Algunas multinacionales apuestan por espacios diáfanos, despachos trasparentes y decoración con colores vivos. Aunque parezca sólo una moda pasajera, detrás se esconde una nueva corriente en la gestión de espacios denominada facility management.

Las oficinas españolas están ancladas en el pasado y siguen ofreciendo el mismo aspecto que hace veinte años. Esta imagen contrasta con el de algunas multinacionales, que ahora apuestan por espacios diáfanos, despachos trasparentes y decoración con colores vivos o utilizando la gama cromática de la imagen corporativa.

Aunque esta nueva forma de decoración parezca sólo una moda pasajera, detrás se esconde una nueva corriente en la gestión de espacios denominada facility management, que puede lograr un ahorro en los gastos de las instalaciones de una compañía de hasta el cuarenta por ciento.

Francisco Vázquez, presidente para España y Portugal de 3G Office, compañía especializada en esta nueva disciplina, asegura que “no sólo se trata de redecir costes, sino que además se pretende mejorar la calidad del trabajo del empleado”. Asegura que en países como Estados Unidos llevan ya más de quince años trabajando en el diseño de espacios corporativos que se adapten más a la forma de trabajar actual.

Muchas multinacionales desconocen, por su tamaño, el alcance real del espacio que están ocupando y de los recursos que destinan a su mantenimiento. Estas compañías tienen en común con las pymes su “visión conformista” a la hora de gestionar los espacios. “Existe una resignación a pagar lo que cuesta un inmueble y no se le saca todo el partido posible”, considera Vázquez.

Hace unos años, que cada empleado tuviese su mesa, con sus cajones y su archivador no sólo era importante, sino esencial. Sin embargo, eso ha cambiado. El hecho de que el papel esté desapareciendo paulatinamente de las oficinas ahorra espacio y permite que desde cualquier ordenador conectado a una red, un empleado tenga acceso a toda su información.

“Nadie pasa más del 50% de su jornada laboral en su mesa y hay casos que ni siquiera llegan al 30%”, señala Vázquez. Por lo tanto, si se redujese el número de puestos fijos, también se reduciría el espacio que puede ocupar una oficina, reduciendo considerablemente el coste del alquiler.

Vázquez pone como ejemplo un caso real de una empresa de 478 empleados que ha decidido apostar por una oficina flexible. Después de un detallado estudio de los hábitos de trabajo de sus empleados, se ha pasado de casi quinientas mesas a menos de doscientas. El espacio que restante se puede utilizar para ampliar zonas comunes. Aun así, siguen sobrando metros cuadrados.

Partiendo del precio del metro cuadrado en Madrid, dentro del cinturón de la M-30, la compañía estaba pagando 2,4 millones de euros al año sólo en alquiler. Sin embargo, con la nueva propuesta este importe se reduce en más de un millón de euros, sin tener en cuenta el menor gasto en mobiliario.

Este nuevo diseño del espacio se complementa con otro tipo de estrategias, como el teletrabajo, ya implantado en cerca del 80% de compañías estadounidenses, pero todavía con escasa presencia en las españolas. Vázquez señala que no se trata de obligar a los empleados a trabajar desde su casa, sino de ofrecer a cada uno la posibilidad de hacerlo donde se sienta más cómodo.

Teletrabajo

Los detractores de trabajar desde casa señalan que, de esta forma, “no es posible desconectar de la empresa” y es difícil separar la vida personal de la laboral. Laura Saiz ha probado este método y asegura que sólo tardó dos meses en volver a la oficina. “Llegó un punto en que trabajaba sentada en pijama en frente del ordenador.

Al principio estaba bien, pero al final tenía la sensación de estar trabajando más horas que antes, porque tenía que atender el teléfono hasta cuando estaba cocinando”, apunta. Sin embargo, Lorena González es periodista y también trabaja desde casa. “No lo cambiaría por nada. Aunque estoy más horas pendiente del trabajo, puedo atender perfectamente a mis hijos, acompañarlos al colegio o llevarlos al médico”, señala esta madre que asegura que la gran ventaja del teletrabajo es la posibilidad de repartir la jornada laboral con más flexibilidad.

Para Francisco Vázquez, el teletrabajo tiene que “buscar el equilibrio entre la empresa y el empleado”, y señala que esta opción es más beneficiosa que lo que él denomina “cárceles de lujo”, es decir, las grandes complejos corporativos que ofrecen todos los servicios, ya que, a veces, es necesario alejarse físicamente de la oficina para poder desconectar y ver en el gimnasio al compañero no es la mejor forma de hacerlo.

Oficinas satélite

La gran ventaja de la empresa flexible es que cada empleado elige cómo quiere trabajar. Si se encuentran en las instalaciones de la empresa, “tienen muchos puestos a su disposición, pero ninguno es suyo”, apunta Vázquez. Cada empleado tendría un pequeño armario donde guardaría sus cosas personales y su material de trabajo, y luego tendría que buscar una mesa libre.

Los despachos también podrían ser comunes para recibir las visitas de clientes y las salas de reuniones más grandes, para poder albergar equipos de trabajo más amplios.

Otra alternativa es crear oficinas satélites. En lugar de concentrar todas las oficinas en una misma instalación, las nuevas tendencias apuntar a crear sucursales más pequeñas que faciliten la llegada de los empleados desde distintos puntos de la ciudad, sobre todo, en las grandes urbes, como Barcelona o Madrid. “Esta es una alternativa entre la gran sede corporativa y el teletrabajo”, asegura el presiente de 3G Office.

Además, la ventaja de tener instalaciones satélites no sólo es para el empleado, sino también para la compañía. En caso de se produzca un accidente de cualquier naturaleza que suponga el colapso de las oficinas centrales, siempre queda una alternativa donde trabajar y no tener que suspender completamente la actividad. “Así, el riesgo es menor y la compañía menos vulnerable” a este tipo de imprevistos, como fuegos, inundaciones, ataques terroristas,...

El precio medio del espacio por empleado en una oficina tradicional se sitúa entre 6.000 euros y 8.000 euros anuales, cifra que puede reducirse casi hasta la mitad aplicando las técnicas facility management. Vázquez matiza que estas técnicas no son más que ejemplos que cada compañía debe adaptar a su forma de trabajar concreta.

La filosofía de la oficina flexible radica en que cada cuál se “hace su traje a medida” y se trata de ofrecer distintas posibilidades en las que el trabajador se sienta más cómodo. De esta forma, mejora su rendimiento, se reduce el absentismo laboral y se crea cultura de empresa.

Una forma de potenciar estos valores es a través del mobiliario, que puede diseñarse exclusivamente para una compañía y combinar los colores de la imagen corporativa. Por ejemplo, la sede de eBay en Madrid tiene columnas pintadas de verde y sofás en tonos rojos y azules, al igual que su logotipo. En las instalaciones de Coca-Cola en Lisboa, que ha diseñado 3G Office, la multinacional cuenta con pareces curvas adornadas con la famosa ola del logotipo y gigantescas fotografías en las que aparece la marca de refrescos.

Espacios diáfanos

Independientemente de los colores que utilicen o del diseño más o menos vanguardista de sus muebles, las compañías que han optado por aplicar las premisas de la oficina flexible han optado por espacios diáfanos, fácilmente adaptables, despachos con paredes de cristal que dan sensación de amplitud y aprovechan más la luz natural.

En la recepción, también es habitual que el visitante se encuentre con una gran pared en la que está estampado, ya sea pintado o en relieve, el logo de la empresa o de su marca más representativa. Las zonas comunes de los empleados son más amplias y hay quien, incluso, combina elementos multimedia.

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