Una sentencia del Supremo estima que las compañías deben informar a los empleados de su política en este ámbito, opinión respaldada por 9 de cada 10 empresas. El 70% apuesta por un uso sin restricciones de las herramientas informáticas.

Qué pasa si el trabajador de una compañía manda mensajes electrónicos con información confidencial al presidente de la competencia? ¿Y si una recepcionista enganchada el Messenger desatiende sus labores profesionales? Son casos reales. Las empresas tienden a la tolerancia en el uso de las nuevas tecnologías que ponen a disposición de sus empleados; sin embargo, y cada vez más, quieren estar preparadas por si surgen los problemas.

Los límites entre el derecho a la intimidad de los trabajadores y el control por parte de las compañías del uso de las herramientas informáticas no siempre han estado claros. La última sentencia del Tribunal Supremo (del 26 de septiembre) acerca de este asunto arroja algo de luz a las organizaciones en el control de los ordenadores y el correo electrónico. En primer lugar, el tribunal deja claro que la vigilancia de los sistemas informáticos, así como su alcance, son potestad de la compañía. Aunque resulta fundamental que ésta cuente con un modelo de uso de estas tecnologías establecido antes de que se produzca cualquier incidente y un protocolo de actuación en caso de que existan sospechas de una mala utilización de las mismas. Además, se deben mantener informados a los empleados de los usos permitidos y los métodos de control, así como tener una prueba de aceptación de las políticas de la empresa en este campo por parte del trabajador.

Financiero y farmacéutico

Según una encuesta elaborada por Landwell-PwC, que fue presentada en un desayuno de trabajo celebrado ayer en Madrid, el 90% de las compañías apuesta por comunicar y obtener una prueba de aceptación de sus normas, frente al 10% que creen que es suficiente con informar. Los expertos, por su parte, aconsejan que la obtención de la aceptación se haga en el momento de la firma del contrato laboral. 'Nadie quiere convertir su empresa en un búnker, se busca un trato humano y que haya buen clima laboral; así, se establecen ciertas normas, pero sin estar constantemente vigilando. El problema a veces es que el relax por parte de los trabajadores hace que se interprete esto como tolerancia y se puede producir un abuso ', afirma el socio de Landwell, Javier Ribas.

Si bien es cierto que en la mayor parte de las empresas ha aumentado la preocupación por este asunto, los expertos afirman que los modelos a aplicar deben estar adaptados al sector y a las funciones de los profesionales. 'El umbral de seguridad depende mucho del sector. En el financiero y farmacéutico, por ejemplo, existen muchas limitaciones por la seguridad; el sector editorial o de prensa requiere mucha más libertad ', comenta Ribas.

Así, el primer paso es fijar el grado de permisibilidad que la empresa quiere dar a sus empleados (prohibición de uso personal de las herramientas informáticas, ningún tipo de restricción o un uso moderado para asuntos personales). A partir de ahí, el departamento informático y el de recursos humanos deberán hablar de la problemática y trabajar en torno a dos líneas de actuación: la prevención y la actuación en caso de sospecha o de registrarse alguna infracción.

Según los datos de Landwell, el 70% de las empresas apuesta por un uso sin restricciones de las herramientas informáticas y ninguna opta por la prohibición total del uso personal de estas tecnologías. Además, el 25% no tiene ningún tipo de protocolo de actuación en caso de producirse una mala utilización. Aún queda mucho por hacer.

Opciones:

  • 70% de las empresas apuestan por un uso sin restricciones de internet en el trabajo.
  • 90% de las compañías creen que hay que acreditar la aceptación de las normas.
  • 25% de las organizaciones no tienen un protocolo para intervenir los ordenadores.

La tolerancia se impone en la mayoría de las compañías

No vale la ausencia de control, pues en caso de surgir algún problema y tener que proceder al registro del ordenador de un empleado, la intimidad de éste se antepondría a la seguridad de la compañía en un tribunal. Pero las empresas no creen en la total prohibición.

La multinacional Kimberly-Clark apuesta, como muchas otras empresas, por un uso personal moderado de las herramientas informáticas. 'Controlamos el peso de la memoria que archiva la gente, ya que supone un coste para la compañía y en cuanto al uso de internet y del correo personal tenemos algunos filtros que no permiten el acceso a determinados contenidos que consideramos no necesarios para el trabajo ', señala Juan José Guajardo-Fajardo, responsable de recursos humanos de la compañía. La empresa cuenta con una política definida del uso de las herramientas de trabajo de la que se informa al trabajador en el momento de la instalación del equipo informático.

'Somos conscientes de que existe un cierto uso personal de estas herramientas, pero si es ético y puntual es algo que se permite ', comenta Guajardo-Fajardo.

Un justo control

Para que la empresa realice una intervención en el ordenador de un trabajador es importante que exista una sospecha razonable o una necesidad real de la utilización de los archivos de un empleado, ya que los límites de la intervención se encuentran en la dignidad de los empleados. Los aspectos que justifican el control son:

  • La protección del sistema informático de la compañía es uno de los principales factores que justifican la intervención del equipo de un profesional.
  • Garantizar la continuidad del trabajo caso de ausencia de un empleado.
  • Prevención de la responsabilidad frente a terceros en caso de un mal uso del equipo.
  • Comprobación del uso laboral del sistema por parte del empleado.
  • No retribución de actividades no relacionadas con el trabajo.

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