "se le permite planificar en la gestión, ya que puede introducir vía web sus preferencias, realizar solicitudes e intercambiar turnos. Además es posible equilibrar al personal sobreocupado y crear turnos antiestrés; el ahorro de costes es tanto real como emocional". A este respecto, Guitart contabiliza la mejora de gestión en un ahorro de hasta 40 euros por empleado y del 50 por ciento del tiempo de los gestores.

"El escenario ideal sería no gastar tiempo en la gestión de los recursos humanos"

"Antes teníamos que revisar las planillas constantemente". Como en los anuncios de los tratamientos adelgazantes, el después que encuentra Marilia Segarra, directora de Enfermería del Hospital Infanta Sofía, en San Sebastián de los Reyes (Madrid), es mejor. "Ahora se puede contar el tiempo trabajado y disfrutado por cada persona; es un gran avance respecto al papel, cuando la supervisora hacía un cálculo de cada secuencia y de cada enfermera", ha añadido Etienne Bertrand, director general de ILOG España, un fabricante de software empresarial recientemente adquirido por IBM y que, con su solución Reglas de negocio, ha permitido este cambio.

La tecnología se basa en "una planilla de un solo pantallazo con una visualización que permite tomar buenas decisiones; reglas de negocio para decisiones empresariales y de administraciones públicas, y una parte matemática que, como en las ecuaciones del colegio, pero sin una solución exacta, optimiza recursos", según Bertrand.

Además de gestionar, posibilita una planificación automatizada, con unos parámetros planteados de inicio y dados al sistema. "La supervisora sólo debe controlarlo", ha dicho Bertrand. Aquí Segarra ha aportado su visión de futuro: "Lo ideal sería no gastar tiempo en esto".

El origen de la aplicación está en el Hospital Universitario La Paz, en Madrid, donde antes trabajaba Segarra: el programa, que antes se empleaba en transporte, "era el único que combinaba gestión y planificación", según Segarra. Su desarrollo se realizó de forma conjunta entre profesionales de la empresa y del hospital.

Ahora tocan dos cosas: su traslado a la Dirección Médica del Infanta Sofía -donde ya consta en su árbol de decisión- y las posibles mejoras que se puedan incluir en el programa, como la evaluación de la carrera profesional que reclama Segarra y que Bertrand califica de muy interesante: "Vamos a utilizar las reglas de negocio para el módulo de baremación, y también trabajaremos en un módulo de localización".

"Da mucha tranquilidad tener en una pantalla la situación real del personal"

"Da tranquilidad al gestor tener en una pantalla la situación real". Y es que, considerando que en la mayoría de los hospitales la gestión de los recursos humanos es una mezcla de tablas de excell, pizarras con rotuladores de colores y más de cinco aplicaciones informáticas diferentes para manejar nóminas, calendarios, turnos, etc., se agradece "contar con una herramienta integrada", afirma Alberto Martín, adjunto a la Dirección de Recursos Humanos del Hospital de Granollers, centro de atención sanitaria, sociosanitaria y social que ha implantado del gestor de planillas de Integrho Enter Systems.

El sistema funciona predefiniendo el personal necesario para cubrir cada día y expresando mediante un código de colores si cada plaza está correctamente cubierta. "Si hay alguna incidencia aparece una alerta que permite cubrir la plaza directamente en un sólo clic". De este modo, la información sobre el tiempo trabajado surge directamente de la aplicación y "de ahí se vuelca en el gestor de nóminas y en los calendarios individuales, adjudicando directamente los pluses que sean precisos".

La herramienta incluye también un portal del empleado, que permite a cada trabajador acceder on-line a su nómina, su calendario y su saldo de días.

Desde dentro

Según Martín, una de las grandes ventajas del sistema es "que se ha desarrollado desde dentro del hospital, lo que aporta una visión que lo hace más útil". Gracias a esta visión ha sido posible integrar todas las herramientas con las que el Hospital de Granollers trabajaba previamente. Y todo ello, "sabiendo de verdad en qué se gasta el presupuesto, y con un ahorro de tiempo de entre el 30 y el 40 por ciento".

Estas mejoras son incluso mayores en el área de enfermería, que representa el 65 por ciento del personal del centro: se obtiene una mejora del 80 por ciento en la gestión de turnos y guardias, reduciendo prácticamente en su totalidad los errores de planificación y gestión, con el ahorro de costes que eso supone.

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