Nos puede suceder a todos. Un buen día tenemos indicios de que alguien de nuestra confianza se está excediendo en su cometido. En los casos de fraude en la empresa, hay que seguir un proceso estructurado y evitar caer en errores que causen aún más daño.

Nos puede suceder a todos. Un buen día tenemos indicios de que alguien de nuestra confianza se está excediendo en su cometido. Pueden ser signos externos, una actitud diferente, un cambio de nivel de vida... En fin, un hecho del que nace la sospecha de que algo no anda bien. Ante una situación de este tipo, ¿qué se puede hacer? De entrada, hay que tener presente que es muy importante dar los pasos adecuados desde los primeros instantes, ya que pueden ser decisivos para minimizar el impacto negativo para la compañía. Por el contrario, tomar decisiones precipitadas puede acabar afectando a una solución exitosa del problema. Y no es extraño que pase, ya que pensar que te están engañando, y más si es alguien en quien has confiado, suele provocar que aflore la parte más visceral de las personas. Es decir, hay más riesgo de que se actúe precipitadamente por reacciones y decisiones impulsivas.

Jorge Lledías, socio del área de Forensic de Deloitte, y Sergio Aranda, sénior mánager de la misma área, dan una serie de pautas, un camino que seguir, a quien tenga una sospecha de este tipo. Lo primero que hacer, si no existe una política interna de cómo actuar en caso de fraude, es contactar con el asesor legal de la compañía. Indicará las precauciones y aspectos legales que considerar y, en su caso, cómo gestionarlos. Es importante para garantizar el éxito de las actuaciones de carácter judicial que vayan a ser tomadas con posterioridad.

Lo más urgente, aconsejan, es hacer una reunión interna en la que estén presentes los principales mandos de la compañía, del área afectada y el asesor legal. En esta reunión se van a decidir una serie de aspectos cruciales.

El primero es delimitar las personas que lo deben saber en la empresa. Seguidamente se pondrá sobre la mesa qué estrategia seguir, si hacer una investigación interna - y cómo hacer para que no trascienda-o contratar a un especialista externo. "Muchas veces la investigación interna te acaba mostrando sólo la punta del iceberg. A veces nos llama un cliente y nos explica su idea del modus operandi. Nos ponemos a investigar y descubrimos un mecanismo mucho más amplio y complejo y que, además, no va por donde se imaginaba al principio. Por ello, normalmente se opta por la solución externa si el perímetro de interlocutores o los recursos internos son muy limitados", recalcan los expertos de Deloitte. A partir de aquí, seguimos la opción de que se ha contratado a un experto externo.

El siguiente paso es delimitar el perímetro de personas que deben ser objeto de investigación. Una vez determinado este grupo de sospechosos, se trata de asegurar las pruebas y ver sus coartadas. "Si se debe investigar desde dentro, habitualmente, para no levantar sospechas la entrada en la empresa de elementos externos que van a investigar se disfraza bajo el manto de una auditoría de control interno, procurando que el interlocutor principal en ella sea el sospechoso", prosiguen.

Lo que no debe hacerse nunca es despedir a esta persona (véase recuadro con los errores que evitar); como mucho, si no se la quiere en su puesto de trabajo se le da un permiso retribuido, pero también se puede optar por no hacer nada y controlarle absolutamente todos los pasos y comunicaciones que establece.

A medida que avanza la investigación, se debe decidir si se utilizará la prueba digital o no. En caso afirmativo, deben tomarse un sinfín de cautelas (véase recuadro aparte) desde el primer momento. La investigación, por otra parte, es un proceso muy dinámico, con pautas muy estructuradas.

"Durante su desarrollo, los investigadores se reúnen cada dos semanas con la empresa y le van presentando los hechos contrastados que se han encontrado. Eso ayuda a la dirección a posicionarse para las decisiones que deba tomar", apunta Lledías.

Es evidente que la empresa debe tomar una decisión. "Puede ser al final de la investigación o a la mitad, si hay suficientes pruebas según el asesor legal para iniciar un proceso laboral o penal", añade Aranda. La casuística es amplia, pero los expertos de Deloitte dicen que "lo más habitual es que si el defraudador es un empleado, se va a un proceso laboral: carta de despido sin descartar la vía penal. En cambio, si se trata de un directivo o alguien de peso en la compañía, se acostumbra a seguir la vía de la negociación y en muchos casos se llega a un acuerdo, y si no... se va a los tribunales". En este caso, el informe pericial elaborado es clave en el procedimiento judicial.


¡Ojo con las pruebas digitales!

Los dispositivos electrónicos (ordenadores, servidores, pen drive,PDA, etcétera)constituyen, en muchas ocasiones, una fuente de pruebas digitales de las actividades fraudulentas. Jorge Lledías y Sergio Aranda explican que "la prueba basada en dispositivos informáticos o en información electrónica es frágil por naturaleza y puede ser alterada, dañada o destruida como resultado de una manipulación o análisis indebidos. Por ello, es necesario tomar las máximas precauciones a la hora de documentar, recopilar, preservar y examinar este tipo de pruebas. De lo contrario, la prueba podría volverse inservible o hacernos llegar a una conclusión errónea".

Aseguran que es muy importante conocer qué tipo de información valoran los jueces como prueba y considerar su reacción ante la probable admisión de determinada información y la forma en que se haya conseguido. Por ello, "desde el principio de la investigación hay que preservar la información contenida en el ordenador. El análisis del contenido se hace mediante una copia forense que asegura su no modificación. Lo habitual es llevar el ordenador al nota rio y hacer la copia delante de él,y se pueden solicitar tambiéntestigos de la compañía. En términosfísicos, sería como precintarlo.La falta de cumplimiento en este paso puede provocar la nulidad de las pruebas en un proceso judicial". Por último,concluyen que la búsquedase hace "a ciegas", mediante la aplicación de una lista de palabras clave.


¡Evite errores irreparables!

En estos casos siempre existe el riesgo de actuaciones precipitadas que pueden llevar a situaciones irreparables para el defraudado. Por ello, los expertos de Deloitte recuerdan la necesidad de evitar los errores más comunes.

  1. Precipitarse en el despido del posible defraudador. Decisiones en caliente provocan que se lleven a cabo despidos disciplinarios a travésde una carta de despido que incluye únicamenteparte de los hechos presuntamente delictivos - los únicosque podrían ser juzgados-y quizá basados únicamenteen indicios y no pruebas.
  2. Abrir el ordenador del defraudador y revisarlo sin haber hecho una copia de forma adecuada y considerando los requisitos legales aplicables a este respecto. Esta actuación invalida como prueba digital la información contenida en dicho ordenador.
  3. Reasignar inmediatamente el ordenar a otro empleado. Tiene las mismas consecuencias que la acción anterior.
  4. Precipitarse en el despido de empleados subordinados del defraudador. En muchas ocasiones los subordinados del defraudador, aun no siendo cooperantes del fraude, pueden tener cierto conocimiento de los hechos que está llevando a cabo su superior, aunque no se atrevan a denunciarlo. Pueden ser decisivos para la compañía, dado que su ayuda y colaboración puede traducirse en una guía y reportar de este modo muy buenos resultados en la investigación.

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