Personneltoday.com da pautas para que Prevención de Riesgos Laborales ayude en su labor a la función de RH, entre otras cosas, mediante el conocimiento de la situación de RH dentro de la organización o de sus plazos de trabajo.

Geny Foster resalta las mejores maneras para que Prevención de Riesgos Laborales ayude a Recursos Humanos.

A diferencia de hace unos años, la función de RH actual está mucho más comercialmente centrada e integrada en la estrategia de negocio. Eso significa que las expectativas de RH con respecto a cualquier proveedor de servicio son más altas e incluyen una demanda de flexibilidad, versatilidad y receptividad.

He aquí algunos de los requisitos clave para trabajar con RH:

Conocer la situación de RH dentro de la organización
Cada vez más RH se está convirtiendo en una unidad centralizada, actuando más en calidad de asesor para orientar a los jefes de línea de los cuales se espera que completen las actividades fundamentales del día a día de RH como, por ejemplo, gestionar el absentismo. No obstante, todavía hay una amplia gama de organizaciones donde la función de RH por sí misma lleva a cabo este tipo de actividades aunque algunas otras tareas sean subcontratadas (por ejemplo, la contratación). Establecer tu relación con RH y conocer su lugar dentro de la organización te capacitará para dar consejos a nivel apropiado, conocer el desarrollo de problemas crecientes y enfrentarte de manera efectiva con las quejas.

Conocer los plazos de RH
A menudo oímos que no son los retrasos los que causan los problemas, sino la falta de comunicación y el desconocimiento de los plazos de ejecución con los que RH debe trabajar. RH no quiere tener que perseguir los informes –los directivos de RH, como el resto, ya tiene suficientes cosas qué hacer. PRL debe entender que muchos de los plazos que rigen las acciones de RH están políticamente establecidos. La manera más rápida de perder un caso judicial es no seguir tus propias políticas, y eso incluye asegurarte de que ciertas acciones sean completadas dentro de los plazos acordados.

La presión por parte de los jefes de línea para “tener a la gente en sus asientos” -particularmente en aquellos sectores donde la rotación de personal es alta, como los call centres o las empresas logísticas– significa que RH a menudo transmitirá esa presión de tiempo a otros proveedores de servicios.

Establece un marco claro en forma de Acuerdo del Nivel de Servicio, es decir, marca unos estándares mínimos –de ese modo, todo el mundo conocerá los plazos y se podrán diseñar medidas apropiadas de servicio.

Mantener un registro de actividades
Es importante establecer y mantener un buen registro de actividades susceptible de ser auditadas, donde las copias de toda la correspondencia sean fácilmente accesibles, archivadas y referenciadas. Deberían registrarse también todas las conversaciones telefónicas. No es raro para muchos miembros de un equipo de RH verse envueltos en un caso concreto, o para PRL recibir información e instrucciones contradictorias entre sí.

Redactar informes en un lenguaje claro
Puede que necesites usar terminología médica, pero al menos proporciona definiciones en lenguaje accesible. Asegúrate de que los informes están bien presentados –recuerda que cualquiera de ellos puede acabar viendo la luz del día en algún tribunal. Los informes con inexactitudes, errores tipográficos y una gramática pobre son un indicador de un trabajo descuidado y un reflejo de tu equipo de PRL en su conjunto.

Ofrecer recomendaciones definitivas y conclusiones
RH no quiere recurrir a ti y tener luego que tomar sus propias decisiones en la acción a llevar a cabo. Si no puedes proporcionar recomendaciones definitivas y conclusiones, explica porqué y cuándo crees que estarás en disposición de darlas. Recuerda que los profesionales de RH recurren a ti por tu consejo profesional para progresar en un caso.

Ofrecer consejo razonable y apropiado
Aunque no sea tarea de PRL decidir lo que puede ser un cambio razonable, igualmente necesitamos proporcionar consejos apropiados. Eso puede significar discutir una reorganización, retornos graduales, planes de vuelta al trabajo y otras alternativas con RH. Puede significar también descolgar el teléfono y discutir sobre los aspectos reales de un puesto de trabajo individual.

Comunicarte bien
PRL no puede trabajar de manera efectiva en el aislamiento y a menudo se ve a sí misma como un enlace entre médicos, Recursos Humanos, Dirección y empleados. Es importante que el consejo de PRL llegue hasta los jefes de línea. A menudo las sesiones sobre casos prácticos son una herramienta esencial para asegurar la comunicación, la información y la gestión de las expectativas entre todas las partes.

Decir ‘no’ a las violaciones de la confidencialidad
RH y la Dirección deben respetar la confidencialidad de la información médica y los límites de su divulgación. Asegúrate de que estos parámetros se establecen desde el principio. Quizá todavía te encuentres en la posición de tener que responder con un rotundo ‘no’.

Fomentar el ‘valor añadido’
Los servicios de valor añadido pueden marcar la diferencia entre seguir siendo el proveedor de servicios elegido, o ser tú mismo el cliente que encuentra un nuevo proveedor. El valor añadido no tiene porqué ser costoso o complicado. Puede ser algo tan simple como actualizar o facilitar información adicional; o ser algo beneficioso para ambas partes, como tener reuniones con directivos para establecer referencias adecuadas, o llegar más allá con casos mucho más difíciles, como el de un empleado con una enfermedad terminal.

Geny Foster, MSC SHRM, FCIPD, es Directora de la Asociación de Proveedores Comerciales de Prevención de Riesgos Laborales (APCPRL) y Directora de la Medigold Health Consultancy.

Acceso a la noticia: http://www.personneltoday.com/articles/2008/12/04/47145/oh-and-hr-working-together.html

* Foster, Genifer. “OH and HR: Working together”. Personneltoday.com, 04/12/2008. (Artículo consultado on line: 29/12/2008)

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