Las organizaciones dan cada vez más importancia a los procesos de incorporación de los nuevos empleados, ya que tienen influencia directa sobre las tasas de retención del talento. Según la revista Workforce.com, los planes de acogida deben ser estructurados para aportar coherencia al desarrollo de la experiencia del empleado desde su primer contacto con la empresa.

En la empresa Brad’s Deals, un portal de compras online de EEUU, no siempre tuvieron un programa de acogida formal. Las nuevas personas contratadas tenían reuniones con el Director de Selección y Recursos Humanos, pero faltaba algo que pudiera mejorar la experiencia del empleado, explica Jessica Adams, Vicepresidenta de Personas en Brad’s Deals y Workforce Game Changer 2018.

"Pasas mucho tiempo tratando de encontrar la opción adecuada para tu organización en un entorno de reclutamiento realmente competitivo,” afirma. "Por lo tanto, debes trabajar para que las nuevas contrataciones se sientan bienvenidas e integradas como parte del equipo lo antes posible."

El compromiso de los empleados comienza al inicio del proceso de selección y continúa a través de la incorporación, explica Jennifer Duff, Cofundadora de Totem Consulting, que ha creado muchos programas de acogida para sus clientes. Estas experiencias que suceden desde el principio sientan las bases del modo en el cual los empleados se involucrarán con la organización para avanzar.

Las nuevas incorporaciones evalúan en parte su nuevo empleo preguntándose si trabajar en esta empresa está siendo realmente lo que se les prometió durante el proceso de reclutamiento, explica Duff. Esa es la razón por la cual los empleadores deberían pensar más profundamente en la incorporación, más allá de las tareas básicas de Recursos Humanos como la firma de documentos.

Si los empleados se convencen de la organización a través del proceso de reclutamiento y después la experiencia de acogida no cumple con sus expectativas, puede haber impactos negativos para las empresas. Pueden experimentar altos índices de rotación porque los nuevos empleados decidan irse pasados unos meses. Para evitarlo, las organizaciones tienen el poder en esos primeros meses de dar forma a la experiencia del nuevo empleado, en lugar de dejar que otras partes marquen la pauta.

Tu cronograma de incorporación

El proceso de incorporación de Brad’s Deals ha cambiado a lo largo de los años a través de un proceso que posibilita el feedback y una mejora constante.

Antes de que se incorporen las nuevas personas, estas reciben al menos tres llamadas telefónicas o correos electrónicos de Recursos Humanos. A través de estas comunicaciones se explica lo entusiasmado que está el equipo con el hecho de que pasen a formar parte del personal de la organización y se ofrece información acerca de la hora a la que deben llegar y cómo deben vestirse en su primer día, explica Adams. Mientras tanto, antes de la fecha de incorporación del empleado, el jefe de cada uno de los ocho departamentos de la organización se sienta y decide, en función del papel del nuevo trabajador, quiénes son las personas de cada departamento a las que es más importante que conozca durante sus primera, segunda y tercera semanas.

Las preguntas que las personas formulan durante la primera semana son muy diferentes a las que plantean al final del primer mes, afirma Adams. Si bien tienden a formular preguntas más generales al principio, cuanto más tiempo permanecen en la organización, más centradas son sus preguntas en base a lo que han observado sobre su trabajo o en el conjunto de la oficina. Por eso, es importante reunirse semanalmente con personas de los distintos departamentos.

Más allá de estas reuniones, Brad’s Deals se pone en contacto con los nuevos empleados después de las primera, segunda y cuarta semanas a través de encuestas online. Las preguntas incluyen: ¿Cómo te va? ¿A quién has conocido? ¿De qué otra manera podemos ayudarte? y ¿Qué preguntas tienes todavía? Además, los nuevos empleados también tienen reuniones cara a cara con su manager después de tres meses y pasado un año, comenta Adams.

"Según la literatura tradicional, se considera a alguien un nuevo empleado durante tres meses, pero creo que también sería beneficioso prolongar esa consideración durante su primer año,” explicó. “Toda compañía tiene su temporada de mucho trabajo, y su temporada más baja. Puedes seguir considerando a un empleado como nuevo hasta que llegue experimentar todo el ciclo que atraviesa tu organización cada año.”

Brighid Courtney, Responsable de Clientes en Wellable -un proveedor de servicios de Wellness corporativo- y parte del profesorado de WELCOA Institute, creó el primer procedimiento de incorporación de Wellable e incluyó un cronograma bien pensado.

En sus primeras dos semanas, las nuevas contrataciones de Wellable tienen "las reuniones destacadas del día" en las que se reúnen con los diferentes departamentos y aprenden sobre lo que hacen y cómo contribuyen a los objetivos generales de la empresa. Luego, los nuevos empleados reciben una tarea para el día basada en dichas reuniones. Por ejemplo, un nuevo empleado de gestión de proyectos se reúne un día con el equipo de atención al cliente. Puede sentarse con los empleados de soporte y conocer algunos de los problemas que los usuarios tienen con algún tipo de software. Luego, su tarea podría ser responder a algunas incidencias de usuarios para ayudarles a comprender mejor la experiencia del usuario.

"Estás buscando crear un ambiente de colaboración, por lo que es importante que las personas que se incorporen puedan construir esas relaciones desde el principio para asegurarte de que siempre podrán ir allí en busca de ayuda o recursos,” afirma Courtney. La compañía también se debe asegurar de espaciar estas reuniones y tareas para que el empleado no se vea abrumado por la nueva información, añade.

El valor de un feedback constructivo

Aunque el feedback de los empleados es valioso en cualquier proceso, resulta especialmente relevante cuando una empresa está comenzando algo nuevo, afirma Courtney. Hay espacio para crecer y ajustar cualquier aspecto que deba mejorar.

En Brad’s Deals utilizan sus registros regulares de las nuevas contrataciones tanto para asegurarse de que el empleado tiene respuesta a sus preguntas como para recibir feedback que permita saber dónde hay margen para mejorar el proceso de incorporación, explica Adams. Además, la empresa también utiliza el feedback de los candidatos que no fueron seleccionados para realizar mejoras.

"Recibir comentarios de personas que no fueron contratadas es valioso para garantizar que somos claros, auténticos y realistas cuando hablamos de proyectos y oportunidades y de las expectativas que hemos puesto en alguien,” afirma.

"La acogida viene tan condicionada por las fases de preincorporación y de reclutamiento que realmente hay que tenerlas en cuenta antes de que alguien ni siquiera cruce la puerta de tu organización,” comenta Adams.

Orientación general para empleadores

Aunque este proceso puede parecer abrumador para las organizaciones que están creando su primer programa formal de incorporación, Duff les recomienda que no traten de asumir demasiadas cosas. Lo mejor que pueden hacer es aplicar pequeñas mejoras de manera consistente e iterativa a lo largo del tiempo, explica.

Para ser prácticos, la organización podría realizar algún cambio en el proceso de incorporación una vez al mes. Eso puede implicar algo tan sencillo como hacer que el CEO envíe un correo electrónico de bienvenida o enviar regularmente una simple encuesta de opinión.

"Hay gente que tiene miedo al ver un programa así. Yo trato de animar a mis clientes a que lo perciban como pequeños cambios impactantes, puesto que así se acostumbran a pensar que las cosas pequeñas se pueden hacer y que el feedback se puede implementar rápidamente,” explica. "Se trata de ir construyendo pequeñas victorias."

Crear un cronograma flexible es una de las partes más importantes de hacer un programa formal de incorporación, afirma Courtney. "Para los que cuentan con un presupuesto limitado, el tiempo es un recurso muy valioso,” dice. Las organizaciones deben asegurarse de dar a los nuevos empleados el tiempo suficiente para trabajar en las tareas que necesitan completar. También es positivo que haya espacio dentro de su horario para hacer ajustes y cambiar el cronograma, si es necesario. Ella sugiere que las empresas planifiquen cuidadosamente ese primer mes con la flexibilidad en mente y propongan el objetivo y las metas más importantes a los nuevos empleados para alcanzar en ese período de tiempo.

Utilizar la coherencia para ayudar en los índices de retención y abandono es una parte importante de la estrategia general de Brad’s Deals, explica Adams. Su proceso basado en que las nuevas contrataciones se reúnan con personas de cada departamento asegura que todos los nuevos empleados tienen las mismas reuniones, que estas duran lo mismo y que les proporcionan la misma información. De todas formas, la importancia de la coherencia empieza mucho antes de estas reuniones.

"Si no establecemos unos parámetros de nivel durante el proceso de entrevistas, posteriormente los nuevos empleados se sorprenderán o no quedarán muy contentos,” afirma. Como profesionales de Recursos Humanos sabemos que lo peor es que un empleado se sorprenda de las cosas que experimenta o del mensaje que recibe.

 

Burjek, Andie. "How to create a formal onboarding program". Workforce.com, 20/02/2020 (Artículo consultado online el 26/02/2020).

Acceso a la noticia: https://www.workforce.com/news/how-to-create-formal-onboarding-program

 

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