Recibes un correo con fecha y hora, un código de inicio de sesión y una lista de participantes con números de teléfono: ya estás listo para una teleconferencia. Para cuando cuelgues quizá te des cuenta de que ni siquiera sabes quién ha hablado o qué temas se han tratado. Según este provocador artículo de Financial Times, las conferencias telefónicas son una pérdida de tiempo y se reivindican otros métodos de intercambio como las tradicionales cadenas de e-mails.

Consigue que todo el mundo preste atención, establece un orden del día, no dejes que la gente hable demasiado... Existen muchos consejos sobre cómo llevar a cabo una reunión y que no se convierta en una pérdida de tiempo. Pero hay algo que hace perder aún más el tiempo y en lo que la gente no repara: las conferencias telefónicas multiparticipante.

Ya conoces el proceso. Te llega una invitación a la bandeja de entrada con una fecha y una hora determinadas, una lista de participantes, una serie de números de diferentes países a los que llamar y un código para iniciar sesión (seguido del signo numeral o almohadilla).

He recibido docenas de este tipo de invitaciones a conferencias telefónicas, normalmente con el fin de debatir sobre próximos comités y eventos, pero ninguna de ellas ha servido de mucho, y lo sé porque suelo ser el encargado de organizar dichos eventos.

La primera diferencia entre una teleconferencia y una reunión cara a cara es que en esta última resulta obvio quien dirige la reunión, mientras que en la conferencia telefónica rara vez está claro quién está al mando.

Normalmente, en las conferencias a distancia hay alguien que aparece como “organizador” con su propio código de inicio de sesión (seguido de almohadilla), pero habitualmente no es la persona con mayor cargo de entre todas las participantes. Por mi experiencia puedo decir que dicho “organizador” raramente es quien luego estará al mando del evento en sí, sino que generalmente es la persona que organizó la llamada, que puede ser tanto un directivo como su asistente personal.

El “organizador” de la llamada puede asumir el mando de la misma, aunque es algo difícil de saber, pues, a no ser que te hayas reunido varias veces antes, resulta complicado reconocer quien está hablando cada vez, ya que al contrario que en una reunión al uso, no puedes ver las caras.

A medida que los participantes se incorporan a la llamada, acostumbran a presentarse (“Hola, soy Diane”) o una voz grabada les va anunciando al estilo de los bailes del siglo XIX (“Simon Oates se ha unido a la llamada”), pero después tienes que prestar atención a cualquier rasgo característico de la voz (un acento, un tono agudo) que te ayude a identificar quién está hablando. Y eso si en primer lugar puedes recordar quien forma parte de la llamada. Puedes tener una lista de los participantes en tu pantalla, lo cual es más sencillo si estás hablando desde tu escritorio. Estar frente a tu ordenador tiene otras ventajas: puedes ir alternando la lista de participantes con la bandeja de entrada de tu e-mail o con tu cuenta de Twitter, por ejemplo.

Quizá no estés en tu mesa. Una de las ventajas reconocidas de la teleconferencia es que nadie puede decir dónde estás. Podrías estar en la cama; o podrías estar haciendo cualquier cosa más productiva al mismo tiempo. Si dicha actividad es ruidosa, acuérdate de pulsar el botón Mute (Silencio).

Recuerdo una llamada donde todos empezamos a escuchar un tintineo y traqueteo provenientes de una de las líneas. Al cabo de un rato alguien preguntó: “¿Max, estás sacando los platos del lavavajillas?” Silenciar tu micrófono es una muy buena opción, incluso si no estás haciendo nada extraño, ya que siempre puedes desactivar el Mute cuando tengas algo que decir.

O puedes no desactivarlo nunca. Esta es precisamente otra de las características de las teleconferencias: algunas personas no hablan nunca y, a diferencia de las reuniones presenciales, el resto no suele notarlo.

Finalmente, la llamada llegará a su conclusión y quizás alguien trate de hacer un resumen. Pero lo que es seguro es que todos se alegrarán de colgar. E, inevitablemente, la llamada habrá servido de poco.

¿Qué alternativas hay a las conferencias telefónicas? Alguien puede pensar en  las videoconferencias. La tecnología no sólo existe para nuestros teléfonos móviles y ordenadores, sino que también contamos con programas de vídeo realmente sofisticados donde una persona del otro lado del mundo parece estar en la misma habitación que nosotros.

Las videoconferencias pueden funcionar cuando solamente hay dos ubicaciones implicadas, ya que más que eso suele acabar con la paciencia de los participantes. Habitualmente, la primera media hora se invierte en buscar a algún informático que trastee con los teclados y códigos (seguidos de almohadilla) antes de lograr que aparezcan las caras de todo el mundo.

La mejor manera de conectar a múltiples participantes es a través del intercambio de correos electrónicos. Tal vez no los leas y siempre se pone en copia a más personas de las necesarias pero, al menos, cuando haces algo de lo que se suponía que el e-mail quería lograr, dispones de un registro escrito.

Reto a cualquiera a recordar qué se dijo en su última conferencia telefónica.

 

* Skapinker, Michael. “Let’s hang up on conference calls”. Financial Times, 04/09/2018 (Artículo consultado online el 21/09/2018).

Acceso a la noticia: https://www.ft.com/content/93d675c2-ad25-11e8-94bd-cba20d67390c

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