Los ‘e-mail’ de trabajo, según los expertos, deben responder a ciertas normas de prevención. La norma básica que se debe seguir es redactar los correos de forma que si se hicieran públicos nada de lo que aparezca en ellos pueda avergonzar a quien lo escribió.

 

Es bien conocido, todo el mundo está avisado, pero los errores continúan sucediéndose. La comunicación a través de internet y las redes sociales nunca es privada.Ysi ni siquiera en el caso de Facebook y Twitter, donde la concienciación es cada vez mayor, se observa la precaución necesaria, menos aún en el caso de los correos electrónicos, donde su supuesto carácter de privacidad hace que no siempre se adopten las normas de prevención debidas.

Evitar la aceleración

Joaquín, ingeniero en un aempresa multinacional, cuenta cómo ha pasado más de media hora redactando un correo electrónico breve y sencillo, pero que al ir con copia a varias personas le obligaamedir bien las palabras paraque los destinatarios no entiendan algo incorrecto que termine perjudicándole. La prudencia de Joaquín puede ser poco productiva, pero resulta conveniente.Como cuenta Enrique Sueiro, director del programa de Comunicación en IE Business School, la primera norma que se debe seguir es redactar los correos de forma que “si se hicieran públicos,nada de lo que aparezca en ellos pueda avergonzar a quien lo escribió. A veces la gente se calienta y utiliza palabras y expresiones que son poco convenientes. Se reacciona compulsivamente y el resultado termina siendo eléctrico”. El principal error, para Sueiro, es la falta de reflexión. “La aceleración y el atolondramiento provocan que se actúe sin pensar. A veces nos equivocamos de canal. Para determinados asuntos, es mejor utilizar el teléfono”.

Concreción

Se reciben muchos correos diariamente y es bueno organizarse para que no provoquen pérdidas de tiempo ajenasopropias. Según Ceferí Soler, profesor del departamento de Personas y Organización de Esade, “es obligado ser muy concreto en las respuestas a las preguntas que nos formulan pero también en las que lanzamos a la otra parte.Casi todos los datos que recibimos al día son irrelevantes. Son muy pocas, pero sustanciales, las informaciones que de verdad necesitamos conocer”. La saturación informativa es la norma, y cada vez resulta más difícil discernir a primera vista lo accesorio de lo necesario, por lo que es conveniente que se faciliten las cosas al receptor tanto en la identificación de los asuntoscomo en la exposición de los temas y en lo que se describe o solicita. Para Soler, “es conveniente emplear pocas palabras sin olvidar las claves, como dinero, horas, días y tiempo para responder”.

Personalización

“Pocos elementos dan más sensación de personalización qu eutilizar el nombrede la persona a la que va dirigido el correo. Si no se hace, no sólo es fácil que acabe en la carpeta de spam, sino que generará mucho menos interés en el receptor. Y aunque hay máquinas que ponen por defecto el nombre propio de destinatario, senota mucho”, avisa Sueiro. Otroerror habitual consiste en enviar correos con copia abierta a muchas personas que no se conocen entre sí, lo que “resulta inapropiado porque algunas personas pueden no desear que su dirección sea pública para desconocidos”.

Encabezado y la despedida

Hay que adaptar las fórmulas de cortesía dependiendo del grado de familiaridad con la persona a la que se escribe. Al despedirse, asegura Sueiro, expresiones como atentamente o un saludo son adecuadas, pero si conocemos bien al interlocutor puede mostrarse más cercanía. También es importante utilizar “frases que a menudo olvidamos, en general por las prisas, como por favor o muchas gracias y que son bien recibidas”. Debemos evitar expresiones abruptas, como adiós, y cuidar que nuestra firma automática posea los elementos que nos identifiquen pero sin que sea demasiado larga o llamativa.

Acrónimos, los justos

Son cada vez más utilizados, a menudo con afán distintivo, para dar a conocer al receptor que se conoce el lenguaje al uso y no tanto para ganar tiempo. Según el contexto, asegura Sueiro, se debe prescindir de ellos o emplearlos con prudencia, “porque pueden generar confusión. A veces, por querer aparecer como personas sofisticadas, se consigue un efecto negativo. Es mejor ser explícito y claro: un correo bien escrito amortiza mucho tiempo y esfuerzo”.

Respuestas amables

La falta de tiempo suele provocar que no se ajuste el tono y se conteste brevemente o sin el tacto debido. “Si alguien escribe un correo largo explicando temas importantes y recibe un ok por respuesta, se queda con la sensación de que su esfuerzo no ha sido correspondido o que no se ha tenido en consideración lo expuesto. Es mejor emplear fórmulas como muchas gracias, le agradezco mucho su correo u otras similares que den la impresión de que se ha atendido a lo contado”. Si el contexto es el adecuado, por ejemplo en el marco de una interrelación frecuente, estas fórmulas de cortesía pueden resultar prescindibles, “pero no cuando hay poco contacto con la otra parte o cuando son personas con las que no tenemos confianza”.

Articles relacionats / Artículos relacionados

Suscríbete gratuitamente a nuestros boletines

Recibe noticias e ideas en Recursos Humanos.
Suscripción

Utilizamos cookies para ofrecer a nuestras visitas una mejor experiencia de navegación por nuestra web.
Si continúas navegando, consideramos que aceptas su utilización.