El próximo 1 de noviembre, todas las pymes estarán obligadas por ley a contar con un sistema de facturación electrónica para sus contratos con la Administración pública. No obstante, el apagón del papel parece más una utopía que una posibilidad real.

El próximo 1 de noviembre, todas las pequeñas y medianas empresas españolas estarán obligadas por ley a contar con un sistema de facturación electrónica para sus contratos con la Administración pública.

Hace diez meses que esta imposición entró en vigor para las grandes firmas y, aún hoy, muchos organismos públicos no están preparados para emitir y recibir facturas electrónicas.

Del mismo modo, si el 1 de enero de 2011 estaba previsto que entrara en vigor la obligatoriedad de eliminar el papel de las transacciones entre compañías privadas, el plazo ha sido demorado indefinidamente.

Los datos que baraja el sector cifran entre el 6% y el 13% la penetración de la facturación electrónica en España.

Por su parte, el correo electrónico tiene una popularidad de casi el 100% y los programas de gestión empresarial ERP (como Contaplus) están presentes en más de la mitad de las firmas ibéricas de mediano tamaño.

¿A qué se debe esta brecha? “La situación económica ha provocado un parón muy notable en el desarrollo de la e-facturación”, reconoce José Manuel Martín-Delgado, director de Gestión Documental y Facturación Electrónica de Vector SF.

Complejidad

“Más allá del coste –es posible instalar un servicio desde 2.000 ó 2.500 euros–, la principal barrera reside en la complejidad: muchas pymes no disponen de un departamento de Informática y se encuentran con una ley que les obliga a implantar una tecnología compleja para realizar un proceso que ya tenían organizado de alguna manera”, apunta Julio Olivares, presidente y fundador de DocPath.

“Se trata de una cuestión técnica que no se ha abordado desde todos los ángulos necesarios. La falta de información sobre cómo automatizar el envío, la recepción y el archivo de las facturas; el tiempo que requiere la integración de todas las tecnologías de la empresa y el hecho de que ni siquiera la Administración esté preparada para la facturación electrónica provoca una cierta incertidumbre”, coincide Carlos González, director general de DocOnTime.

También existe cierta confusión acerca de los formatos aceptados por la ley. En teoría, son válidos casi todos, siempre que se acompañen de una firma digital que certifique la autoría de la factura (ver información de la izquierda).

No obstante, el sector público sólo acepta documentos Facturae, un formato propuesto por la Agencia Tributaria y que ha sido tomado como estándar para todos los organismos públicos, ya sea para la adquisición de un equipo informático o para la concesión de una autopista.

“Facturae no soluciona el problema de cómo almacenar las facturas junto con el albarán y el pedido correspondientes, por ejemplo”, critica González. Hay que tener en cuenta que, en España, la ley exige conservar las facturas recibidas durante cinco años. “Además, está diseñado de un modo poco intuitivo y amigable”, añade.

“Facturae incluye formularios en los que se deben incluir infinidad de datos sobre la propia empresa y sobre el cliente, que no siempre son accesibles. Al final, esta complejidad fomenta que se cometan errores y hace necesarios más tiempo y dinero”, continúa Olivares.

Costes

Eso sí, una vez puesta en marcha, los ahorros se perciben desde el primer día. Según Red.es, la emisión de una factura en papel ronda los 0,80 euros, de los que un promedio de 0,30 euros se destinan a los sellos.

La recepción es más cara, unos 2,80 euros, puesto que incluye cuestiones como la búsqueda del documento, su comprobación, clasificación, mecanización y almacenado (ver cuadro de la página siguiente).

Las tecnologías de e-facturación más sencillas parten de cero euros de inversión inicial y un coste por cada documento, si bien la mayoría tienen un precio fijo, desde 2.500 euros (en la página web www.facturae.es están disponibles algunas aplicaciones).

También comienzan a surgir proyectos en la nube (es decir, que funcionarán 100% online) como el que ultima DocOnTime, que establecerá una tarifa plana mensual de en torno a 20 ó 30 euros.

Los sistemas más completos permiten, además de enviar y recibir facturas, hacer pedidos, emitir albaranes o realizar visados digitales, y pueden integrarse con todos los sistemas de información que la empresa quiera.

“La ley ha sido redactada a partir del consejo de compañías con intereses comerciales, que quieren mantener el status quo”, afirma González en relación a algunas enseñas que, en los años ochenta, comercializaban las llamadas redes de telecomunicaciones Edi. Estos sistemas pueden, después de ciertos avances, adaptarse a la facturación electrónica, generando unos “elevados márgenes”, según el ejecutivo de Doc On Time.

Un buzón Edi (similar a un buzón de correo corporativo Exchange) cuesta unos 3.000 euros al año (1.800 euros anuales de coste fijo, 120 euros al mes por mantenimiento, 0,20 céntimos por factura recibida y 3 céntimos por el almacenamiento de cada documento).

“Si costara dinero enviar un e-mail, no sería tan popular”, asegura González.

Otra opción –para quienes no realicen contratos con la Administración– es crear un portal de clientes o de proveedores. En los primeros, los clientes pueden acceder a sus facturas desde la página web de la compañía, con sólo introducir una contraseña. Casi todas las firmas de telefonía y electricidad, por ejemplo, disponen de uno.

Por su parte, en los portales de proveedores, “lo habitual es que éstos acaben por teclear manualmente las facturas”, dice González.

Caos

Las compañías más desprotegidas son aquellas pymes que dependen de unos pocos clientes de gran tamaño. “La mayoría de grandes empresas usa la e-facturación por los ahorros económicos que genera”, dice Martín-Delgado. Se han dado casos en los que los grandes compradores exigen a un mismo proveedor que instale soluciones distintas de e-factura, obligándole a invertir por duplicado. Por este motivo, son muchas las compañías en España que piden que la ley exija la interoperabilidad de todas las herramientas del mercado, de modo que sean compatibles entre sí y con los demás programas de una empresa.

Hasta que se aclare el caos actual, la mayoría de micropymes está recurriendo a enviar las facturas por correo electrónico, a través de un PDF adjunto. Una solución alegal, pero cómoda por el momento para las empresas con un número limitado de clientes y proveedores. “De nada le sirve a una pyme implantar un sistema de facturación electrónica si ninguna empresa de su ecosistema lo va a usar”, coincide Olivares.

“En ningún caso la Administración aceptaría una factura PDF por e-mail, aunque vaya firmada digitalmente y cuente con un sistema de certificación de entrega”, recuerda Martín-Delgado.

Fraude

Desde el sector, se entiende que, pese al retraso, es cuestión de tiempo que la Administración se tome en serio esta cuestión. “No se trata de un tema ecológico, sino de buscar fórmulas para limitar el fraude. Es por este motivo que fue Hacienda quien impuso el formato estándar para lo público”, señala González. Se entiende que la tecnología limita las posibilidades de presentar facturas falsas.

¿Cuándo llegará ese momento? Por ahora, nadie se atreve a dar una fecha aproximada, puesto a que ninguno de los plazos se ha cumplido. Está previsto que, desde septiembre y el próximo 1 de enero, el Ministerio de Industria invierta 475.000 euros para dar una mayor difusión a la facturación electrónica.

“Los demás países europeos no están más avanzados, pero no dejarán pasar esta oportunidad de luchar contra el fraude”, reconoce Olivares.

La ley y la ‘recomendación’ de usar el formato de Hacienda

Todas las pymes españolas que tengan contratos con la Administración estarán obligadas por ley a poder emitir y recibir facturas electrónicas desde el próximo 1 de noviembre. Este proceso se inició hace casi una década, con la Directiva Europea 2001/115/CE de 20 de diciembre de 2001, que imponía la obligación a los Estados miembros de regular el reconocimiento jurídico de la factura emitida por medios electrónicos. Hoy, para que una e-factura sea válida en España, necesita estar en uno de los siguientes formatos: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt.

Después, la ley exige la emisión vía telemática, una firma digital y una certificación válidos, así como el consentimiento del emisor y del receptor. No obstante, ante la variedad de formatos y sistemas tecnológicos para firmar, certificar y expedir electrónicamente un documento, y a falta de una regulación específica sobre este aspecto, se ha tomado como estándar el sistema impulsado por la Agencia Tributaria. Toda la Administración pública ha tomado como referencia este formato, denominado Facturae, y, en la actualidad, es el único que acepta.

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