Estos planes dan a los empleados la capacidad de decidir sobre la compensación y beneficios que reciben. De este modo, la retribución puede ser más atractiva para una fuerza de trabajo cada vez más diversa y de mayor edad sin incrementar los costes.

Para el empleado, los beneficios son claros y evidentes. Y también para la empresa que, gracias a un plan flexible, puede alinear la estrategia retributiva con las estrategias organizativas y de RH. La compensación puede encajar con las necesidades de una fuerza de trabajo cada vez más diversa y de mayor edad y asegurar la inversión realizada mediante un mejor enfoque de los beneficios: permitirá a la organización hacer más atractivas sus compensaciones sin incrementar los costes. Estas ventajas, entre otras, pueden generar una mejora del compromiso de los empleados y una mejor percepción del valor que tiene su plan retributivo.


¿Cómo hacerlo exactamente?

1.Escoger a las personas para hacer el plan
A causa de la complejidad y los plazos de tiempo asociados, es importante crear un equipo para gestionar todo el proyecto. Este equipo será responsable de asegurar un marco estructurado para que la implementación y los problemas de infraestructura sean resueltos cuanto antes. La iniciativa podrá entonces ser introducida más rápidamente, con medidas definidas y claras para llegar a buen puerto.

2.Evaluar la viabilidad
La clave para escoger e implementar un buen plan de retribución flexible es establecer una estrategia clara vinculada a los objetivos generales de la organización. En parte, es asegurarse de que el nuevo plan apoyará y realzará la estrategia de compensación. Esta estrategia implica tener en cuenta cómo afectan algunos asuntos económicos y de mercado importantes sobre el modo en que se aplican los beneficios flexibles. Además de estos aspectos más externos, las preocupaciones tradicionales de RH también tienen que ser aspectos como la comunicación, la administración, la externalización, las tecnologías de la información y las infraestructuras.

Identifica, hasta donde sea posible, los beneficios financieros, costes y riesgos del plan en todas esas áreas, y establece las medidas que utilizarás en el futuro para evaluar y monitorizar el plan.

Cuantifica todos los ahorros potenciales primero, incluyendo tanto los directos como los indirectos.

Para cada elemento, asegura que se han previsto todos los ítems y eventualidades. Utiliza un buen modelo para analizar el riesgo asociado con cada elemento del plan.

3.Tener los números para que todo cuadre
Los beneficios que se van a incluir en el plan (esto afecta especialmente a los planes de pensiones) deberían basarse en datos cuantificables y no en deseos individuales. Por ejemplo, tendría que haber un sólido vínculo entre salario, bonificaciones y beneficios flexibles.

Luego, asegurar que sea cual sea la estrategia desarrollada se puede comunicar de manera efectiva y que la administración, tecnología e infraestructura puedan soportar dicho diseño.

4.Construir el plan
El plan de retribución flexible tendría que ser construido desde el momento de su aceptación para ser completado antes de su puesta en marcha efectiva. Quizás tengas que negociar con los actuales proveedores de beneficios para alinearlos con el nuevo plan. Asegúrate que todos los aspectos del plan, diseño, financiación, selección del proveedor y medición del rendimiento, son contrastados continuamente con las mejores prácticas.

Averigua los beneficios más nuevos y adecuados para incluirlos en el plan y negócialos con los proveedores para asegurar una buena inversión. Asegúrate de que se dispone de todas las opciones de sacrificio salarial a cambio de los beneficios más relevantes, que éstas están al alcance de todos los empleados y de que se han previsto todos los conflictos de intereses posibles.

5.Tener en cuenta la legislación
Es importante comprender claramente todos los aspectos vinculados a los impuestos y a la Seguridad Social de cada producto seleccionado, el efecto de mezclar en un mismo paquete beneficios diversos y el uso del salario o las bonificaciones en opciones diversas de inversión en fondos. Considera si se debe hacer cualquier cambio entre los términos y condiciones del nuevo plan para acomodarlo e implementarlo del mejor modo posible. Asegúrate también de que no se crea ninguna discriminación indirecta potencial durante el diseño.

6.Concentrarse en una comunicación clara
Recuerda: si en un principio te parece complicado, imagínate lo difícil de entender que será para los empleados. Construye una estrategia de comunicación clara, simple y efectiva (especialmente cuando tratemos de todo lo relacionado con el paso 5). Esta comunicación debería tener en cuenta los objetivos originales identificados en el estudio de viabilidad, para asegurarse de que no se omite nada.

Esta “venta” tendría que poner énfasis en los aspectos de compensación total, uniendo los distintos beneficios y asegurarse de que se presentan en una única oferta. Recuerda la regla de oro de la comunicación corporativa: los empleados deben entenderlo, apoyarlo y, luego, hacerlo.

7.Integrar el sistema tanto si es interno como externo
Quizás la tarea más importante de todas es decidir si la administración del plan se lleva desde dentro o se externaliza. Sea cual fuere la decisión, seguirás necesitando dar el tiempo suficiente para instalar y probar el sistema. Las cosas deberían ir poco a poco hasta que todos los requerimientos organizativos hayan sido atendidos: la administración y la gestión deberían poderse integrar fácilmente con los otros sistemas. Si has implantado un sistema flexible tan pronto como has podido asegurar un plazo para la instalación y las pruebas, y te has asegurado que se incluye a todos los proveedores en los procedimientos generales del plan, entonces deberías poder empezar.


Puntos clave

  • Forma un equipo de gestión de proyecto desde el principio
  • Realiza un estudio de viabilidad observando todas las áreas de negocio y teniendo en cuenta los principales asuntos de RH para ver qué es más posible y adecuado
  • No te dejes llevar por las preocupaciones individuales: se debe trabajar por la estrategia organizativa como un conjunto
  • Ten en cuenta la legislación y evita crear cualquier tipo de discriminación
  • Comunica la nueva oferta de retribución flexible a tu plantilla bajo una “marca” simple, clara y fácil de entender
  • Antes de empezar, haz que las estructuras administrativas y de gestión –tanto si son internas como externas- se implanten y armonicen con los demás sistemas

Acceso a la noticia: http://www.peoplemanagement.co.uk/pm/articles/howtoimplementaflexiblebenefitsscheme.htm?name=how+to&type=section

* Hutchinson, Philip. “How to... implement a flexible benefits scheme”. People Management Online, 06/03/2008. (Artículo consultado on line: 27/03/2008)

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