¿Cuántas veces habrás oído decir aquello de “Ojalá tuviera más tiempo”? En el mundo de la empresa, siempre tan ocupado, las personas sienten constantemente la presión de encontrar más horas (o días) para cumplir todos sus objetivos y acabar sus largas listas de quehaceres mientras aún deben encontrar tiempo para pasar con sus familias y amigos.

Afrontémoslo: todos necesitamos más tiempo. Como no se le pueden añadir más horas al día, todo lo que puedes hacer es tratar de gestionar mejor y, en última instancia, maximizar la cantidad finita de tiempo del que dispones. Algunas personas son muy buenas en la gestión de su tiempo, mientras que otras son incapaces de hacerlo. En todo caso, todos podemos tratar de mejorar en esta área, y las ventajas de hacerlo son mejores si nos ayudamos de nuestros talentos innatos.

El problema es que, cuando buscas consejo en gestión del tiempo de gurús o de libros, a menudo no consigues nada más que unas insatisfactorias “palabras de sabiduría” como, por ejemplo:

“Ordena y limpia tu mesa. ¿Cómo puedes gestionar tu tiempo si tu mesa es un desorden?”

“Sólo inténtalo con más fuerza. Dite a ti mismo: ¡Hoy estaré más encima de mi tiempo!”

“¡No malgastes tanto tiempo en el lavabo! ¡Solamente termina tu trabajo y entonces podrás irte a casa con tus hijos!”

La idea ya la tienes. Estos consejos pueden ser bienintencionados pero, simplemente, no te ayudan demasiado. Aquí va otra visión que puede cosecharte resultados duraderos.

El problema de tiempo de Tony

Tony se esforzaba en mejorar su gestión del tiempo. Como la mayoría de nosotros, siempre sentía que tenía demasiadas cosas que hacer pero poco tiempo para hacerlas.

Para ayudarle a pensar mejor sobre porqué tenía este problema, Tony pasó algún tiempo con un coach de desempeño de las cualidades, después de haber realizado el Clifton StrenghtsFinder, una evaluación on-line de 180 preguntas que mide la presencia de talentos en 34 áreas denominadas “temas” y que revela las cinco áreas en que más se destaca. Esta evaluación ayuda a las personas a entender en qué áreas se tienen un mayor potencial natural para el crecimiento y la excelencia. Cuanto más se sabe sobre el tema, más se puede tomar control de las situaciones en que se encuentra y gestionarlas de manera más adecuada.

Tony descubrió algunas cosas interesantes. Primero, para él era natural aceptar demasiado trabajo. Dos de sus cinco mejores talentos eran el de “Conseguidor” y el de “Activador”: las personas con mucho talento para conseguir cosas siempre están buscando nuevas tareas por realizar, mientras que el talento activador tiende a llevar a las personas a la acción. Mediante las sesiones de coaching de cualidades de Tony, fue quedando claro el porqué de estos talentos. Su naturaleza le llevaba a responsabilizarse de más y más proyectos, a veces más allá de lo que podía afrontar razonablemente. Llevado por sus talentos Activador y Conseguidor, era incapaz de decir que no.

Tony y su coach ahondaron en sus talentos para ayudarle a pensar en maneras de gestionar más efectivamente su carga de trabajo. Encontraron parte de la solución en el tema (o talento) de la “Responsabilidad”, que también estaba entre sus cinco principales cualidades. La Responsabilidad lleva a las personas a tomar mayor pertenencia de sus compromisos. Saber que la Responsabilidad era uno de los temas dominantes de Tony, le hizo entender porqué se sentía tan culpable cuando no era capaz de cumplir alguno de los muchos compromisos que adquiría.

Tony se dio cuenta que podía ser más efectivo con su tiempo si maximizaba sus talentos de Responsabilidad. Gracias a la ayuda de su coach, decidió empezar a plantearse a sí mismo una cuestión clave cada vez que tuviera que responsabilizarse o no de un nuevo proyecto: ¿Es algo a lo que me pueda comprometer completamente?

Esta visión ayudó a Tony a ser mucho más efectivo en gestionar su tiempo. Dando más relevancia a sus talentos de Responsabilidad, Tony empezó a hacer elecciones más deliberadas, lo cual le ayudó a evitar el comprometerse demasiado. Limpiar su calendario hizo posible realizar un trabajo más consistente en los compromisos que decidiera tomar. Tony sigue trabajando mucho pero ahora lo hace de manera más inteligente: tiene más tiempo.

Acceso a la noticia: http://gmj.gallup.com/content/default.asp?ci=20182

* Brim, Brian. “The Talent to Manage Your Time”. Gallup Management Journal, 08/12/2005 (Artículo consultado on line: 04/01/2006)