Para evitar que la rumorología se extienda en la empresa y decaiga la productividad, nada mejor que informar al trabajador en todo momento de las novedades que se producen en la empresa, para lo que la tecnología se ha convertido en el mejor aliado.

“Me han dicho que nos trasladamos”, “me he enterado de que despiden al jefe”, “la compañía va a cerrar”. Cientos de chismes y rumores corren cada día entre los empleados de las compañías de todo el mundo cuando se reúnen a tomar el café o en la calle mientras se fuman un cigarro. Sin embargo, lo peor es que muchas de estas noticias, además de ser falsas, distraen al empleado de su principal objetivo: ser productivo para la empresa.

Para evitar este tipo de situaciones, los expertos recomiendan establecer distintos canales de comunicación con el empleado y ofrecer información clara y transparente. Una revista corporativa o una intranet donde los trabajadores puedan plantear preguntas son algunas de las herramientas utilizadas por la mayoría de las grandes empresas.

Soluciones más modestas pueden ser la creación de una página web con noticias corporativas, el empleo del correo electrónico para solucionar las dudas de los empleados o la edición de un blog, aunque no son las únicas. Además, a medida que el comercio se ha globalizado, la necesidad de comunicación con un mayor número de actores ha aumentado, por lo que clientes y proveedores, entre otros, también requieren más información sobre lo que pasa dentro de la una compañía. Nunca antes había sido tan importante la necesidad de una comunicación regular y, sobre todo, controlada, según apuntan los expertos.

Las compañías han asimilado rápidamente las nuevas funcionalidades de la telefonía móvil, las agendas electrónicas o la banda ancha, entre otras cosas, pero, especialmente las pequeñas y medianas empresas aún son reacias a adentrase en las nuevas oportunidades que presenta Internet. “Temas como la web 2.0 (el tipo de páginas web en las que los usuarios participan en los contenidos) se dirigían, hasta ahora, casi en exclusiva al público general, pero pocos negocios han sabido aprovechar bien estas tendencias”, indica Luis García de la Fuente, director general de LastInfoo. “Las empresas pueden aprovecharse ahora de que el avance de las nuevas tecnologías ha logrado reducir mucho sus costes”, añade.

En la actualidad, sólo el correo electrónico, las páginas web corporativas y las teleconferencias son empleadas habitualmente por las compañías españolas como herramientas para compartir información entre los compañeros de trabajo y los socios.

“Las empresas confunden colaboración con comunicación. Las herramientas digitales son perfectas para extraer información y comunicarla directamente a muchas personas, pero es necesario unificar de manera inteligente la información”, explica Jordi Griful, director general en España de la consultora tecnológica Avanade. Y continúa: “Las empresas están reconociendo ahora que han estado centradas en el correo electrónico y las páginas web, y querrían comenzar a adoptar herramientas verdaderamente colaborativas para ayudar al personal a trabajar de una forma más eficiente”.

Un estudio de Avanade muestra que, en España, sólo el 23% de las empresas entrevistadas considera que dispone de una estrategia de colaboración digital elaborada e implementada en su totalidad, aunque el 87% afirma que convierte a las compañías en un lugar más atractivo para trabajar, “puesto que proporciona una mayor libertad”, señala Griful.

Las publicaciones online pueden servir de periódicos colaborativos (permitir que otras personas inserten comentarios a los artículos publicados); de blogs (con un carácter menos informativo, que busca la participación de los lectores); como boletín publicitario para los clientes; o como medio de comunicación interna, exclusivo para empleados, proveedores o socios. La versatilidad de los distintos tipos de web facilita que cada empresa disponga de una serie de herramientas con las que llegar a todo su público sin tener que incurrir en gastos que no pueda asumir.

Expectativas

Pese a todo, la eficacia de cualquier medio de comunicación en una entidad depende “de las expectativas con las que se elabore el proyecto. Las empresas deben ser realistas con los resultados que esperan lograr”, indica García de la Fuente. También la calidad de la información publicada en ellos es esencial para lograr que la revista, periódico, sitio web o canal televisivo se conviertan en un modo de hacer de la plantilla de una entidad un verdadero equipo”.

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