La reunión es la herramienta más utilizada por los directivos para planificar estrategias y revisar el cumplimiento de los objetivos. Pero si las empresas sumaran los tiempos perdidos en reuniones innecesarias, más de uno se echaría las manos a la cabeza.

Está reunido, llame más tarde, por favor '. Cuando se busca a un directivo ésta suele ser la respuesta más frecuente al otro lado del teléfono. La reunión es la herramienta de trabajo más utilizada en España por la mayoría de estos profesionales para planificar estrategias y revisar el cumplimiento de los objetivos. Pero si las empresas hicieran el ejercicio de sumar los tiempos perdidos en reuniones innecesarias, más de un director financiero se echaría las manos a la cabeza.

'Se ha pasado del uso al abuso. Muchos profesionales salen hoy de las reu-niones con la sensación de haber perdido el tiempo. Aunque son una herramienta de trabajo fundamental y muy válida si se utiliza correctamente, muchas veces se quedan en un mero elemento de socialización entre los compañeros ', asegura Ángel López, consultor especialista en recursos humanos de Deloitte.

En más de una ocasión, reuniones que se convocan para discutir sobre un determinado aspecto del negocio se convierten en un monólogo del jefe, en un diálogo entre colegas en el que se divaga más de lo que se discute o decide y, en ocasiones, hasta en una charla de café entre amigos que comentan los resultados del partido del domingo. No siempre responden, en definitiva, al objetivo de ser el medio con el que un equipo define un plan de acción y asigna funciones y cometidos.

En muchas empresas es habitual incluso oír que se pone término a la reunión con la frase 'pueden volver a trabajar '. Error gravísimo que transmite a los participantes la idea de que durante la hora u hora y media que han estado juntos no han estado trabajando, lo que hará que a la próxima no se lo tomen con seriedad, acudan tarde y vayan sin preparar.

'Es habitual reunir a un grupo muy numeroso de personas durante mucho tiempo cuando el objetivo que se pretende se podría conseguir con grupos más pequeños y menos tiempo si los participantes fueran con su parte de trabajo realizada ', afirma Marisa Martín, de la consultora Sogeti Transiciel. No todo el mundo tiene la habilidad de conseguir reuniones productivas y 'si fuéramos conscientes del coste real que tiene una reunión inútil o que no consigue su objetivo, tendríamos un motivo claro para intentar mejorarlas ', asegura la especialista.

Los expertos coinciden en que un elemento fundamental para hacerlas eficaces es que se definan muy bien los objetivos y que alguien que conozca determinadas técnicas de comunicación y de organización las dirija. Los consultores recomiendan también elegir muy bien a los participantes y que 'vayan sólo los que tienen algo que aportar, no por cuestiones de jerarquía o estatus '. Aunque depende mucho de la cultura corporativa, de la finalidad de la reunión o de otro tipo de casuística, lo más práctico es que como mucho haya siete u ocho participantes y que las reuniones no se prolonguen más allá de noventa minutos.


Errores más comunes

Falta de planificación. Muchas veces se debate sobre la marcha.
Creencia de que todo se resuelve con reuniones. No siempre son la mejor solución.
Demasiados participantes o participantes inadecuados.
Impuntualidad no se respeta la hora de entrada ni se fija una hora de salida.
Falta de rigurosidad.
Encuentros sin agenda y sin resultados concretos esperados.
Ausencia de la figura de un facilitador u organizador de la reunión que haga de ella un método efectivo de toma de decisión, información, resolución de problemas, etc.
Duración eterna.
Ausencia de técnicas que faciliten la consecución de los resultados.


Garantizar el éxito en tres tiempos

Antes
La planificación es fundamental. Hay que tener muy claro el objetivo y los resultados que se quieren obtener antes de hacer la convocatoria, en la que se debe incluir no sólo la hora de inicio y fin de la reunión, sino una guía sobre los temas que se tratarán y la información que se necesita para que todos vayan preparados. Los asistentes deben saber qué se espera de ellos. Marisa Martín subraya la importancia de que se sepa bien qué información y material escrito se necesita y que 'todos hagan los deberes '.

Durante
Se presenta la información, se explica el objetivo y se exponen datos e ideas. Luego se evalúan, se debaten las ventajas y desventajas de las ideas presentadas y se toman decisiones. El método de toma de decisión depende de la cultura corporativa de la empresa (por mayoría, lo que dice el jefe, etc.). Ángel López explica que lo importante es que se adopte un plan concreto de acción, se asignen funciones y se establezca algún procedimiento de control. Marisa Martín sugiere la utilización de la figura del 'facilitador o dueño ' del proceso de la reunión, una persona que vele por la consecución de los objetivos y resultados propuestos, dinamice al grupo, resuelva conflictos y minimice los momentos de máxima socialización. 'Hay que tratar de ir al grano y no perder el hilo de la conversación ', resume Ángel López. Conviene evitar interpretaciones subjetivas, promover que los participantes sinteticen sus aportaciones y fomentar que hablen todos y que no haya protagonistas que acaparen la reunión.

Después
Los participantes deberían tener, como muy tarde 48 horas después de la reunión, una especie de acta escrita en la que se fijen las decisiones adoptadas y donde figure quien tiene que hacer qué y en qué plazo concreto.

Suscríbete gratuitamente a nuestros boletines

Recibe noticias e ideas en Recursos Humanos.
Suscripción

Utilizamos cookies para ofrecer a nuestras visitas una mejor experiencia de navegación por nuestra web.
Si continúas navegando, consideramos que aceptas su utilización.