Cada vez son más las compañías que organizan planes de acogida para recibir a sus nuevas incorporaciones. Un trámite que fomenta la integración del profesional y que, a largo plazo, contribuye a retener el talento dentro de la organización.

El primer día de trabajo suele estar precedido de una mezcla de ilusión e incertidumbre, sensaciones que se acrecientan en el caso de acceder a un primer empleo. Una vez finalizados los estudios universitarios, el recién titulado duda sobre si lo aprendido en la carrera podrá ayudarle a encajar en un equipo de trabajo. Lo que muchos de estos jóvenes desconocen es que, afortunadamente, cada vez son más las compañías que ofrecen a sus nuevas incorporaciones una serie de actividades para que su integración en el ambiente laboral sea lo más rápida y efectiva posible. "El objetivo es que el empleado se adapte con más facilidad a su nuevo puesto y entorno de trabajo, para reducir su estrés inicial y minimizar los índices de rotación de la empresa", explica Raúl Grijalba, director ejecutivo de operaciones de Manpower, que asegura que "el número de empresas que ofrecen este tipo de recibimiento va en aumento, sobre todo si nos centramos en multinacionales y firmas con filiales en el extranjero".

Para algunas organizaciones, los procesos de acogida constituyen un pilar clave dentro de sus modelos de gestión de talento. Éste es el caso del grupo Banco Popular, donde estos planes "suponen un punto de partida sobre el que vertebrar el desarrollo futuro del profesional en la entidad", explica José Luis Manso, director de recursos humanos de la firma bancaria.

Los programas de acogida de Banco Popular se estructuran en tres fases, en las que el joven está acompañado de un mentor –que, generalmente, es director de una sucursal diferente a la suya– que le ayuda a acortar el proceso de integración: antes de su incorporación, el profesional participa en una reunión de presentación en grupo en la que recibe un paquete de bienvenida; el primer día, el empleado asiste a un centro de formación, donde se simulan las principales operaciones que desempeñará en su puesto de trabajo; y, finalmente, durante los siguientes dos años, realiza un itinerario formativo compuesto de seis programas. "Con este recorrido, queremos orientar al nuevo profesional en aquellos aspectos que son clave en el negocio, así como en los valores, la cultura y la organización de nuestro grupo", señala Manso.

Una política similar es la que desarrolla la firma de envío de paquetería MRW. El día que se incorpora un nuevo empleado, un panel ubicado junto a la recepción de la oficina se ilumina con su nombre a modo de bienvenida. "Una vez en su departamento, se le informa de que un compañero va a actuar como su tutor personal durante las primeras semanas, para evitar que coma solo, para presentarle al resto de la plantilla y resolver cualquier duda que le pueda surgir durante la fase de inmersión en la empresa", explica Silvia Vilchez, directora de relaciones corporativas de la firma de mensajería.

En las semanas posteriores, el nuevo empleado realiza una visita institucional a la central en compañía del director de relaciones externas, donde se le explica la historia y funcionamiento interno de la firma. "Una vez finalizada esta presentación, el trabajador dispone de un día para visitar los departamentos de la central. Es lo que identificamos como fase de vagabundeo", prosigue Vílchez, que explica que uno de los objetivos de esta política es que "el nuevo empleado detecte posibles mejoras en los procesos establecidos. En caso de ser aprobados por el comité de dirección, estos avances serán incentivados con 323 euros".

El sector de la distribución cultural también cuenta con firmas que desarrollan este tipo de programas. Un ejemplo es el Plan de Integración para nuevas incorporaciones de las tiendas Fnac, que contempla desde el respaldo que los compañeros (o padrinos) deben mostrar al nuevo empleado, hasta los itinerarios formativos y visitas que le ayudarán a adaptarse al entorno laboral. La compañía eléctrica Iberdrola, por su parte, organiza programas de acogida e integración desde el año 1997. Su plan para recién titulados consta de una fase presencial de cinco días, durante los que el empleado asiste a ponencias y presentaciones que exponen la visión global de la empresa. El recibimiento se completa con un curso online de 30 horas sobre conocimientos básicos del sector eléctrico.

Una política rentable

Pero, ¿hasta qué punto la organización de este tipo de recibimientos resulta rentable para la empresa? Fermín Díez, director de recursos humanos de Start People, lo explica así: "El 4% de los empleados abandona un nuevo trabajo después de un día desastroso: sin claves de acceso a su ordenador, ignorando cuáles van a ser sus funciones, etcétera". El directivo incide en que esta pasividad puede costarle caro a la compañía, porque "los estudios demuestran que, de media, el reemplazo de un profesional cuesta 1,5 veces su salario".

Conscientes de esto, los proveedores de recursos humanos –como Randstad, Manpower, la propia Start People y Adecco– se han subido al carro de los planes de acogida. Estas firmas no sólo confeccionan procesos para sus empresas clientes, sino que ofrecen programas ambiciosos a sus propios empleados. Así, Randstad proporciona a sus nuevos profesionales un plan de acogida de dieciséis semanas, que consta de diferentes módulos sobre la cultura, valores, herramientas y procedimientos de la firma, y un curso de formación impartido en las oficinas centrales. Manpower pone a disposición del empleado un kit de presentación de la compañía y un orientador que le explique las funciones que deberá desarrollar en su puesto. Start People, por su parte, combina la formación presencial y a distancia de sus futuros empleados, con la entrega de un manual de acogida. "Estos planes contribuyen a que el profesional se indentifique con la compañía y alimente un sentimiento de pertenencia", asegura Fermín Díez.

"Las organizaciones son cada vez más conscientes de la impacto que estos procesos tienen en sus políticas de retención de talento, por lo que la tendencia a utilizarlos aumenta, sobre todo en el caso de los perfiles cualificados", recuerda Grijalba.

Pero el empleo de estos programas no se reduce sólo al perfil del recién titulado. La consultora Cátenon, especializada en selección de directivos, explica que sus clientes desarrollan planes de acogida que constan de dos módulos: presentación de la compañía y formación en aspectos generales y específicos de la posición a cubrir. En este sentido, "las empresas están descubriendo que su equipo humano es el factor que las diferencia de la competencia y reconocen que serán más atractivas cuanto más inviertan en sus profesionales", declara Cristina Villanova, directora de márketing de Cátenon en España.

Para elaborar un buen proceso de acogida, Yolanda Hernández, directora técnica de Adecco Training, recuerda que se deben combinar tres ingredientes fundamentales: tutorización, programa de e-learning y plan de impacto emocional a través de actividades extralaborales (como las de outdoor), que animen a que el nuevo profesional se integre rápidamente en la organización. "El éxito de estos programas radica en el feedback que generan con la persona incorporada y requieren comunicación entre ésta y sus superiores desde el primer día", concluye Díez. Sólo así la compañía convertirá un proceso de acogida en una inversión de futuro y el profesional conseguirá que su inmersión en la empresa no sea una experiencia, de entrada, nefasta.

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