Las empresas españolas se gastan al año 4.500 millones de euros en viajes. La crisis obliga a reducir esta cifra, enviar fuera a menos empleados, renegociar los contratos con proveedores preferentes y reservar más frecuentemente buscando ofertas.

El gasto en viajes supone el tercer presupuesto más importante para las grandes empresas (de dos a 50 millones de euros al año). En algunos casos, es la segunda partida. 'Con esta situación de incertidumbre económica, se hacen necesarias medidas drásticas para que estos gastos tengan un impacto menor ', dice Íñigo García-Aranda, director de marketing de Amadeus España.

Más de la mitad de los gestores de viajes de grandes compañías españolas como Danone, Sanofi-Avantis, Accenture o Nestlé se han marcado como objetivo para 2009 rebajar el presupuesto en salidas entre el 10% y el 20%, 'un recorte mayor al de este año, que será de un 8% ', pronostica la presidenta de la Asociación Ibérica de Viajes de negocios (IBTA), María Luisa Palet.

Los gestores han establecido un paquete de medidas a tener en cuenta en la organización de un viaje de negocios. 'Se puede conseguir un ahorro de hasta el 20% si las reservas se hacen con un mínimo de 15 días de antelación ', dice Palet.

Otras de las opciones son bajar de la categoría business a turista en el billete de avión, reducir los gastos extraordinarios asociados al viaje, enviar a menos empleados en cada desplazamiento, renegociar los contratos con los proveedores preferentes y reservar más frecuentemente con ofertas.

Las empresas españolas se gastan al año 4.500 millones de euros en viajes. La cuestión no es sólo reducir esta cifra. 'Es importante rebajar el número de viajes ', comenta Augusto Pardo, presidente de honor y fundador de la Asociación Española de Gestores de Viajes de Empresa (Aegve). Así que en lugar de ir a otro lugar a reunirse a veces se puede ahorrar el traslado si se recurre a una videoconferencia. 'Cada vez se utiliza más y, en algunos casos, ahorra hasta un 25% de los costes. Sin embargo, no todas las empresas cuentan con esta posibilidad ', argumenta.

El director financiero de las empresas cobra relevancia con la crisis. 'En una situación de ajuste y contención del gasto, también se hacen imprescindibles la imaginación y la prudencia ', afirma Pardo.

Un informe realizado por Amadeus en colaboración con el centro de estudios CFO Europe Research Services, sobre la gestión de viajes de negocio recoge que el 63% de los directores financieros de grandes empresas cree que las herramientas de autorreserva tienen un potencial de ahorro alto en viajes. A juicio de Íñigo García-Aranda, la clave está en 'adoptar la tecnología a un trabajo conjunto entre el travel manager y su agencia de viajes '.

Hoy sólo dos de cada diez empresas utiliza esta herramienta de autorreserva, aunque se estima que en unos años la utilice un 80% de las compañías, prosigue el directivo de Amadeus. Otras de las alternativas de ahorro que proponen los directores financieros de las empresas son los diferentes soportes tecnológicos, como internet o el móvil. 'Éste último no evita la realización de los viajes pero ayuda a gestionarlos y a programarlos ', señala García-Aranda.


El bajo coste se cuela entre los directivos

Una de las medidas que las empresas barajan para ahorrar en sus viajes es la contratación de vuelos con aerolíneas de bajo coste. Hasta ahora, las compañías contrataban la mayor parte con aerolíneas convencionales. Ahora, las cosas están cambiando y se hace necesario un cambio de filosofía. 'A veces, por un trayecto puedes ahorrar hasta la mitad de los costes ', dicen en la Asociación Ibérica de Viajes de negocios (IBTA). Los vuelos representa la partida más sustancial, el 80% de los gastos. El resto se consume en hoteles y dietas. A su vez, las compañías low cost están adaptando su oferta a este colectivo y crean productos especializados, como los billetes de entrada preferente a un avión. Las compañías también intentan reservar la ida y la vuelta en el mismo día.

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