Delegar es una de las tareas más arriesgadas que hacemos porque significa renunciar al control y, en su lugar, confiar en otro individuo para que lleve a cabo nuestra tarea. Pero a pesar del riesgo, la delegación es vital para tener éxito como directivo.

Delegar es una de las tareas más arriesgadas que hacemos en el trabajo porque significa renunciar al control y, en su lugar, confiar en otro individuo para que lleve a cabo nuestra tarea. Su rendimiento es visto como un reflejo del nuestro; incluso cuando falla, aunque no sea culpa nuestra. No es extraño que algunos rehúsen delegar. Pero a pesar del riesgo, la delegación es vital para tener éxito como directivo.

Delegar no significa eludir responsabilidades, sino conseguir tiempo para poder concentrarse en cuestiones prioritarias.

Cómo empezar

Delegar trabajo cuando se está bajo presión, para poder salir del agujero, supone un fracaso casi seguro. Delegando se fija y se define la tarea claramente. Hay que evitar tener una visión predeterminada de cómo ésta deberá ser llevada a cabo por la persona en quien se delega, pues ella aportará su iniciativa y aplicará sus métodos. Es importante desafiar al equipo y hacer que se sientan valorados.

A continuación, identificar quién debe llevar a cabo el trabajo. El resultado dependerá de lo bien que se conozcan los colaboradores, sus puntos fuertes y debilidades. Se debe asegurar que la delegación sea en una persona que esté a la altura de la tarea y tenga las competencias necesarias. A su vez, se debe evitar utilizar siempre a la misma para hacer los trabajos, pues se rompe la confianza del equipo.

Consultar al trabajador

Hay que preguntar a la persona en la que se ha delegado si está contenta con la tarea encomendada y luego trabajar con ella para informarle de forma clara de los objetivos, la planificación y las prioridades. Hay que asegurar que disponga de todos los recursos necesarios para completar el trabajo en el tiempo previsto. Antes de acabar, revisar que sepa qué se espera de ella, así como el nivel de responsabilidad y autoridad que tiene sobre la tarea. Es una buena idea dejar que ella exprese lo que va a hacer y lo que espera conseguir para confirmar que ha entendido bien el trabajo.

Seguimiento

Preparar un calendario de seguimiento con intervalos apropiados. Se debe dar tiempo a los trabajadores para que informen de cómo van las cosas, en lugar de bombardearlos con preguntas. Si existe preocupación porque el proyecto no esté listo en los plazos previstos o que no llegue a buen término, hay que descubrir de dónde proviene la preocupación. Si esa delegación genera intranquilidad, hay que considerar retomar la tarea (se denomina delegación inversa), pero sólo debe considerarse en situaciones extremas, pues supone un golpe para la autoestima del colaborador y lo priva de una oportunidad para crecer profesionalmente.

Feedback y revisión

Es crucial un seguimiento adecuado una vez se ha acabado la tarea. Hay que revisar con el empleado qué y cómo realizó o si se podrían encontrar mejoras. A la vez, hay que revisar qué se podría mejorar para futuras delegaciones.

Finalmente, no se debe olvidar felicitar al colaborador.

Guía básica:

1- Definir claramente las tareas a delegar.

2-Permitir a la persona en quién se delega utilizar su inactiva y sus propios métodos.

3- Determinar la responsabilidad de cada uno.

4- Hacer un seguimiento del progreso.

5- Felicitar al colaborador por sus éxitos.

El punto de vista del experto en negociación

Neela Bettridge es directora de consultoría en responsabilidad de negocio de Article 13.

¿Cómo ‘vender’ la delegación a un colaborador?

Consiguiendo su apoyo. Cuando el personal acepta el proceso es mucho más fácil. Describe qué quieres conseguir, habla con la persona en la que delegarás y consensuad juntos si los objetivos son factibles dentro del plazo previsto. Pregúntale qué espera conseguir del proyecto y cómo puedes ayudarlo. Es importante fijar el alcance y la fecha límite del proyecto.

¿Es necesario fomentar un clima adecuado para que la delegación sea un éxito?

Sí. La delegación no puede funcionar en un entorno en el que haya falta de confianza, recelos o en el que todos están a punto de echarse al cuello de los demás. Hay que ser generoso dando crédito cuando el proyecto delegado ha ido bien, en lugar de intentar quedarse con el mérito. Si no ha ido del todo bien, hay que ser constructivo, encontrar las cosas buenas y las lecciones a aprender para nuevas ocasiones.

Cuando delegas ¿dónde esta el límite entre interferencia y abdicación? Delegar tiene que ver con dar a un miembro del equipo espacio para crecer, una vez tiene claro qué se espera de él y los objetivos a cumplir, es importante permitirle decidir cómo llevar a cabo el proyecto. La delegación es también permiso para hacer, pero dejando claro que recibirá consejo en caso de necesitar ayuda. Es importante hacer un seguimiento de los proyectos delegados; una solución es utilizar informes de progreso.

¿Cómo determinas que estas delegando en lugar de cargar el trabajo a otro?

No sólo hay que delegar el trabajo monótono, sino también los proyectos importantes ya que ayudan a crecer e inspirar al equipo. Hay que establecer un calendario claro y no esperar que la nueva tarea ocupe el primer lugar en la lista de tareas de la persona en la que se ha delegado; crear entregas parciales puede facilitar el trabajo.

Más información en los Libros

J K. Smart. Real Delegation: How to Get People to Do Things For You and Do Them Well. Pearson Professional Education, 2002.

Ken Blanchard, John P Carlos, Alan Randolph. Empowerment Takes More Than a Minute. 2a ed. Berrett-Koehler, 2001.

Acceso a la noticia: http://www.personneltoday.com/pt_news/news_feat_det.asp?liArticleID=21431

*“How to delegate”. Personnel Today, 25/11/2003. (Artículo consultado on line: 22/12/2003)

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