Uno de los mayores inconvenientes del trabajo en grupo es que, a menudo, sus miembros actúan como si todo el mundo que trabaja en un proyecto fuera igual. Por eso, Fast Company propone que en cualquier equipo de trabajo que quiera llegar al éxito se definan cinco roles fundamentales: el decisor, el editor, el escriba, el planificador y el presentador. 

Muchos de los hábitos que desarrollas y que influyen en tu productividad laboral vienen determinados por tu educación. Desafortunadamente, para la mayoría de nosotros la educación ha sido un deporte individual, mientras que nuestra vida profesional es, en realidad, un deporte de equipo. Como resultado, tenemos que aprender a trabajar con los demás de manera más efectiva. (Solo pregúntale a cualquier persona a la que le haya tocado cargar con la parte del león de una presentación grupal). 

Uno de los mayores inconvenientes del trabajo en grupo es que, a menudo, sus integrantes actúan como si todos los que trabajan en un proyecto fueran iguales. Esto es particularmente cierto en los entornos de trabajo que se consideran a sí mismos amigables, ya sea porque las personas que allí trabajan no quieren dar ordenes a sus compañeros o porque no les gusta dar tareas a otras personas que les puedan hacer sentir con un estatus inferior.

Sin embargo, cualquier equipo de éxito necesita que las personas asuman roles. No todos en la banda pueden ser el guitarrista principal (y, yo mismo, como saxofonista, puedo asegurar que jugar un papel más secundario en la sección de instrumentos de viento es la bomba). Eso significa que debes conocer algunos de los roles clave que las personas tienen que asumir y luego asegurarte de que dichos roles estén ocupados por personas que puedan desempeñarlos bien.

LOS CINCO ROLES DE CUALQUIER EQUIPO

Un rol clave es el del decisor. Una persona debe tener la responsabilidad de ser el juez final de las preguntas clave que surjan. El decisor podría optar por dejar que el grupo vote sobre ciertas cosas o tener discusiones con los miembros del equipo para llegar a un consenso. Sin embargo, el grupo debe tener a alguien que finalmente tenga la autoridad para tomar una decisión que el resto del equipo aceptará.

Un segundo rol clave es el del editor. Cuando los grupos presentan su trabajo a otros, a menudo hay un informe que lo acompaña. Aunque varias personas diferentes pueden contribuir en las secciones del informe, en última instancia debe leerse como si se tratara de una sola voz. Una persona debe tomar la iniciativa de enlazar el informe de manera coherente y que no se vea como parcheado al azar.

Los grupos también necesitan a un escriba. Los grupos coordinan su actividad en reuniones. Desafortunadamente, en muchas reuniones, todos participan en la discusión y nadie toma nota o elabora una lista con las decisiones que se tomaron. El escriba del grupo debe guardar unos minutos para hacerlo en cada reunión. Si alguien se ofrece como voluntario para realizar la tarea, se le debe recordar posteriormente. Si se toma una decisión clave, se debe anotar. El escriba debe publicar a posteriori los resultados de la reunión en algún lugar al que todos tengan acceso.  

Los buenos equipos también tienen a un planificador. La organización tiene dos elementos -uno de ellos es obvio y otro no tanto.

El aspecto obvio de la planificación es que se debe hacer una lista clara de las tareas que deben realizarse y una persona debe ser responsable de asegurarse de que al menos un integrante del equipo está llevando a cabo cada una de esas tareas.

El aspecto menos obvio de la programación es que las personas difieren en el nivel de energía motivacional que les queda. Es lo que los psicólogos denominan nivel de activación mental. Las personas con mucha energía tienden a hacer las cosas temprano, puesto que canalizan esa energía para hacer lo que tengan en su lista de tareas pendientes. Las personas que tienen menos energía a menudo necesitan presión externa, como un plazo, para asegurarse de que completan lo que han empezado.

El problema es que hay un nivel ideal de energía para completar el trabajo. Cuando se tiene muy poca energía, es difícil comenzar una tarea y mantener el interés en ella. Cuando se tiene demasiada, la gente puede entrar en pánico y no trabaja de manera efectiva. Esta relación en forma de ‘U’ entre la energía y el rendimiento se descubrió a principios del siglo XX y se llama Curva de Yerkes-Dodson

Uno de los trabajos más difíciles que debe hacer un planificador es tratar de mantener a todos trabajando en el punto óptimo de dicha curva. Eso significa que a las personas que tienen poca energía se les deben dar fechas de entrega límite falsas para que completen las tareas de manera oportuna, mientras que se debe evitar que las personas con mucha energía tengan que trabajar demasiado cerca de una fecha límite, momento en el que puedan tener demasiada energía.

Finalmente, cada grupo necesita también a un presentador. Esta persona es la que comparte el trabajo del grupo en entornos públicos, ya sean reuniones, presentaciones externas o conferencias. El presentador debe ser alguien con buenas habilidades para hablar en público, que sea capaz de interiorizar el trabajo del grupo y explicarlo de manera concisa.

Una importante nota adicional: es valioso tener a un presentador que no sea narcisista. Cuando los narcisistas realizan la función de presentador, a menudo acaparan la atención y no se aseguran de que se reconozcan los méritos de todos los miembros del equipo por sus contribuciones. Puede debilitar moralmente a alguien haber trabajado duro y luego ver a otros ser recompensados por lo que ellos mismos lograron. Los presentadores deben encontrar formas de destacar la influencia que los miembros clave del equipo han tenido en el proyecto y asegurarse de que esas personas sean reconocidas.

CÓMO ESCOGER LOS ROLES

Aunque es tentador asignar los roles una única vez y luego hacer que las personas adopten el mismo rol en cada proyecto, existen varias razones para evitarlo. Por un lado, las personas necesitan adquirir experiencia en diferentes roles para aprender nuevas habilidades. Por otro lado, algunos roles son más visibles que otros y las funciones que dan mayor visibilidad llevan a las personas a obtener más reconocimiento del que se merecen por el éxito de un proyecto -incluso cuando las personas con más visibilidad hacen un buen trabajo reconociendo a sus compañeros. En definitiva, si bien cada proyecto necesita que las personas asuman roles claramente definidos, dichos roles no deberían definir la forma en la que alguien trabaja siempre que forma parte de un grupo.

 

Markman, Art. "This is the secret to doing more productive group work". Fast Company, 13/01/2020 (Artículo consultado online el 15/01/2020).

Acceso a la noticia: https://www.fastcompany.com/90450653/this-is-the-secret-to-doing-more-productive-group-work

 

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