Un estudio revela que un 19% de ejecutivos no abandona su movil para hacer negocios al acudir a restaurantes, aeropuertos, etc. El teletrabajo se convierte en una posibiidad para reducir costes de una empresa.

La oficina hace tiempo que dejó de ser un referente laboral. Hoy se hacen negocios en los aeropuertos, los cafés, los parques y hasta en los baños públicos. Un estudio de la multinacional Regus, proveedor internacional de soluciones para lugares de trabajo, reveló que el 19% de los ejecutivos no abandonan el móvil cuando acuden a este tipo de establecimientos. Por eso, si las cuentas no salen, cualquier solución, por imaginativa que parezca, puede resultar un éxito para una empresa en crisis; o una compañía que simplemente ha decidido apretarse el cinturón.

El teletrabajo es una de ellas. Con sus pros y sus contras. Al ahorro evidente y cuantificado de costes, básicamente inmobiliarios, se contrapone la dificultad para gestionar y coordinar la actividad de los empleados y el deterioro de la imagen corporativa. Aun trabajando desde casa, el profesional necesita una dirección comercial, una recepción que recoja las llamadas y mensajes de sus clientes, un despacho para realizar entrevistas de trabajo, una sala de reuniones para despachar con sus colegas e incluso un business lounge donde relajarse y tomarse un café cuando sale de viaje. Estos son los servicios que ofrece la oficina virtual.

Cada vez es mayor el número de compañías que están dotando a sus ejecutivos de smartphones, blackberrys y ordenadores portátiles y los están alejando de la sede central como forma de reducir gastos. 'Las empresa están creando un nuevo grupo de trabajadores móviles que no necesitan un despacho a tiempo completo, sino un ambiente profesional y servicios de soporte bajo demanda ', señala Philippe Jiménez, director general de Regus España. Según los cálculos de esta multinacional, las empresas pueden ahorrar entre un 60% y un 80% de los costes inmobiliarios. Por eso la demanda de este servicio está creciendo como la espuma en todo el mundo. 'En España ha aumentado en el último trimestre un 25% ', apunta Jiménez.

A la larga lista de corporaciones internacionales que en algún momento de su vida empresarial han recurrido a los conocidos centros de negocios o a las nuevas oficinas virtuales -Pirelli, Coca-Cola, Axa, Bankinter, Carrefour, Google, GlaxoSmithkline y Nokia, entre otras- hay que sumar las pymes y los numerosos profesionales liberales que las eligen como primera opción: psicólogos, arquitectos, economistas… 'La oficina virtual permite controlar los gastos al milímetro y eso es algo que empresas y autónomos miran hoy en día con lupa ', dice Roberto Zúñiga, director de expansión de IBC, otra de las entidades que como Oficenter, Lexington, o Zuricenter, ofrecen este tipo de servicios.

GBB Group es una consultora holandesa con sede en el centro Regus de Ámsterdam. Sus empleados trabajan de forma remota, pero necesitan una sede central para reunirse con los clientes. GBB contrató el servicio de oficina virtual para establecer una dirección comercial profesional y utilizar personal de soporte sin los costes de contratación y administración de un asistente a tiempo completo.

Regus reúne el correo y lo envía a los directivos. También gestiona las llamadas telefónicas transfiriéndolas directamente a los empleados seleccionados. Además de lo básico, pero necesario, como por ejemplo faxes y fotocopiadoras, este tipo de empresas ofrecen a los empleados la oportunidad de trabajar en red con otros profesionales, neutralizando el miedo al aislamiento que provoca este estilo de trabajo.

Las oficinas virtuales también son una alternativa para los negocios que buscan nuevos mercados, pero no pueden correr con riesgos adicionales. Este es el caso de Capco Healtg Group, proveedor norteamericano de servicios de salud. 'Por unos cuantos cientos de dólares al mes podemos movernos hacia mercados próximos, como México y Centroamérica, evitando grandes gastos iniciales y minimizándolos riesgos ', explica Ernie Gershon, presidente y director de operaciones. 'Si fracasamos, nuestra inversión habrá sido mínima '.


Todas las ventajas de una oficina sin salir del hogar

Domicilio social prestigioso: puede ser utilizado en las tarjetas de visita, membretes y materiales de marketing. Directorio de empresas: la compañía aparecerá en el directorio del edificio y planta junto a los demás clientes del centro. Recepción y reenvío de correo: se recibe el correo, se firman los paquetes y se envían al cliente según sus instrucciones. Número de teléfono local: para ofrecer a todos los clientes y contactos. Contestación telefónica personalizada: una recepcionista profesional contesta las llamadas en nombre de la empresa de acuerdo con las indicaciones dadas por ésta. Desvío de llamadas: una tecnología especializada permite redireccionar las llamadas a un número principal. Buzón de voz: configuración remota y recuperación de su correo de voz personal las 24 horas del día, los siete días de la semana. Faxes de entrada y de salida: recopilación de los faxes personales y envío a cualquier dirección solicitada. Asistencia administrativa y técnica: para resolver cualquier problema logístico. Acceso a oficinas y salas de reuniones disponibles: posibilidad de alternar el trabajo en casa o en cualquier emplazamiento con el acceso a despachos en edificios céntricos.

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