La obligatoriedad de llevar un registro de jornada sobre los trabajadores arranca con dudas entre los empresarios y los propios empleados sobre su aplicación práctica y las consecuencias que puede tener. Los abogados especializados en derecho laboral responden en este artículo a las principales cuestiones vinculadas con este sistema de control. 

Las empresas deberán registrar la hora de entrada y de salida de todos sus trabajadores, así como las pausas que se produzcan a lo largo del día a través de un sistema que sea “creíble, fiable y no alterable”. El Gobierno no ha detallado de qué manera debe llevarse a cabo ese sistema de control. La falta de un reglamento que desarrolle la norma ha generado muchas dudas entre los empresarios y los trabajadores.

¿Quién debe controlar la jornada laboral?

Todas las empresas que operen en España, independientemente de su tamaño y modalidad de contratación. Laura Sabaté, abogada de Baker Mckenzie, explica que incluso si un autónomo tiene contratad a otro autónomo “debería controlar la jornada de su empleado”.

¿Qué pasa si no existe un centro de trabajo físico o el trabajador desarrolla su actividad desde casa u otro lugar?

Los trabajos que no se presten físicamente en el centro de trabajo también deberán ser controlados.

¿Cómo debe ser el sistema?

El Estatuto de los Trabajadores no impone el modo de hacerlo, por lo que las empresas pueden optar entre un sistema de registro manual, informático, por control remoto a través de teléfonos móviles, mediante huella dactilar u otros sistemas, según BDO. Lara Vivas, abogada de Cuatrecasas, añade que el sistema debe ser “creíble, fiable y no alterable”. Sabaté explica que se están encontrando con muchas empresas que utilizan una hoja de Excel para llevar el registro. “No son válidos a efectos legales un calendario o un cuadrante de turnos de trabajo”, añade la abogada especializada en derecho laboral.

¿Quién diseña el sistema?

La organización del modelo de gestión debe realizarse mediante la negociación colectiva o acuerdo de empresa. En su defecto, se establecerá por decisión unilateral del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

¿Cuándo debe realizarse el control horario?

El registro de jornada laboral debe ser diario y debe indicar la hora de inicio y la de final. Vivas cree que en realidad “la jornada debería comenzar a contar cuando de manera efectiva se empieza a trabajar”. Pone el caso de un oficinista que entra a su centro de trabajo y saluda a sus compañeros comentando brevemente el resultado del partido de la Champions. En su opinión, hasta que no se siente delante del ordenador y de manera efectiva comience a trabajar no debería empezar a contar la jornada. Esa es la teoría pero como norma general se toma en consideración el momento en el que el trabajador ficha a la entrada.

¿Qué tratamiento tienen las pausas dentro de la jornada?

“De forma estricta deberían registrarse las pausas del café, de la comida e incluso cuando envías un watsap personal”, responde Lara Vivas. La abogada añade que es imposible regularlo todo y por eso cree que una buena opción es que todos estos temas se traten en el convenio y se llegue a un acuerdo razonable y de sentido común entre las partes. “Cuando alguien sale a fumar o a tomar un café en función de qué sistema de control se implante se puede registrar la pausa en la jornada”, precisa Sabaté.

¿Cómo se cuantifica la jornada cuando se viaja?

No hay una respuesta única y clara. Los abogados especialistas en derecho laboral proponen que se pacte entre las partes. Hay sentencias que consideran que cuando, por ejemplo, un comercial sale de su casa hacia el cliente empieza su jornada y otras que no. Tampoco está claro que cuando alguien realiza, por ejemplo, un viaje en avión por un tema laboral sea tiempo de trabajo, puesto que puede estar durmiendo o viendo una película. Nuevamente Vivas recomienda que se acuerde el tratamiento de ese tiempo en el sí del convenio. Sabaté señala que en el caso de un viaje, el trabajador está en una situación de “a disposición” de la empresa, por lo que debe considerarse como tal.

¿Qué pasa si hago horas extra y la empresa no me las paga?

La empresa está obligada a pagar las horas extra pero con un máximo de 80 horas anuales, o bien compensarlas con un tiempo de descanso equivalente. Sabaté matiza que esa compensación con tiempo libre debe hacerse efectiva durante los cuatro meses posteriores. Obviamente, el empresario debe abonar a la Seguridad Social las cotizaciones sociales correspondientes a ese tiempo de trabajo.

¿Cuál es el tiempo de descanso entre jornadas?

El control horario debe ayudar a garantizar el cumplimiento de los tiempos de descanso: es obligatorio que entre el final de una jornada y el principio de la siguiente transcurran como mínimo 12 horas.

¿Puedo renunciar al cobro de las horas extra?

“Los trabajadores no pueden renunciar a sus derechos laborales”, contesta Vivas.

¿Qué pasa si un trabajador realiza más de 80 horas extra al año?

Sabaté señala que el trabajador está exonerando de cualquier responsabilidad. En cambio la empresa se enfrenta a una sanción.

¿Qué sanciones se pueden imponer por incumplir el control horario?

Las sanciones oscilan entre los 626 y los 6.250 euros.

¿Y si se incumple el tiempo de descanso mínimo?

La ley también prevé sanciones. Además si se produjera un accidente laboral y se comprobara que no se han respetado los tiempos de descanso de 12 horas, la sanción podría ser mayor.

¿Cuánto tiempo debe guardarse el registro horario?

Cuatro años.

¿Quién tiene acceso?

“Los trabajadores en cualquier momento, los representantes de los trabajadores y la autoridad laboral”, contesta Vivas.

¿Qué pasa con los empleados a tiempo parcial?

La empresa debe entregarles el resumen de sus horas trabajadas junto con las nóminas. Sabaté explica que “una ley ya preveía la obligatoriedad de controlar la jornada laboral”.

¿Qué coste tiene para las empresas?

Existen programas muy costosos, pero también algunos software libres o gratuitos.

¿Qué pasa si hoy día 12 aún no está activado completamente el sistema?

La CEOE sostiene que si bien el registro ya debe estar operativo, “durante un tiempo prudencial, breve y razonable, se podrá acreditar estar incursos en un proceso de negociación con la representación de los trabajadores encaminado a su puesta en marcha”. De hecho, el viernes el Ministerio de Trabajo anunció que mañana lunes (una vez ha entrado en vigor la norma) se publicará una guía práctica sobre la cuestión.

¿El empresario debe pedir autorización al trabajador para el control de jornada?

Según la CEOE, “no procede pedir autorización al empleado para proceder al control de la jornada” porque existe una finalidad legítima.

 

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