La falta de puntualidad, las reuniones eternas y no tener claros los objetivos son algunos de los enemigos de los profesionales en su tarea diaria. La buena organización de la jornada laboral es vital en la lucha contra los ladrones del tiempo.

La falta de puntualidad, las reuniones eternas y no tener claros los objetivos son algunos de los principales enemigos de los profesionales en su tarea diaria. La buena organización de la jornada laboral es vital en la lucha contra los ladrones del tiempo.

¿Cuánto tiempo hace que no sale a una hora decente del trabajo? Ese exceso de horas, ¿realmente le ha valido la pena? ¿Ha rendido más? Si las respuestas a estas dos últimas preguntas son negativas y no recuerda cuándo atravesó por última vez la puerta de su trabajo tras las ocho horas habituales, es una víctima de los ladrones del tiempo.

El secreto para poder acabar con estos sujetos que abundan en las organizaciones y que prolongan innecesariamente su jornada laboral pasa por saber racionalizar los horarios. Según Ignacio Buqueras, presidente de la Comisión Nacional de la Racionalización de Horarios, "el tiempo es el mismo para todos, veinticuatro horas cada día, que debemos aprovechar. El principio sería aplicar la regla de los tres ochos: ocho horas para dormir, otras tantas para trabajar y el resto para realizar otro tipo de actividades".

Buqueras propone tres máximas para lograr este objetivo: la puntualidad -"los impuntuales son los ladrones que más proliferan y que pueden llevar al traste cualquier agenda de trabajo; al cabo del día varios retrasos de diez minutos se traducen en varias horas"-; acotar el número y la duración de las reuniones; y cumplir la jornada a rajatabla. "Para conseguir esto último es necesario educarse uno mismo, organizando la jornada laboral y, sobre todo, enseñar a los jefes para que no celebren reuniones o demanden atención cuando el día ha finalizado", añade Buqueras.

De la teoría a la práctica

Mientras que la media europea de horas anuales de presencia en el puesto de trabajo no llega a 1.800, España supera las 1.870. "Este exceso no se traduce en una mayor productividad, sólo superamos los datos de Grecia y Portugal", señala Buqueras, que recomienda trabajar por objetivos, motivar al empleado y poner a su alcance los medios tecnológicos precisos para ser más eficaces en menos tiempo.

Gustavo Piera, presidente del Grupo CMR, asegura que "la tecnología contribuye a organizarse, a priorizar entre las mil cosas que tengamos que hacer al día. Algo que sirve tanto para el jefe como para el colaborador, ambos susceptibles de malgastar las horas". Piera explica que, "el tiempo no existe, es sólo una medida que hemos inventado para calcular lo que vivimos". Afirma que la pregunta que debemos hacernos no es si podemos perder unos momentos, sino si podemos perder la vida: "Hay profesionales que con las mismas horas hacen más y otros menos. Todo depende de la toma de decisiones. Si uno no es capaz de decidir por sí solo, es una víctima; y si decide, es responsable, porque sabe dónde quiere ir y dónde está", afirma Piera. La cuestión no es "añadir minutos, sino poner más vida y más energía. Intentar trabajar con pasión y disfrutar cada momento". Aconseja reflexionar todos los días sobre lo que hacemos "y ver si se han cumplido los objetivos; este es el verdadero significado de la gestión del tiempo".

Hacer buen uso del tiempo

Entre las medidas que ha puesto en marcha la Comisión Nacional de Racionalización de Horarios para hacer buen uso del tiempo destaca el Observatorio de Horarios. Un foro en el que aportan sus propuestas para conseguir ese objetivo la Universidad Rey Juan Carlos, la Universidad San Pablo Ceu, Fundación Independiente y el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.

Por otra parte, a finales de este mes se entregará el primer premio para racionalizar los horarios españoles, una convocatoria en la que han participado cien empresas y entidades con sus proyectos para adoptar horarios más racionales. Este interés supone un paso adelante para Buqueras. En su opinión, "es fundamental que sean las administraciones públicas las primeras en dar ejemplo, una asignatura aún pendiente entre los altos cargos. Algunos ministros y secretarios de Estado no organizan bien su tiempo, lo que perjudica a secretarias, chóferes y guardaespaldas, que prolongan su jornada laboral, y ellos no tienen un conductor que les lleve a casa".


'Ladrones de horas '

Paco Muro
Presidente de Otto Walter.

- No tener claro qué es lo que sí quieres hacer. "Si quieres hacerlo todo tendrás la sensación de que no puedes hacer nada".

- No saber decir no: “La paradoja del prestigio profesional: es mejor aprender a decir no y llegar siempre hasta donde dices, que decir siempre que sí y llegar sólo hasta donde puedes".

- La incapacidad para delegar: "Si sólo lo sabes hacer tú no te extrañe que siempre tengas que hacerlo". Enseña, confía y delega. "Empeñarte en que las cosas se hagan como las harías tú conseguirá que al final te las quedes tú".

- La manía por la perfección innecesaria: "No saber simplificar es uno de los mayores derroches de tiempo inútil para hacer las cosas como nadie te las ha pedido y nadie lo va a apreciar".

- Falta de planificación escrita y meditada: "Este fallo facilita confundir lo urgente con lo importante. No hacer una lista de tareas y asignar prioridades provocará derroche de esfuerzos y que se diluya el tiempo en tareas ineficaces".

- Desorganización de los papeles: "Mesa permanentemente invadida por los papeles igual a profesional permanentemente ineficaz".

- Permitir la invasión de okupas del tiempo: Personas que se cuelan ante tu mesa sin haber sido citadas para charlar o comentarte algo intrascendente.

- Reuniones demenciales: "Cuidado con la reuniones mal dirigidas, ineficaces y que se alargan en el tiempo más de lo acordado (si es que tenían hora de conclusión), no sólo pierdes el tiempo tú, sino todos los demás asistentes, por lo que se trata de un robo masivo y descarado de tiempo".

- El teléfono (muy especialmente el móvil): "Cuando alguien te llama, el otro sí está controlando su tiempo en ese momento, por tanto tú también tienes derecho a elegir qué hacer con el tuyo: decide si contestas o no. El teléfono móvil es una herramienta para ti, no para que seas su esclavo. Eso sí, devuelve las llamadas a los que te dejan recado".

- El e-mail: "Ver un mensaje y no lanzarse a leerlo e incluso a contestarlo, aún siendo intrascendente, es una tentación irresistible. No permitas esa distracción, ponte una hora para leerlos y contestarlos y no estés todo el día pendiente de ellos".

- No ponerse hora de marcharse a casa: "Si no has decidido a qué hora te quieres ir hoy tu mente trabajará más dispersa al no tener una referencia clara y disminuirá notablemente la calidad de tu rendimiento y productividad".

Acceso a página web de Los Horarios en España: http://horariosenespana.com

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