Algunas empresas invierten mucho para que sus espacios de trabajo sean más innovadores y modernos, contratando a diseñadores o arquitectos de renombre. Pero según People Management magazine el diseño más efectivo de los entornos de trabajo requiere una mayor implicación por parte de Recursos Humanos, pues son quienes realmente conocen las necesidades de los empleados.

 

¿Cuál es la única cosa de la que no puedes prescindir cuando planificas un nuevo espacio de trabajo? ¿Sillas ergonómicas? ¿Una barra de bomberos? ¿Un espacio de conversación para todas esas importantes reuniones informales? ¿Una máquina de café espresso de última generación? ¿O quizás algo que resulte un poco más familiar, algo que pueda recomendar un humilde profesional de Recursos Humanos?

“Si la gente que desarrolla un programa de diseño no interactúa con Recursos Humanos, es que está loca,” afirma Chris Kane, CEO de BBC Commercial Projects y Presidente del British Institute of Facility Management (BIFM) de Futures Group.

Como responsable de las oficinas de la BBC, Kane supervisó el traslado de la compañía hasta MediaCity Salford y conoce de primera mano que la participación de RH en el diseño del espacio de trabajo puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto. “Todo el mundo se implicará con el usuario, pero muy pocos irán hasta RH y tratarán de entender los diferentes matices y desafíos a los que se enfrenta cada equipo.”

Es una oportunidad perdida, porque aunque otros actores en el debate del diseño hacen hincapié en los aspectos de presentación o priorizan la eficiencia en los costes, RH comprende la importancia que tienen los mejores espacios de trabajo para la productividad, la retención del talento y el bienestar.

“Tradicionalmente, cuando RH hablaba sobre la importancia del entorno, tendía a ser por el simbolismo del espacio, o por si este reflejaba la jerarquía,” afirma el consultor en diseño operacional David D’Souza. El trabajo sedentario, señala, es catalogado por la Organización Mundial de la Salud como una de las cuatro causas evitables más importantes de muerte en el mundo, por delante del alto colesterol y del abuso de alcohol y drogas – colocando así el diseño delante de la puerta del Departamento de Recursos Humanos.

El Dr. Craig Knight, investigador en Psicología por la Exeter University y Director de Realización de la Identidad, está de acuerdo en que los empleados necesitan ser capaces de determinar el aspecto y la usabilidad de sus entornos inmediatos antes que los diseñadores.

“El trabajador debe tener algo que decir sobre cómo está diseñado el espacio,” señala. “El mejor lugar para que alguien trabaje es un espacio que sienta suyo, que sea un reflejo de su identidad. Un escritorio desordenado y uno ordenado pueden conducir ambos a la productividad, porque hay personas que son capaces de reconocerse en uno u otro.”

La otra regla de oro para un proyecto de diseño productivo es una variedad de espacios que apoyen el trabajo basado en actividades, ya sean áreas de reunión para proyectos de grupo, salas silenciosas de reflexión, o espacios comunes donde los compañeros puedan coincidir y ponerse al día.

“A menudo hablamos de la necesidad de mayor colaboración en el trabajo y de romper con los silos, pero necesitamos una mezcla de ambientes de trabajo que lo faciliten,” dice el asesor de investigación del CIPD Jonny Gifford. “Necesitamos flexibilidad para retirarnos y poder realizar nuestro trabajo silencioso individualmente, así como espacios de reuniones. Se trata de que el diseño del lugar de trabajo permita mayor flexibilidad sobre nuestra forma de trabajar.”

La web de búsqueda de viajes Skyscanner diseñó su oficina de Edimburgo alrededor de las prácticas “ágiles” de la empresa. “El proceso ágil de desarrollo de software requiere que los equipos tengan reuniones diarias pero breves para revisar sus progresos,” señala Cathy Wilson, su Directora de efectividad de la cultura y organización. “Con nueve oficinas en todo el mundo, eso solía ser complicado. Construimos áreas para estar de pie y con soporte tecnológico para que los equipos puedan conectar unos con otros.”

Kane es defensor de un enfoque flexible. “El secreto de una buena estrategia en el espacio de trabajo es entender el negocio y sus procesos, y darle a los equipos la cantidad correcta de espacio para que puedan hacer cosas en una variedad de entornos diferentes de trabajo,” apunta. “Para algunas personas, eso podría ser estando atadas a sus escritorios. Personalmente, ya no tengo escritorio desde el 2003.”

Consultar activamente a los empleados y hacerles parte del proceso de diseño es esencial para una transición suave. “Si un directivo presenta una idea y consigue ser aceptada por parte de los trabajadores, eso no es una muestra real de empoderamiento,” dice Knight. “No reconoce en absoluto su identidad, sólo la de los jefes. Es vital que la identidad de los empleados de todos los niveles sea reconocida a través de sus espacios de trabajo.”

En TGW Group, una empresa logística con sede cerca de Market Harborough en Leicestershire, los requerimientos de los empleados fueron colocados en el núcleo de las especificaciones para su nuevo edificio.

“La propia localización era suficientemente importante como para empezar por ahí,” afirma su Directora de RH Lisa Haggar. “Elegimos deliberadamente un lugar que estuviera cerca de donde vive alrededor del 80% de nuestro personal, en vez de escoger un sitio más barato pero mucho más lejano.”

La productividad se disparó en la BBC cuando el personal se trasladó a Salford. “La gente ahora puede ser realmente creativa porque todo el mundo está en un único lugar, con el equipamiento adecuado,” declara Kane.

El traslado hasta las nuevas instalaciones fue el acicate ideal en la empresa para repensar sus prácticas de trabajo para el siglo XXI. “El Director General vio esta aventura inmobiliaria no como una transformación o como una actualización de las oficinas, sino como una oportunidad para cambiar la organización por completo,” apunta Kane. “Adoptamos la tecnología digital y diferentes formas de trabajar, y experimentamos con diferentes beneficios adicionales de empresa y estilos de gestión.”

Creaseys, una firma contable fundada en Tunbridge Wells hace casi 150 años, también aprovechó la oportunidad surgida de mudarse a una nueva oficina para cambiar sus métodos de trabajo.

“Necesitábamos una oficina que supusiera una declaración para nuestros clientes de que éramos  modernos y avanzados, así como fomentar la colaboración entre los miembros de nuestro equipo,” señala la Directora de Operaciones Vivienne Wright. “La colaboración fue realmente el punto de partida para nuestro diseño.”

Trasladarnos desde tres estrechos edificios exresidenciales de estilo Victoriano hasta una nueva y espaciosa oficina en mayo de 2014, con vistas al bosque de los alrededores, ha sido un gran estímulo para la productividad, moral y bienestar de los empleados. “Me he sorprendido realmente de la diferencia que ha marcado,” dice Wright. “Mucha gente disfruta viniendo ahora a trabajar.”

Con unos colaboradores que ya no quedan apartados en estrechas oficinas, la CEO Emma Roberts apunta que “las relaciones personales se están volviendo más y más fuertes, porque están todos juntos. Es la encarnación de nuestro objetivo organizativo de tener a todos nuestros expertos trabajando juntos.”

Creaseys ha diseñado espacios donde el personal puede trabajar en privado o juntarse con sus compañeros en una animada cocina y salón. “Cualquiera puede tener buenas conversaciones sobre todo tipo de cosas,” anota Wright. La gente toma más descansos para almorzar –trabajan más intensamente en la oficina, pero se siente capaces de tomar dichos descansos, que es algo importante. Trabajar aquí es una elección de estilo de vida, no sólo una elección de carrera profesional: es un ambiente totalmente diferente al de la práctica contable tradicional.”

Con la evolución de las prácticas laborales, nunca ha habido un momento más importante para que RH forme parte de la discusión. El CIPD y el BIFM iniciaron el año pasado una colaboración para reflexionar sobre los retos a los que se enfrenta un entorno laboral en constante evolución, y reunir a profesionales de RH y de gestión de instalaciones para resolver problemas comunes presentados por entornos de trabajo complejos.

Denominado The Workplace Conversation, el proyecto evita el tradicional formato de encuesta e informe en favor de una plataforma online y de eventos presenciales que reúnen a miembros de las dos profesiones. “Utilizaremos este iniciativa a gran escala para averiguar qué es lo que está pasando y cómo la gente se siente en tiempo real. Es algo totalmente nuevo para nosotros,” dice Kayne.

Gifford está de acuerdo en que es el momento de que RH juegue un papel más intenso en la conformación de entornos. “El diseño del espacio de trabajo es todavía tarea de diseñadores y arquitectos que tienen ciertas maneras de hacer las cosas que pueden no ser adecuadas para tu organización,” dice Gifford. “El entorno físico tiene enormes implicaciones sobre cómo trabaja la gente, su bienestar y la cultura empresarial. RH puede crear un impacto verdaderamente positivo en términos de calidad de vida laboral.”

¿Tu oficina te está enfermando?

Si habitualmente experimentas dolores de cabeza, mareos, náuseas, fatiga, falta de concentración o irritación de ojos, garganta o piel, la causa puede estar más cerca de lo que piensas: puedes estar sufriendo el Síndrome del Edificio Enfermo (SEE).

Cualquiera puede verse afectado por el SEE, a menudo provocado por los espacios de trabajo, y la gente experimenta diferentes combinaciones de síntomas. Generalmente mejoran o desaparecen tras dejar el edificio.

El SEE se asocia con oficinas sin paredes interiores, en las que a menudo la posibilidad de abrir la ventana ha sido reemplazada por sistemas de ventilación. La fluctuación de temperaturas y el uso de pantallas para hacer tareas repetitivas también han sido destacados como detonantes.

Pero también pueden entrar en juego factores psicológicos: un estudio de la Universidad de Copenhagen encontró que las denuncias por SEE eran dos veces más numerosas entre los trabajadores con cargos de menor rango, pues tienen una menor capacidad para ejercer control sobre sus entornos de trabajo.

 

* Newbery, Cathryn. “HR's guide to better workplace design”. People Management magazine, 02/01/2015 (Artículo consultado on line el 22/01/2015).

Acceso a la noticia: http://www.cipd.co.uk/pm/peoplemanagement/b/weblog/archive/2015/01/02/hr-39-s-guide-to-better-workplace-design.aspx

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