Algunas empresas, como Intel, creen que limitar voluntariamente el uso del e-mail durante un día a la semana fomenta la comunicación interpersonal, aunque hay quien duda que sea una medida eficaz. ¿Podemos pasar una jornada sin consultar el correo?

A menos que el servidor se colapse, el e-mail nunca se toma un día de vacaciones. Pero eso no frena a algunas compañías estadounidenses para que sus trabajadores participen de una jornada semanal sin e-mails.

Intel Corporationm, la multinacional informática con sede en California, lanzó recientemente su programa piloto “Viernes sin e-mails” para 150 de sus ingenieros con la esperanza de fomentar la comunicación interpersonal, según se puede leer en un una entrada del blog de Nathan Zeldes, ingeniero-jefe en Intel.

Aunque no se ha prohibido enviar e-mails los viernes, Zeldes explica que el parón trata de afrontar un problema expresado por Paul Otelli, director general de Intel, en una entrevista reciente en el Financial Times donde criticaba el hecho de que “los ingenieros están sentados a dos cubículos de distancia y se envían un e-mail en vez de levantarse y hablar unos con otros. La construcción de los cubículos en sí misma quizás impide sentarse con los demás a hablar sobre algo o colaborar.”

La intención es animar a los miembros de un grupo orgánico a que cada viernes se centren en la conversación directa (cara a cara o por teléfono) para fomentar la comunicación interpersonal dentro del grupo.

“Procesar los e-mails que vienen de otros grupos está bien; enviarse e-mails entre los miembros de un mismo grupo también está bien, cuando sea necesario. Pero, en la medida de lo posible, tratarán de pasearse más por el pasillo o de coger el teléfono,” sostiene Zeldes. El día sin e-mail también es la norma en otras empresas tecnológicas como U.S Cellular de Chicago o PBD Worldwide Fulfillment Services de Georgia.

Pero un día a la semana podría ser insuficiente para inculcar la comunicación cara a cara entre compañeros, afirma Marsha Egan, directora general de Egan E-mail solutions, de Pennsylvania. Ellos han elaborado también un programa de 12 pasos para superar la dependencia a los e-mails en el trabajo. “Decretar un día sin e-mails no ayudará mucho a frenar la avalancha de nuevos mensajes y, de hecho, podría provocar un fiasco el lunes por la mañana cuando los empleados vuelvan y se encuentren con trabajo acumulado desde el jueves,” cuenta Marsha. “Los días sin e-mail son un pequeño paso en la dirección correcta para promocionar el correo electrónico como un simple medio más de transmisión de información, pero sólo son el primer paso para resolver el problema general de la dependencia que genera el correo electrónico.”

Egan sugiere que los empleados desconecten la opción automática de enviar y recibir mensajes y que programen sus cuentas para recibir mensajes a intervalos de, como mínimo, 50 minutos. “Si alguien está esperando un e-mail importante, siempre podrá activar la recepción automática manualmente”, apunta. También opina que los trabajadores deben clasificar adecuadamente todos sus mensajes en carpetas para poder consultarlos posteriormente. Por ejemplo, conseguirán ser más eficaces titulando sus carpetas como “Acciones” y “Consulta”. La carpeta de “Acciones” es la espina dorsal de este sistema de archivo: contendrá los ítems que requerirán acciones concretas por parte del receptor. La carpeta de “Consulta” contendrá los mensajes que actualmente no necesitan de una atención inmediata, aunque pueden ser útiles para algún momento posterior.

Del mismo modo que la brevedad es la esencia del ingenio, la especificidad debe ser la esencia del asunto del e-mail, cree Egan. “Incluyendo detalles en el asunto del mensaje, ayudarás a priorizar y a clasificar al receptor.” También advierte sobre el envío de copias de los mensajes a destinatarios para los cuales esa información es irrelevante; esa es una forma de añadir tareas innecesarias.

Jim Lanzalotto, vicepresidente de Yoh Services, una firma especializada en gestión del talento de Philadelphia, cree que la política de limitar el envío de e-mails es una estrategia que vale la pena no perder de vista. Va ganando popularidad, aunque quizás es pronto para saber si se va a generalizar.

“Definitivamente, reducir el volumen de e-mails tiene sus ventajas, como animar a los empleados a que utilicen más la comunicación verbal en vez de las extrañas abreviaturas que tendemos a utilizar cuando escribimos en medios electrónicos.” Aún así, Lanzalotto sostiene que todo esto tiene un inconveniente: las cosas dichas cara a cara no se pueden guardar en ningún lado para poder contestarlas más tarde.

Acceso a la noticia: http://www.hreonline.com/HRE/story.jsp?storyId=40323987

* Felton-O 'Brien, Michael. “A day without e-mail”. Human Resource Executive Online, 17/10/2007. (Artículo consultado on line: 30/10/2007)

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