A muchos empleados no les gusta trabajar en oficinas abiertas y creen que les hace menos eficaces. Pero, ¿por qué muchas empresas continúan apostando por ellas? Fast Company expone en tono crítico que, según varios estudios, las personas que trabajan en oficinas abiertas cogen casi dos tercios más de bajas y transmiten mayor infelicidad, más estrés y menos productividad que las personas que trabajan en entornos de mayor privacidad.

Primero, derriba las paredes y prescinde de los impersonales cubículos. Después, coloca a todo el mundo en mesas largas, hombro con hombro, para que puedan hablar más fácilmente. Desecha cualquier oficina privada, ya que solo refuerzan la idea de que algunas personas son mejores que otras, y coloca a tus empleados más veteranos con todos los demás. La gente colaborará. Las ideas surgirán. Los de fuera mirarán tu oficina y pensarán: este lugar tiene energía. Tu personal será más productivo. Tu empresa creará productos de forma distinta a como ha visto el mundo hasta ahora.

Ese es el mito de la oficina abierta, un diseño del lugar de trabajo tan generalizado que su presencia se da por sentada y cuyas promesas -de colaboración e innovación- son sacrosantas. Según un estudio realizado en 2010 por la International Facility Management Association, el 68% de las personas trabajaban en una oficina sin paredes o con paredes bajas y, sin duda, el número ha ido aumentando.

Solo hay un problema. Los empleados odian las oficinas abiertas. Distraen. Son ruidosas. A menudo hay poca privacidad. “La sobrecarga sensorial que conlleva tener oficinas abiertas llega hasta cierto punto que apenas me permite funcionar,” dice un diseñador gráfico de 47 años que lleva más de dos décadas trabajando en entornos abiertos. "Incluso tuve que renunciar a un trabajo por este motivo.”

Desde que estas planificaciones del espacio se han puesto de moda, muchos estudios han ido desmintiendo sus beneficios. Los investigadores han demostrado que las personas que trabajan en oficinas abiertas cogen casi dos tercios más de bajas por enfermedad y transmiten mayor infelicidad, más estrés y menos productividad que las personas que trabajan en entornos con mayor privacidad. Un estudio de 2018 realizado por la Harvard Business School descubrió que las oficinas abiertas reducen la interacción cara a cara en aproximadamente un 70% y aumentan el uso del correo electrónico y los mensajes en aproximadamente un 50%, rompiendo con la idea de que hacen que los trabajadores colaboren (Incluso hay un estudio que afirma que pueden resultar sutilmente sexistas).  Y, sin embargo, el plan de espacio abierto sigue siendo demasiado poderoso simbólicamente (y barato) para que muchas compañías lo abandonen.

Como con tantas cosas actualmente, tenemos mucho que agradecer a Google, al menos en parte. Las plantas abiertas existían ya desde los espacios para los grupos de secretarias mecanógrafas de la década de 1940, pero en 2005 cuando Google solo contaba con siete años de existencia y renovó su sede en Mountain View (California), el idealista y luminoso resultado se convirtió en algo más que un escaparate para la creciente riqueza e influencia de la empresa. Señaló el comienzo de una nueva era profesional. El arquitecto Clive Wilkinson evitó los serios interiores con cubículos de la anterior oficina de la compañía buscando algo que se asemejara a un vecindario: todavía había algunos espacios privados, pero también muchos lugares de trabajo comunes y pequeñas salas de cristal para reuniones. "La actitud fue: estamos inventando un mundo nuevo, ¿por qué necesitamos el mundo antiguo?" afirma Wilkinson. Con el crecimiento de Google, su visión para un lugar de trabajo colaborativo saltó a la fama. "Hicimos que las empresas vinieran a nosotros y nos dijeran: 'Queremos ser como Google'. Estaban menos seguros de su propia identidad, pero estaban seguros de que querían ser como Google.”

Casi al mismo tiempo, una versión más radical de la oficina abierta estaba emergiendo en otras startups fundadas durante el boom de las puntocom a finales de la década de los 90. A medida que estas compañías proliferaban, buscaban formas económicas de diferenciarse entre sí y con respecto a sus antecesoras. Según Wilkinson, encontraron inspiración en las oficinas más lúdicas que habían sido comunes en el sector de la publicidad. Algunos se mudaron a los áticos sin terminar del distrito South of Market de San Francisco y los dejaron como estaban. Las paredes solo complican las cosas cuando añades (o eliminas) a personal rápidamente. "Esos lugares eran horribles,” explica Joel Spolsky, Cofundador de Fog Creek Software en 2000 y Cofundador y actual CEO de Stack Overflow. “Eran ruidosos, puesto que no había techos bajos. Era difícil para todos. Pero las puntocom lo estaban haciendo así porque literalmente no tenían otra opción.” De la necesidad nació una estética.

Cuando Facebook abrió su sede en Menlo Park en 2015, diseñada por Frank Gehry, la oficina abierta se había convertido no solo en la cara de la innovación en Silicon Valley, sino en una poderosa metáfora. Facebook ahora alberga a aproximadamente 2.800 empleados en un edificio de más de 40.000 metros cuadrados que, según la compañía, es el espacio de oficina abierta más grande del mundo. "La idea es hacer el espacio de ingeniería perfecto: una sala gigante que acoja a miles de personas, todas lo suficientemente cerca como para colaborar juntas,” escribió su Fundador y CEO Mark Zuckerberg cuando anunció este diseño en 2012.

La sensación de interrupción que transmitían las oficinas abiertas se volvió insoportable tanto para las nuevas empresas como para aquellas que ya estaban establecidas. "Cuando se habla con líderes de corporaciones inmobiliarias o CEO sobre por qué diseñaron su espacio en un plan abierto, la mayoría acaban dando una respuesta vacía de contenido,” explica Ben Waber, Cofundador y CEO de la empresa de analítica Laboral Humanyze, que usa sensores para rastrear cómo las personas utilizan las oficinas e interactúan entre sí. "Pero cuando indagas en los motivos, es porque los entornos de trabajo se parecen a los de un par de compañías tecnológicas de gran éxito.” Calvin Newport, Profesor de Informática en la Georgetown University e investigador sobre las formas de trabajo, tiene una visión aún más escéptica: las oficinas abiertas se han convertido en una forma de indicar el valor de una empresa tanto para los inversores como para el talento. El objetivo “no es mejorar la productividad y la colaboración, sino señalar que la compañía está haciendo algo interesante.”

Perdidos en medio de tanto simbolismo están los propios empleados. Según Humanyze, los espacios abiertos son excelentes para fomentar la interacción entre equipos, lo que es útil cuando una empresa está tratando de crear nuevos productos. Sin embargo, son horribles para fomentar la interacción dentro de los equipos, lo cual es necesario para los trabajos de ejecución, como escribir códigos, cuando los empleados deben estar sincronizados. Una oficina abierta podría ser adecuada para una empresa que tenga nuevas ideas, pero cuando alguien tiene que implementarlas se convierte en una distracción.

Una de las razones principales que llevan a los líderes empresariales a elegir los espacios abiertos tiene que ver con el hecho de que son más económicos. Tal vez ninguna empresa ha explotado más esa eficiencia que WeWork, que popularizó mesas comunes y áreas de descanso en sus centros de coworking y ahora hasta construye oficinas para otras compañías. Liz Burow, su Directora de Estrategia del Entorno de Trabajo, explica que, por un lado, ponen a las personas más juntas para que interactúen pero, por otro, crean una serie de espacios para que puedan sentarse más separadamente o incluso disponen algunas áreas privadas. “Las personas tienen diferentes necesidades a lo largo del día o de su vida,” dice. “Quizá necesiten concentrarse en cierto momento y hablar con alguien en otro.”

Muchos arquitectos comparten la misma visión. Janet Pogue McLaurin, Directora de la firma de arquitectura Gensler, que ha diseñado docenas de oficinas corporativas, explica que los espacios abiertos más efectivos incluyen una gran cantidad de salas de reuniones, así como áreas privadas para una mayor concentración.

Es una idea seductora. Pero, como encontró WeWork, la parte más cara de una oficina es la pequeña sala de reuniones. Como solución alternativa, WeWork ofrece cabinas a sus clientes corporativos: pequeños módulos prefabricados que pueden ser colocados en cualquier lugar. En poco más de un metro cuadrado se está un poco estrecho para considerarlos oficinas privadas. Pero al menos tienen puerta.

*Schwab, Katharine. "Everyone hates open offices. Here’s why they still exist”. Fast Company, 15/01/2019 (Artículo consultado online el 29/01/2019).

Acceso a la noticia: https://www.fastcompany.com/90285582/everyone-hates-open-plan-offices-heres-why-they-still-exist