Con apenas unos años de vida, algunos portales del empleado ya han alcanzado la mayoría de edad convirtiéndose en una herramienta de trabajo clave para la compañía.

En 2000, Telefónica de España puso en marcha e-domus, su portal del empleado, con el objetivo de mejorar la comunicación interna y gestionar sus procesos para ser más competitiva en el nuevo contexto de las telecomunicaciones. "Arrancamos con dos autoservicios para nuestros empleados: el cambio de cuenta bancaria y de domicilio. Hoy, el 99 por ciento de las gestiones se realizan a través del portal", explica José Luis Talavante, jefe de e-recursos humanos de Telefónica de España. "Gracias a que las evaluaciones de desempeño, los planes de carrera, la solicitud de días libres o la justificación de gastos se hace a través de la red, hemos conseguido aumentar la media de usuarios al día de 3.500 a 21.000 en tan sólo cuatro años", añade.

En American Express, el portal ha permitido realizar un cambio estratégico de la función de recursos humanos y transferir a los mandos la responsabilidad de gestionar sus equipos. "Desde el año pasado, si un jefe decide hacer subidas salariales, poner en marcha un plan de desarrollo o formar a su equipo en un nuevo producto, tiene que tramitarlo él mismo a través de esta herramienta", destaca Manuel Martínez, vicepresidente de recursos humanos para el sur de Europa y máximo responsable para Europa, Oriente Medio y África.

La existencia de distintos procesos de gestión, los costes elevados, la falta de estandarización y la necesidad de automatizar los procesos fueron algunos de los factores que promovieron la creación de la intranet de Indra hace cinco años. Según Francisco Martín Monteagudo, director de recursos humanos de la compañía tecnológica, "el portal ha evolucionado de ser unidireccional, cuando la empresa sólo facilitaba información, hasta la actualidad. Ahora, el empleado puede realizar gran parte de los procesos administrativos diarios, e incluso configurar su plan de formación y desarrollo".

Potenciar la comunicación interna también era el objetivo de Sanitas cuando en 1999 decidió crear un tablón de anuncios electrónico, el origen de Savia, su portal del empleado. "Lo que en principio nació como una intranet corporativa, se ha convertido en una herramienta de autoservicio a través de la cual los empleados pueden solicitar y actualizar información sobre sus datos personales y dar a conocer sus opiniones", señala Arturo Pousa, director de compensación y beneficios de la compañía aseguradora. Mediante el correo confidencial -certificado por una compañía de hackers-, los profesionales pueden plantear sus quejas al consejero delegado o al director de área de forma anónima. "No queremos que nada se nos escape porque los trabajadores tengan miedo a expresarlo. En una ocasión, se recibió una queja por una posible discriminación a una pareja homosexual en relación al seguro médico de la compañía, que se aclaró desde el departamento de recursos humanos", indica.

Herramienta de trabajo

El portal del empleado ha cambiado la forma de trabajar en Sun Microsystems Ibérica: "Desde hace cinco años, podemos hacer nuestro trabajo desde cualquier lugar y hora. La intranet ofrece todas las herramientas que el profesional necesita para desempeñar sus funciones", dice Carolina Caparrós, directora de recursos humanos de la multinacional en España. "Esta oficina sin papeles permite, por ejemplo, consultar proyectos que hayan realizado colegas de Gran Bretaña. Así, se rompen las barreras existentes entre países y la red interna pasa a ser una fuente de información inagotable", matiza.

El acceso a la información desde cualquier punto geográfico es también una de las prioridades de Unión Fenosa. "Hemos tratado de adecuar el acceso al portal a sus usuarios, utilizando la red de forma eficaz. Estamos trabajando en la simplificación de los contenidos en función del soporte -teléfono móvil, PDAs...- y del país en el que se encuentre el profesional, para que el acceso sea más rápido", adelanta Francisco Montero, responsable de sistemas corporativos de la empresa energética.

Secretos del éxito

Desarrollar las intranets paso a paso, como si fuera un puzzle, es uno de los factores que ha determinado su implantación. "Viendo las necesidades de los empleados y de la empresa, hemos construido el sistema, que se actualiza de forma constante, procurando que sea compatible con el resto de aplicaciones", destaca Caparrós.

Otro de los secretos del éxito es la fidelización de los usuarios. Estas compañías no ofrecen alternativa para los servicios que están en la red. Pero también es necesario educar. "A veces es más sencillo o cómodo preguntar directamente en lugar de ser autosuficiente y encontrar la respuesta por sí mismo", añade.

La implicación por parte de la dirección de la compañía es fundamental. "Hay que acostumbrarles a comunicar las decisiones relevantes a través de la red", concluye Pousa.

Indra
La gestión estratégica del capital humano
Para conseguir sus objetivos, Indra ha diseñado tres espacios en su portal: gestión de contenidos -apoya la labor de comunicación entre la organización y el empleado-, servicios -facilita la creación de pequeñas aplicaciones que fomenten el uso del portal por parte del empleado- y aplicaciones –permite la integración de los sistemas de información–. Según Francisco Martín Monteagudo, de Indra, una de las dificultades con las que se topó la compañía en el desarrollo de su intranet fue dar la posibilidad a todos los empleados de acceder al portal: "Tenemos profesionales en oficinas clientes, otros que trabajan en diferentes países e incluso algunos que no precisan ordenador para su actividad diaria". Ahora todos los trabajadores pueden acceder con un usuario y una clave para las funciones más habituales o con doble seguridad de acceso a través de PIN -nómina, certificados de IRPF,...-, y desde cualquier localización a través de Internet. Además de todos estos servicios, Monteagudo presagia una evolución de estas plataformas muy ambiciosa: "La gestión estratégica del capital humano, portales que permitan desarrollar el talento, generar y compartir conocimiento".

Sanitas
Savia, una apuesta por la comunicación
El correo confidencial entre jefe y empleado es la herramienta estrella del portal de Sanitas junto con la gestión del desempeño, que no sustituye a la entrevista personal, pero que contribuye a que el desarrollo del profesional sea más eficaz. Los planes de acción, resultado de la evaluación, quedan documentados en la red, de manera que el empleado puede acceder a los mismos y hacer un seguimiento de su evolución. "Por otro lado, recursos humanos obtiene una información muy rica de cada uno de los profesionales para la toma de decisiones", señala Arturo Pousa, director de compensación y beneficios de Sanitas.

Otro de los servicios para los responsables de equipo es la posibilidad de proponer de manera confidencial, subidas salariales, promociones o cambio de oficina para los miembros de su equipo. El sistema garantiza que sólo este ejecutivo puede acceder a la información de sus coordinados.

Telefónica de España
Comunidades de prácticas
La última novedad de e-domus, el portal del empleado de Telefónica de España, son las comunidades de prácticas. "El objetivo de estos grupos, que pueden ser de diferentes temas -ventas, atención al cliente, innovación...-, es que los empleados tengan toda la información y las herramientas necesarias para mejorar los procesos, reducir costes...", explica José Luis Talavente, de Telefónica de España. Las comunidades están formadas por un promotor, que suele ser el director general del área, y que se encarga de dinamizarlas, y por un equipo motor, que ordena y gestiona toda la información con la que se nutre. Por último, están los usuarios, que son los que se benefician de la herramienta. "En un futuro cercano, serán los propios profesionales los que suban la información, la clasifiquen y la gestionen", añade.

Sun Microsystems Ibérica
Herramienta de selección a nivel mundial
Una de las últimas actualizaciones que se ha producido en la intranet de Sun Microsystems Ibérica ha sido su herramienta de selección. Ahora, cualquier empleado puede conocer las vacantes que se producen en el mundo y optar a ellas. "Después de que recursos humanos y el departamento financiero den el visto bueno, el mando publica la oferta. A partir de ahí, los profesionales pueden hacer preguntas y comentarios sobre los requisitos y características del puesto directamente al responsable del área y presentar su candidatura si les interesa", señala Carolina Caparrós, de la multinacional norteamericana. "Este sistema de promoción interna da más transparencia, favorece la diversidad y democratiza las promociones dentro de la compañía", resalta.

American Express
Filosofía de compensación total
El portal de American Express (e-hr) permite que sus empleados tengan una filosofía de compensación total. Aunque no tienen implantado un sistema de retribución flexible, los profesionales pueden consultar los ingredientes que forman su remuneración: "Cuáles son sus beneficios sociales, cuánto cuesta el seguro médico o el de vida, los cursos que recibe o las ayudas de guardería, e incluso, la proyección de sus stock options –opciones sobre acciones–, explica Manuel Martínez, de American Express. Otra de las novedades que la multinacional acaba de poner en marcha dentro del portal es una plataforma de formación online. "Es una gran biblioteca donde los empleados tienen todos los programas que pueden realizar", destaca.

Unión Fenosa
Un punto de encuentro
La fusión entre contenidos y el acceso a sistemas marcó el despegue del portal de Unión Fenosa, una herramienta que permitió convertir al portal en un punto de encuentro. Entre nosotros, una sección de servicios para el empleado que también funciona como tablón de anuncios, es una de las novedades. Lo más nuevo es la introducción de un buscador que agiliza la localización de contenidos.

Suscríbete gratuitamente a nuestros boletines

Recibe noticias e ideas en Recursos Humanos.
Suscripción

Utilizamos cookies para ofrecer a nuestras visitas una mejor experiencia de navegación por nuestra web.
Si continúas navegando, consideramos que aceptas su utilización.