Las intranets sociales ayudan a las organizaciones a superar las barreras de localización, idioma y zona horaria cuando hablamos de temas como la colaboración entre empleados, ¿pero hasta qué punto es sencillo sacarle rendimiento a las nuevas redes sociales corporativas? Workforce Magazine trata de dar respuesta mediante esta pequeña guía de siete pasos.

 

Hoy en día, el “lugar de trabajo” puede estar prácticamente en cualquier parte. La tecnología digital nos permite comunicarnos y trabajar con nuestros compañeros sin importar la localización.

Pero junto con todos los beneficios que aporta trabajar digitalmente, también existe el riesgo de que compartamos menos sobre nosotros mismos, que nos conozcamos menos entre nosotros y que, por lo tanto, seamos incapaces de desarrollar relaciones que cultiven la colaboración y la compartición de conocimiento.

Esto ha llevado a una evolución en las tecnologías de colaboración social, tanto fuera como dentro de las empresas. La intranet –antiguamente una herramienta de comunicación de arriba a abajo con algunas aplicaciones añadidas de gestión documental- ahora se parece más a una red social, proporcionando una plataforma que fomenta la interacción y que promueve las buenas relaciones profesionales. En otras palabras: una intranet social.

Vamos a ser sociales
Las intranets sociales animan a los empleados a escuchar y a compartir, armando una cultura colaborativa.

Hay un montón de herramientas colaborativas actualmente en el mercado, y dado que en su mayoría se encuentran en la nube, su implementación es relativamente sencilla. Pero empezar a emitir es sólo el principio –la parte que resulta más abrumadora para muchos es hacer que la organización se suba a bordo y haga que los trabajadores usen realmente las herramientas en las que la propia organización ha invertido. Pero así tiene que ser. Hete aquí siete pasos que te pueden ayudar a hacer despegar una intranet. (Nota del editor: el autor del artículo es CEO de la compañía de software para intranets Interact.)

  1. - Tomarse un tiempo para planificar: es un paso de lo más obvio, pero es muy importante y fácil de dejar de lado. Reúne a tus grupos de interés para acordar los objetivos, propósito y la información que la intranet contendrá, además de dónde quieres que quede colocada. Pregunta a tus usuarios mediante encuestas y sesiones de grupo, sin olvidar que tus jefes también son usuarios y que la adopción sólo tendrá éxito si todos los usuarios pueden ver los beneficios. Sal a la búsqueda de “campeones” que impulsen la intranet porque serán los líderes sociales.
  2. - Formar a tus usuarios: proporciona a los managers de la intranet y a los autores de su contenido las habilidades, conocimiento y confianza que precisen para desarrollar la estructura del site y para que sigan con su contribución. Asegúrate de implicar a tus campeones para que sigan implicando a sus otros compañeros y para que consigan su colaboración y aportación de valor.
  3. - Configurar tu site: crea una navegación global para toda la intranet, seguida de la navegación para partes más concretas del site y luego añade el contenido. No puedes hacerlo solo, es ahí donde los stakeholders, autores del contenido y campeones entrarán en juego. Establece un sistema de gestión por adelantado gracias al cual todos sepan qué se espera de ellos. Unas directrices pueden ayudar, especialmente si los autores no están acostumbrados a escribir contenido online. Afina el diseño y los estándares de la aplicación, como por ejemplo el tema de los permisos de acceso, para adaptarlos a tus necesidades organizativas.
  4. - Darle vida: un gran diseño da a tu intranet un importante sentido de identidad y puede ayudar a incrustarlo en la cultura corporativa, además de favorecer los objetivos de tu site. Utiliza personajes animados para que hagan de guía de los empleados por la intranet y para que sean la cara que responda las ‘Preguntas frecuentes’ (FAQs). Darle una identidad a la intranet se ha demostrado como eficaz en muchas organizaciones, particularmente para impulsar su adopción.
  5. - Lanzarla con un golpe de efecto: informa a tus empleados sobre qué está pasando en cada momento y mantén su emoción para que conduzca la adopción y el compromiso con la intranet. Promueve aquellos elementos que vayan a hacer la vida de los usuarios más fácil, y utiliza cualquier cosa a tu alcance para captar su atención: ¿alguien quiere tarta?
  6. - Mantener el interés: aquí llega lo más importante, ¿cómo hacer que la gente vuelva? Has seguido los pasos anteriores, creado una gran expectación sobre tu intranet, tus empleados le han echado un vistazo por la intriga y lo prometedora que resultaba, pero ahora su interés ha empezado a decaer. Hay unas cuantas cosas que puedes hacer, algunas de las cuales requieren un mínimo esfuerzo.

Hacer que la página de inicio sea interesante resulta fundamental. Si su contenido es estático, los lectores no volverán. Al llenar tu página de inicio con widgets sociales, como blogs, foros de discusión e incluso de reconocimiento entre empleados, deberás asegurar que el contenido vaya cambiando y que está orientado al usuario, lo que significará que los empleados volverán con mayor probabilidad para ver lo que hacen sus demás compañeros.

La March of Dimes Foundation, por ejemplo, una entidad sin ánimo de lucro de EEUU que trabaja para mejorar la salud de madres y de bebés, usaba su intranet como parte de un proyecto global de realineamiento para mejorar la eficiencia operativa. Como parte de su plan de comunicación, introdujo un reto de 30 días en el que los empleados debían completar pequeñas acciones diarias vía la intranet. Eran retos simples pero efectivos como “Comparte con un/a colega qué valoras de él o ella.”

March of Dimes usaba su página de inicio para promover el área de contenidos, que explicaba la estrategia con mayor detalle. También incluía un foro de discusión donde los empleados podían postear los resultados de cada reto.

Durante el mes del reto, la compañía reporta que sus descargas y visitas aumentaron un 89%, los posts un 97% y los likes un 99%.

7.- Constuir comunidades con éxito: para mejorar aún más la implicación de los empleados, la eficiencia en los flujos de trabajo y procesos de Recursos Humanos, las organizaciones deberían fomentar las comunidades entre sus plantillas. Richard Millington, Responsable del blog de marketing Fever-bee, tiene cuatro principios que conforman la fórmula para construir y mantener comunidades con éxito, implicando a los empleados y logrando sacar el mayor partido de tu intranet social:

  • - Membresía. Las personas quieren sentirse privilegiadas dentro de un grupo cuando comparten intereses similares, por lo que la comunidad debe conocer los límites que separan a los miembros (insiders) de los que no lo son (outsiders). Las personas quieren unirse a los clubs más exclusivos que puedan, así que crea algo para darles la oportunidad de hacerlo, no crees algo que tengan la obligación que hacer.
  • - Influencia. Las únicas personas que participan son aquellas que sienten que pueden marcar la diferencia. Resalta las mejores contribuciones mediante artículos de noticias y posts de blog. Crea oportunidades de mejora de estatus, como entrevistas con expertos designados y, de pronto, la gente tendrá tiempo para participar. Utilizar los foros para convertir a los “preguntadores” en “expertos” cuando alguna otra persona realice una pregunta similar.
  • - Lazos emocionales. Crea una narración para que cada nuevo miembro entienda la historia del grupo. Las experiencias singulares crean lazos, ya sean eventos, proyectos o procesos. Lleva las discusiones a niveles más profundos para que los miembros sientan que hay un solo lugar donde pueden tratar el tema. Permite a los usuarios presumir ahí donde sea socialmente aceptable.
  • - Integración de necesidades. Satisface las necesidades sociales de los usuarios dando protagonismo a las conversaciones. Pregunta rápidamente a los recién incorporados sobre cuestiones para incrementar la calidad del conocimiento compartido. Dale una apariencia de mayor éxito eliminando aquellas discusiones que no tengan participación y resalta aquellas más populares. La gente necesita sentir que las cosas van a ser mejor mañana de lo que son hoy.

Con la planificación y procesos adecuados, desplegar una intranet realmente social, que logre la implicación de los empleados y que impulse la colaboración, es un objetivo alcanzable.

 

* Danson, Nigel. “7 Tips to Launching an Intranet”. Workforce Magazine, 23/10/2015 (Artículo consultado on line el 03/11/2015).

Acceso a la noticia: http://www.workforce.com/articles/21654-tips-to-launching-an-intranet

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