El coste de la gestión documental se lleva entre el 1,5% y el 4% de los ingresos totales de la empresa. La oficina sostenible permite optimizar los procesos para que la organización se concentre en su negocio base sin que haya distracciones.

Durante un tiempo se dijo que las nuevas tecnologías de la comunicación acabarían con el uso de papel documentos. Pero la realidad lo ha desmentido rotundamente. En los últimos años el crecimiento de papel cortado en nuestro país - los folios, para entendernos-ha presentado crecimientos de alrededor del 3% anual, con un bajón en la segunda mitad del año pasado por aquello de la menor actividad general. Si usted se entretuvo en contar el número de cartas que recibía hace quince años y lo compara con el de emails que recibe hoy se llevará un buen susto, ya que el multiplicador es de dos dígitos... o más. Y de estos correos, ¿cuantos imprime? O, simplemente, cuando baja alguna información de Google, ¿repara en que además del texto que le interesa, imprime de forma obligatoria una entrada y un pie que le supondrán un gasto de dos folios adicionales? Todo lleva a un mayor consumo de papel, que se puede ver desde dos vertientes: como gasto propio de la oficina y como coste medioambiental. ¿Sabía que la gestión documental se lleva entre el 1,5% y el 4% de los ingresos de su empresa?

Los datos son de Xerox, líder mundial en tecnología y servicios de gestión documental. Juan Díaz, su director general de office supplies en España. reconoce que la cifra individual tiene un peso relativamente bajo en la cuenta de resultados de cada empresa - aunque en estos momentos nada debe desdeñarse-,lo que hace que en muchas ocasiones se le preste menos atención de la que requeriría. La falta de una gestión documental integral lleva a mantener muchas ineficiencias. Veamos algunas. Según un estudio de Xerox, "los costes de documentos en la oficina son de entre 650 y 1.000 euros por empleado de esa oficina y por año". Se entiende que hablamos de grandes compañías. Otro estudio, este de XGS, concluye que "las empresas suelen tener un equipo de oficina por cada 2,6 trabajadores ... y éste se usa menos del 2% del día". y, por último , uno de All Asociates. "Los trabajadores de oficina producen un promedio de 979 páginas por mes...".

Ante el despilfarro individual que supone un enorme efecto global negativo para la sociedad,

Juan Díaz plantea la urgente necesidad de la gestión documental para crear la oficina sostenible.

¿En qué consiste? Pues en que "genera ahorros y mejora la imagen de la compañía, sólo maneja los documentos electrónicamente, sólo imprime a doble cara en papel reciclado de posconsumo con dispositivos multifuncionales diseñados para su reutilización tras el desguace y un uso superior al 60%...". Y añade que una buena gestión puede suponer ahorros de hasta el 40% del coste actual. Explica que, aunque menos evidentes, pero igualmente productivas hay más ventajas. "La oficina sostenible tiende a tener todos sus documentos escaneados e indexados, con una jerarquización que permite a cada empleado acceder a toda la información relevante para su trabajo". Y añade que "cuando existen trabajos complejos de gestión documental, como declaraciones de siniestros o solicitudes de crédito, la oficina sostenible permite optimizar los procesos para que la organización se concentre en su negocio base sin distracciones".

Y ¿cómo abordarlo? "En primer lugar debe hacerse una auditoría para conocer el estado de la situación, proponer el cambio, implantarlo, monitorizarlo y hacer un seguimiento que incluye el impacto medioambiental del servicio". Y concluye que la fórmula mágica pasaría, en definitiva, por tener menos equipos, más potentes, un mayor tiempo de uso y más gente que los utilice. Pablo Carvajal, gerente de Xerox global services en España, explica que antes de poner freno a los costes, debe tenerse en cuenta que dentro de los gastos identificables hay de dos tipos: los cuantificables y atacables y los no cuantificables y, por tanto, no atacables. Entre los primeros se hallan del 1,5% al 3,5% de los ingresos de la compañía. "Estamos hablando de ahorro en términos de material y en costes de tiempo y de oportunidad". Explica que hay tres vectores para luchar contra estos costes: tecnológicos, operativos y financieros.

Empecemos por los tecnológicos. "En estos momentos, en muchas oficinas siguen coexistiendo fotocopiadoras, impresoras, escáners, faxes... dispositivos distintos, de diversos proveedores y con contratos distintos. El primer paso es sustituirlos por un único proveedor de servicios y eliminar interlocutores y contratos. Ello permite, entre otras cosas una política de repercusión de costes y una mejor identificación de estos, incluso personales". Y añade Carvajal, "aunque parece un paso lógico, hay muchas empresas que no lo dan".

En el vector operativo, explica que habitualmente el servicio interno de las empresas tiene una calidad bastante mala y repercute en los costes por la vía de pérdidas de tiempo de los empleados. Hay empresas que tienen hasta cinco dispositivos de distinto funcionamiento para una misma función. Las impresoras, por ejemplo, son las que más problemas dan al help desk - copan del 40% al 60% de las llamadas que se le hacen, según un estudio de Gartner-y su unificación permitiría "no sólo ahorrar costes de aprendizaje, sino montar una unidad independiente para el tratamiento de sus problemas específicos, lo que repercutiría en una mejora del tratamiento del resto de los problemas". Y, por último desde el punto de vista financiero, "un único proveedor que se hace cargo de todo el parque de dispositivos y de su operativa tiene ventajas evidentes: desde el primer día todos los dispositivos se encaminan a reducir costes y a mejorar la eficiencia, con la implantación inmediata de papel reciclado".


La dimensión real del problema

En estos momentos, el 3% del total del papel reciclado que se consume en España es papel reciclado de posconsumo, es decir, que ya ha sido utilizado con anterioridad. España, por ejemplo, consume anualmente 270.000 toneladas de papel cortado y es el quinto país europeo en gasto de papel, tras Alemania, Reino Unido, Francia e Italia. En Xerox, prevénque este año el papel reciclado registre su mayor crecimiento, un 4,8%, frente al 3% que tendrá el papel blanco, una tendencia que se debe, en parte, "a una mayor conciencia medioambiental de los gobiernos, las empresas y los ciudadanos en general".

Siempre desde la misma fuente empresarial se aportan una serie de datos tan relevantes como poco conocidos del gran públicosobre la importancia que tiene el papel reciclado. Así, con relación al papel tradicional, el impacto medioambiental del reciclado es significativamente menor, "ya que reduce las emisiones de CO , consume 2 menos agua y ahorra energía".

Y aportan unos ejemplos sencillos. "La cantidad de energía que se ahorra con tres hojas de DIN A4 de papel reciclado es suficiente para preparar el desayuno de una familia. Asimismo, la cantidad de energía que se ahorra utilizando mil kilos de papel reciclado, expresada en litros de petróleo/ tonelada de papel, es suficiente para cubrir la distancia de ida y vuelta en coche entre Barcelona y Hamburgo".

Dando un salto cuantitativo, las equivalencias adquieren otra dimensión y quizás ayudan todavía más a comprender la magnitud del problema. Así, por cada camión de 20 toneladas de papel reciclado que se comercializa, "se ahorran 130.500 kWh de energía, equivalentes al consumo de 3,5 segundos de toda España; tambiénse ahorran 634.000 litros de agua, equivalentes al consumo diario de una población de 3.800 habitantes y se dejan de talar 220 árboles".

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