La informática casa al máximo los turnos y horarios con el cumplimiento de convenios y las peticiones de empleados. Los nuevos instrumentos informáticos permiten involucrar al empleado en la gestión de turnos, promociones y traslados en la empresa.

Nada es ya como antes a la hora de organizar las complejísimas tablas de turnos y horarios en grandes empresas y organismos públicos. GPT es el nombre de una de esas aplicaciones informáticas que, gestionando y planificando los engorrosos turnos de trabajo en hospitales, han revolucionado una pesada maquinaria inscrita en la antigua cultura laboral. La ha desarrollado la empresa ILOG y su funcionamiento, para el lego en la materia, es sorprendente. El sistema facilita la generación automática de lo que sus creadores llaman "la cartelera de turnos" para una unidad en un periodo concreto de tiempo. Para ajustar esa cartelera usa una herramienta de "creación de escenarios", para lo que se sirve de cuatro parámetros principales: los distintos tipos de turnos existentes en la organización del trabajo; las exigencias diarias de presencia de personal por cada turno fijado por la empresa; las reglas del convenio o convenios laborales involucrados, y las preferencias personales de los trabajadores.

Tras consultar y comparar en una ventana de la aplicación cuáles son esas demandas de presencia, los empleados pueden introducir sus peticiones, una vez rastreadas las opciones que más se les adecuan. Los responsables de cada unidad hospitalaria introducirán luego las modificaciones posibles que encajen con las necesidades de la organización y los deseos del trabajador. El objetivo es mejorar el servicio a los pacientes, al tiempo que se busca crear un clima laboral lo más positivo posible, en un entorno de gran dificultad, debido, como indica Ettiene Bertrand, director general de ILOG en España, "a que en un hospital el trabajo nunca se para y hace falta de manera permanente no sólo personal sanitario, sino también colectivos de lavandería, cocina y limpieza".

"Es necesario gestionar una gran complejidad, muchas unidades, muchos colectivos profesionales, por lo general varios convenios y, con todo ello, lograr una permanencia continua de los empleados", prosigue. La herramienta GPT permite además introducir incidencias inesperadas según un catálogo predeterminado; avisa de los incumplimientos de la normativa cuando se están elaborando los turnos, y ofrece a los responsables hospitalarios un amplio conjunto de informes sobre actividad del empleado, niveles de absentismo, cubrimiento de vacaciones y movimientos de la plantilla. Cuenta asimismo con diversos contadores, que reflejan el número de noches trabajadas por cada empleado, los días libres que tiene pendientes y los fines de semana disfrutados, aunque se pueden crear otros criterios de recuento.

Desde 2004 GPT está operativo en el hospital madrileño de La Paz, con 4.000 empleados y varios convenios colectivos. Desde ese año ha ido incorporándose también a los ocho nuevos hospitales públicos de Madrid. Asimismo ILOG trabaja en un macroproyecto de gestión de recursos humanos con el Gobierno de Aragón en materia de justicia, sanidad y educación, y ha creado una aplicación destinada a la planificación del trabajo en la red de metro de Madrid. Todo bajo premisas similares a las herramientas de los hospitales. "En 1995 hacían falta 25 personas a tiempo completo sólo para calcular las planillas diarias del metro, que encima tenía una red tres veces menor que la actual; hoy cinco personas se bastan, el resto lo hace la informática", afirma el directivo de ILOG.

"Estas herramientas están generando un cambio de cultura laboral, al involucrar al empleado en la gestión de los recursos humanos; antes se limitaba a sufrir las políticas de las empresas, ahora se ve como un actor y no como un sujeto pasivo", esgrime Stephan Scape, director general para España y Portugal de HR Access, multinacional del sector que se encarga de la gestión de recursos humanos de Carrefour en España. "Los empleados se vuelven parte activa, pueden pedir cursos en la intranet, emitir su candidatura cuando hay un puesto vacante o participar en procesos de evaluación, y esto al final ayuda a retener a los trabajadores de calidad", dice.

En Carrefour, con una plantilla de 55.000 personas en España, la informatización de la gestión de los recursos humanos resulta muy beneficiosa para la movilidad geográfica, una política que se aplica a los 5.000 mandos intermedios. Germán García, responsable de estos sistemas en el departamento de Recursos Humanos, indica que el programa "permite conocer de primera mano qué desean las personas, lo que ayuda en materia de traslados, ya que a veces hay plazas muy deseadas y otras poco queridas. Nos permite aproximar a la gente a las localidades en las que quiere vivir y retener el talento".

Objetivos y retribuciones

García resalta los beneficios de estas herramientas a la hora de las promociones y evaluaciones. HR Access proporciona a Carrefour una aplicación que sirve para valorar el desempeño profesional y ver en qué puesto está mejor capacitado cada empleado y poder promocionarle llegado el caso. En ella los responsables de área introducen, previo consenso con el trabajador, los aspectos positivos observados, las mejoras pendientes, un plan de acción con objetivos y plazos, y las expectativas que el empleado declara. Recursos Humanos recopila y evalúa cada expediente sin salir del programa informático. Entre los desarrollos futuros de estas aplicaciones, Scape destaca su utilidad para "todos los temas de retribución variable, cada vez más complejos". Se trata, señala, de algo que "aunque ahora afecta sobre todo a altos cargos, se va a ir extendiendo a otros empleados".

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