La llegada de la facturación electrónica puede suponer una revolución para la gestión de las empresas, ya que puede ahorrar 3,48 euros por cada factura respecto a la forma tradicional.

Desde que los egipcios reflejasen los acontecimentos de su historia en hojas de papiro, todos los humanos han tenido una dependencia del papel, de almacenarlo y conservarlo. Pero éste poco a poco va comenzar a desaparecer. Sin ir más lejos, en las facturas.

Los avances tecnológicos han posibilitado la llegada de la facturación electrónica, o e-factura. “La facturación electrónica supone la eliminación del papel, del espacio destinado al archivo físico de las facturas y de las incidencias generadas por el extravío del correo y, consecuentemente, se agiliza y controla el proceso y se reducen drásticamente los costes”, afirma Álvaro Domingo, de Camerfirma, órgano dependiente del Consejo de las Cámaras de Comercio.

Según datos de la Asociación Española de Codificación Comercial (Aecoc), las empresas podrían ahorrarse más de tres euros por factura emitida y recibida. Un valor recuperable según el volumen de facturas que emite una empresa, ya que la implantación de un proceso de factura electrónica oscila entre sesenta y trescientos euros al mes.

En España, hay cerca de 4.400 empresas que facturan electrónicamente. Así, el número de facturas digitales emitidas alcanza los dos millones que se transmiten mensualmente. Cada mes, este porcentaje se incrementa en un cinco por ciento, aproximadamente cien mil facturas, según Aecoc.

La implantación de la e-factura se ha debido a que, en algunos sectores, las empresas grandes han exigido a sus proveedores la utilización de este sistema de cargos. “Desde hace tres años hemos incorporado la facturación electrónica sobre todo porque nos lo exigen los grandes distribuidores para mejorar y automatizar su gestión y la nuestra”, señala Francisco Chacón, consejero director comercial de Membrillo Don Quijote. “Los sectores de consumo dirigido al público como la distribución, el transporte, la limpieza, el textil, los deportes o la ferretería son los más adelantados en este campo”, afirma Alejandro Sánchez, director de comercio electrónico de Aecoc.

“Entre los principales beneficios que ofrece la facturación electrónica están la agilidad y la rapidez (ya que se estrecha el ciclo de vida entre el cobro y el pago de la factura)”, afirma Carlos Delgado, director general de Matchmind, consultora de gestión y tecnología de la información. Angulas Aguinaga, una empresa de elaborados de pescados del País Vasco, tiene implantado desde hace un par de años la e-factura. “Nos ha permitido mejorar los procesos y reducir el tiempo. Además permite la posibilidad de hacer un seguimiento a través del control de tiempo que se incorpora en todos los archivos. De esta forma, no valen las excusas de que ya te lo he enviado, o se ha perdido en el correo”, comenta el responsable de informática de la empresa vasca.

Pero el mayor beneficio de la facturación electrónica es, sobre todo, la posibilidad de gestionar posteriormente los datos. “La e-factura permite a las compañías la gestión de los datos y su recuperación posterior, así como el trabajo con ellas”, comentan desde la compañía EProm que comercializa Edasfactura, un software de gestión y recuperación general de facturas.

Gestión de datos

No obstante, hasta que no se generalice su uso, la e-factura deberá convivir con los sistemas tradicionales de facturación. Las empresas deben tener herramientas que permitan la adaptación de las facturas de papel y las electrónicas para mejorar la gestión a través de las soluciones informáticas. “Combinamos los dos sistemas de facturación aunque nos crea problemas a la hora de gestionarlos, porque mantenemos la facturación de papel para los proveedores más pequeños, que son los que no pueden acceder a este sistema”, afirma el responsable de Angulas Aguinaga.

Las carpetas encima de la mesa, los ficheros, los armarios llenos de papeles, tienen sus días contados. La e-factura permite a las empresas decir, ahorrándose dinero y manteniendo la funcionalidad de éste: Adiós al papel.

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