Ocho de cada diez trabajadores británicos creen que la mayoría de reuniones de trabajo son innecesarias o improductivas, lo que supone un gran coste económico en tiempo perdido, según un estudio internacional.

Una encuesta internacional entre más de 2.000 trabajadores indica que el 80% de las personas consultadas afirman que al menos la mitad de las reuniones a las que asisten son una pérdida de tiempo por culpa de una mala estructuración, lo que después desemboca en acciones no definidas.

Los autores del estudio afirman que las reuniones son una parte esencial del negocio y que los empleados de nivel ejecutivo deben atender a dos o tres cada día. No obstante, la cuestión está en saber si muchas de estas reuniones valen la pena. Si se están malgastando horas de trabajo valiosas y no se consigue sacar nada de esas reuniones, se convierten en un sinsentido para los empleados y para la empresa. Las reuniones deberían ser productivas, no sólo hacerlas porque se debe.

Otro hallazgo del estudio es que menos del 10% de los encuestados en todo el mundo creen realmente en la efectividad de las reuniones. Los japoneses son los que más apoyan las reuniones, seguidos de cerca por los irlandeses. Las reuniones en Sudáfrica tienden a ser las menos productivas.

Consejos para mejorar la productividad de las reuniones:

  • Es vital tener un orden del día con sentido.
  • Como grupo, hay que priorizar los ítems del orden del día por su importancia y después repartir adecuadamente el tiempo repartido para cada tema.
  • Tener en cuenta el momento del día para tener la reunión. Normalmente, las personas son más creativas y atentas por las mañanas.
  • Asegurarse de que los asistentes son los adecuados.
  • Decir a todos que apaguen los móviles y las agendas electrónicas antes de empezar.
  • Al final de la reunión, evaluar su efectividad repasando el orden del día para saber si se han tocado todos los temas.
  • Establecer un plan de acción al final de la reunión y asignar responsabilidades y plazos para las tareas.

Acceso a la noticia: http://www.personneltoday.com/Articles/2006/10/31/37978/Meetings+seen+as+largely+a+waste+of+time+worldwide.html

* Berry, Mike. “Meetings seen as largely a waste of time worldwide”. Personneltoday.com, 31/10/2006. (Artículo consultado on line: 02/11/2006)

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