Tradicionalmente, los altos directivos de las empresas han contado con sus propios despachos en la planta superior de las sedes corporativas. Sin embargo, en los últimos tiempos muchas organizaciones están optando por las oficinas de planta abierta. Sin embargo, The Economist duda de esta tendencia y afirma que los costes de tener a los ejecutivos sin un despacho propio y mezclados con sus colaboradores superan, con creces, a los beneficios.

Es una tradición de la arquitectura corporativa. Los altos ejecutivos de la empresa tienen las oficinas en la planta superior, a menudo apodada como c-suite en honor a los chiefs (o jefes) que las ocupan. Al CEO se le puede encontrar en la "oficina de la esquina", con las ventanas más grandes y las mejores vistas. El personal más júnior vive momentos de inquietud cuando se le convoca para que vaya escaleras arriba.

Algunos jefes heterodoxos evitan dicha tradición. Reed Hastings de Netflix no tiene oficina, ni en una esquina ni en otro lugar, y se instala en escritorios al azar. Ahora otras compañías más formales están haciendo lo mismo. Los ejecutivos de las oficinas de Londres del HSBC, un gigante de la banca, ya no estarán nunca más instalados en la planta 42 de la torre del grupo en Canary Wharf. De hecho, la planta se convertirá en salas de reuniones. Los altos ejecutivos trabajarán en hot-desks (o “mesas calientes”) junto con todos los demás.

Se puede dar un argumento plausible para justificar tal cambio. La moral del personal se vería afectada si los trabajadores de la organización se encontraran apiñados en oficinas de planta abierta mientras que los ejecutivos siguen aferrados a espacios cómodos con vistas panorámicas. Cuando los altos mandos se sienten junto a sus equipos, estarán más en contacto con la marcha de los proyectos y con el estado del personal. En teoría, si los ejecutivos son visibles, es más probable que los empleados se acerquen a ellos para plantearles los problemas.

Pero la presencia de los jefes también puede perjudicar la motivación. Uno de los placeres de la vida en la oficina es la libertad de disfrutar de un poco de bromas con los compañeros. Eso puede incluir alguna que otra crítica sobre la gestión. En presencia del jefe, el personal estará limitado en relación con lo que habla y en el tono de sus comentarios. Es posible que sientan la necesidad de parecer serios en todo momento, para que no se ponga en duda la calidad de su compromiso con el trabajo; después de todo, su mánager puede estar justo detrás de ellos.

También debes preguntarte si los ejecutivos realmente buscarán todas las mañanas un lugar para sentarse. Algunas hot-desks serán mucho más utilizadas que otras. Una vez que el Director Financiero haya elegido un escritorio el primer día, sus deferentes subordinados se mantendrán alejados de ese lugar en particular durante los días siguientes. Por el contrario, cualquiera que trabaje en estrecha colaboración con un ejecutivo en particular se verá tentado a elegir un escritorio cercano. El riesgo es desarrollar el síndrome de “reservar las hamacas poniendo toallas encima”. Los empleados competirán para conseguir los escritorios más cercanos (o más alejados) de unos managers en particular.

Por supuesto, el ejecutivo puede estar ausente de la oficina de planta abierta durante largos períodos de tiempo. Cualquier reunión que implique información confidencial, como un plan de negocios futuro o una revisión de carrera, deberá realizarse en privado. Por lo tanto, las salas de reuniones que HSBC está creando en la planta ejecutiva pueden terminar siendo reservadas por los managers durante gran parte del día.

Aun así, que el jefe esté presente conlleva otros problemas. Cualquiera que haya trabajado en una oficina de planta abierta reconocerá que el murmullo de los demás hablando puede dificultar a veces la concentración. Los managers pueden encontrarse con que son constantemente abordados por miembros del equipo con preguntas o problemas que deben resolver. Muchas personas recurren a los auriculares para bloquear el ruido de fondo (y señalar su no disponibilidad). Pero si los managers hacen eso mismo, corren el riesgo de parecer desconectados de sus colaboradores.

Los estudios sobre oficinas de planta abierta han demostrado que no crean los efectos de colaboración esperados. Un estudio demostró que en las empresas que cambiaron al diseño de planta abierta, las interacciones cara a cara cayeron un 70%. Como un animal atrapado en campo abierto, a muchas personas no les gusta que las observen constantemente. En ausencia de una barrera física, crean una "cuarta pared", que indica su deseo de soledad mediante expresiones faciales o respuestas breves a las preguntas.

Las personas necesitan comunicarse generalmente con miembros de su propio equipo. Por lo tanto, tampoco es probable que funcione el sistema de hot-desking para mezclar diferentes equipos con la esperanza de crear colaboración. Las personas evitarán el contacto con sus vecinos inmediatos y enviarán mensajes electrónicamente a los miembros de su equipo.

En la práctica, el principal beneficio que tiene para las empresas la adopción de un diseño de planta abierta es ahorrar dinero al agrupar a más empleados en el mismo espacio. Esto explica la predisposición de algunas empresas a permitir trabajar desde casa. Recientemente, el HSBC reveló que más de 1.200 empleados, principalmente en call centers, lo estarían haciendo de manera permanente. De hecho, el cambio de la oficina ejecutiva de HSBC es parte de un plan que tiene como objetivo ahorrar un 40% de los costes de la oficina central. Como declaró al Financial Times Noel Quinn, el CEO del banco, las oficinas de los ejecutivos estaban vacías la mitad del tiempo porque los managers estaban viajando. Como se les suele decir a los periodistas, la mejor manera de comprender lo que realmente está sucediendo es "seguir al dinero".

 

"Abolishing executive offices". The Economist, 01/05/2021 (Artículo consultado online el 06/05/2021).

Acceso a la noticia: https://www.economist.com/business/2021/05/01/abolishing-executive-offices

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