La facturación electrónica trae consigo nuevas oportunidades para reducir los gastos de las empresas. El papel, la tinta, los sobres y sellos, e incluso el tiempo y los errores manuales pueden reducirse considerablemente al trabajar a través de la red.

El correo online, las transferencias a través de la red, la televisión digital y el DNI electrónico. Paso a paso, la era digital se está implantando en nuestra sociedad a través de distintas herramientas, gracias a los avances tecnológicos y legislativos.

Una de estas aplicaciones es la facturación a través de Internet, un sistema que ya cuenta con la misma validez legal y fiscal que los documentos tradicionales en papel.

La facturación electrónica trae consigo nuevas oportunidades para reducir los gastos de las empresas. El papel, la tinta, los sobres y sellos, e incluso el tiempo y los errores manuales pueden reducirse considerablemente al trabajar a través de la red.

La Aecoc calcula que el coste de emitir una factura en papel asciende a 0,7 euros, frente a los 0,06 euros que cuesta un tiquet electrónico. Es decir, el emisor ahorra 70 céntimos por cada factura que realiza. A esta cantidad se suma el tiempo que destinan los trabajadores a redactar los papeles y enviarlos vía correo postal.

Todos ganan

El receptor, por su parte, se evita un gasto de 1,85 euros por cada uno de los documentos que recibe a través de la red, según registra la asociación de fabricantes y distribuidores. Esto se debe a que ya no es necesario imprimir las facturas para que sean válidas legal y fiscalmente, ni tampoco para trabajar sobre los datos que éstas contienen.

Del mismo modo, la compañía Bodegas Ayuso, que emplea a unas cincuenta personas y factura cerca de 18 millones de euros al año, calcula que ahorra, en costes directos, treinta céntimos por cada tiquet. Esto supone una reducción de sus gastos de 6.480 euros al año. “El creciente volumen de documentación y la complejidad que se estaba generado en la relación comercial con las grandes superficies hacía necesario un sistema más ágil y que, a la vez, evitará errores y fuera seguro.

La solución que escogimos fue la tramitación de todos los documentos a través de tecnología EDI, acompañada de un modulo de firma electrónica”, explica Ignacio Motos Martínez-Esparza, encargado del departamento de Informática de la compañía bodeguera.

Otra ventaja que presenta este sistema es la posibilidad de conocer, en todo momento, el estado en el que se encuentra una factura emitida –si ha llegado y si ha sido aceptada–, en un periodo de tiempo muy inferior al del correo tradicional. Además, permite que los documentos sean enviados en el momento que mejor convenga al comerciante.

“A nadie se le escapa que un buen proceso administrativo de los documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino poder cumplir con exactitud las obligaciones tributarias de cada empresa. Sin embargo, todo esto resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere de la intervención manual”, apuntan desde la patronal de empresas de tecnologías de la información Asimelec.

Impulso

La Administración Pública está realizando, impulsada por la Unión Europea, una considerable acción legal y tributaria para favorecer el cambio, especialmente, desde las pequeñas y medianas empresas españolas. Así, se han elaborado una serie de normativas que afectan a la implementación de la factura electrónica, entre las que destaca una ley, aprobada en 2003, por la que se equipara la firma electrónica cualificada a la manuscrita. Esta norma también recoge que no puede negarse el reconocimiento legal de cualquier firma realizada electrónicamente.

Asimismo, está previsto que, a lo largo de los próximos años, la Administración deje de aceptar facturas tradicionales, con el fin de impulsar definitivamente la generalización de la facturación electrónica.

“Aunque la tecnología EDI ya permitía realizar transacciones electrónicas entre empresas, habituales en sectores como la automoción o la distribución comercial, no ha sido hasta que el marco legal ha variado cuando ha sido posible la implantación masiva de la facturación electrónica en el entorno empresarial”, explican fuentes de Asimelec. “La legislación actual asegura la autenticidad de una factura, así como que ésta no vaya a ser modificada”, añade Alberto Redondo, director de márketing de la compañía especializada en facturación electrónica Seres.

Miedo al cambio

No obstante, algunas pequeñas y medianas empresas aún son reacias a implementar este sistema. “El miedo al cambio, unida a la escasa rentabilidad que supone la informatización para algunas microempresas en España, hace muy difícil que algunos empresarios se animen a modificar su modelo de trabajo”, comenta Redondo. Y añade: “Las empresas deben darse cuenta del potencial que tiene la facturación electrónica, también como fuente de un nuevo canal de comunicación entre ellas”.

Seres es una compañía perteneciente al grupo postal francés La Poste, que cuenta con un bagaje de más de 16 años en el ámbito de la documentación electrónica. “Los directivos de la compañía gala se dieron cuenta de las limitaciones que presentaba el correo de papel y comenzó a crear empresas especializadas en distintos ámbitos de la digitalización”, apunta Redondo. Hoy, Seres elabora las soluciones que permiten emitir cerca de diez millones de facturas al mes.

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