Las reuniones innecesarias e improductivas son uno de los factores principales que causan la pérdida de tiempo en el trabajo, junto con los correos electrónicos totalmente prescindibles y los Power Point eternos. Si usted es víctima de los derrochadores de tiempo, que convocan comités por cualquier motivo, a cualquier hora y sin una agenda definida, debe saber que hay momentos específicos en los que una reunión puede ser verdaderamente eficaz.

Reuniones de oficina... Pueden ser una tortura, una pérdida de tiempo, un caldo de cultivo para la ineficacia y la falta de productividad en el que algunos personajes se mueven como pez en el agua. Las necesitan para existir, las fomentan, cultivan y alargan.

¿Hay algún momento especialmente propicio para una reunión? Pruebe los martes, justo después de comer. Algunos expertos creen que este es el día y la hora. De los estudios que han investigado el momento más oportuno para reunirse en horario de trabajo se puede concluir que los lunes y los viernes son los peores días. Entre otras cosas, porque ambos días suelen ser usados para las libranzas, y convocar entonces implica que puede faltar algún miembro del equipo. Sin contar con el weekend mode de muchos empleados en esas fechas.

Un estudio del servicio de gestión del tiempo WhenIsGood, publicado en Inc., confirma las teorías sobre la poca idoneidad de lunes y viernes, y declara el martes como el más propicio para las reuniones. ¿Por qué a las 4 de la tarde? Keith Harris, coordinador del estudio, explica que "si se convoca una reunión a las 9 de la mañana, los asistentes tendrán que prepararla el día anterior, o llegarán sin haberla preparado convenientemente. En una reunión convocada a las 9 de la mañana, sólo uno de cada tres es proclive a aprovechar el tiempo".

Si el momento elegido son las últimas horas de la tarde, la mayoría estará más pendiente de que termine para irse a casa que de aprovecharla realmente. Una reunión a última hora es perjudicial para muchas cosas. Pero si usted quiere que la motivación sea cero; si pretende crear un clima de entusiasmo sobre un producto o servicio  Una reunión al final del día es el mejor argumento para fracasar en el intento.

Tampoco conviene convocar si sospechamos que la hora de desayunar o de comer puede convertirse en una peligrosa frontera. Algunos expertos aconsejan que, llegado este caso, lo más inteligente es proveer de comida a los asistentes. Comer y trabajar (reunirse) al tiempo, es considerado por muchos empleados como un signo de productividad.

Philip Delves, autor de What They Teach You At Harvard Business School, propone el truco de la puntualidad de los trenes suizos: establezca horas muy precisas para la duración de sus reuniones del tipo "de 10,12 horas a 10,36 horas". Esta precisión específica sirve como aviso y predispone a los asistentes a aprovechar el tiempo.

Los expertos en reuniones eficaces coinciden en la importancia del tiempo para las reuniones. Así, hay reuniones muy eficaces que duran sólo 30 minutos. Las reuniones periódicas a las que están acostumbradas muchas organizaciones terminan por parecerse al día de la marmota.

Más trucos o mandamientos para aprovechar el tiempo en una reunión:

  • - Prepárela adecuadamente, clarificando el propósito de la misma.
  • - Establezca objetivos claros; conviene saber qué se quiere y con qué información han de salir todos los asistentes.
  • - Evite aquellas reuniones que no tengan una agenda clara, y también las que no cumplan estrictamente el horario de comienzo y de final. Sin olvidar que resultan innecesarias aquellas que finalmente no cumplen con el propósito original al ser convocadas.
  • - Tenga en cuenta que las reuniones son para tomar decisiones estratégicas y no sólo para discutir problemas operativos del día a día. En el entorno de cualquier compañía, las reuniones sirven básicamente para comunicar, administrar y decidir.
  • - Las reuniones ineficaces crean frustración en todos los niveles de la organización, y la información que generan suele ser manejada de forma inadecuada y perniciosa por quienes asisten a ellas.
  • - Es bueno tomar notas sobre lo que se habla y se decide. Eso permite que las inexactitudes y las inconsistencias puedan ser detectadas inmediatamente.

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