Si el escándalo desatado en Reino Unido por las irregularidades en las dietas de los diputados de su Parlamento nos puede enseñar algo, es habernos recordado la necesidad de tener una normativa adecuada sobre este tema, también en las empresas.

Habrá empresas que ya sabrán del tema si alguna vez se han enfrentado con el despido de algún empleado por irregularidades en sus gastos que argumenta que la organización está tratando deliberadamente de justificar un despido improcedente.

Una política de gastos detallada y cuidadosamente monitorizada en su cumplimiento, permite a las organizaciones controlar sus gastos, asegurar prácticas apropiadas y aplicar sanciones por incumplimiento cuando sea necesario.

Consejos sobre la política

La política de gastos debe detallar:

  • el proceso que se debería seguir para asegurar la aprobación del reembolso;
  • quién debería aprobar las solicitudes (preferiblemente un directivo con un cargo lo suficientemente alto y separado del solicitante para asegurar la adecuada consideración de los gastos);
  • qué tipo de viaje será reembolsado;
  • qué tipo de ocio para el cliente será reembolsado;
  • cualquier límite en el alojamiento en hoteles y solicitudes de dietas;
  • qué artículos están cualificados para el reembolso durante un traslado en términos legales, de costes de eliminación, de transporte, etc.;
  • cualquier categoría o nivel de gasto que requiera una aprobación previa, en contraposición a la aprobación de reembolsos de cualquier gasto previo en el que se haya incurrido;
  • qué pruebas de los gastos de los empleados se esperan tener para apoyar cualquier solicitud por dichos gastos; y
  • las potenciales consecuencias disciplinarias (que explícitamente deberían incluir posibles despidos) de hacer solicitudes falsas o de otros incumplimientos del procedimiento de gastos fijado.

Cuando haya que enfrentarse con gastos excesivos o falsas reclamaciones de reembolso, y cuando las organizaciones necesiten establecer el caso ante el que responder y realizar una adecuada investigación, será crucial llevar a cabo un proceso justo y realizar un tratamiento coherente.

Tras lo sucedido

El escándalo en las dietas de los diputados británicos es recordatorio de la garantía de tener un procedimiento útil. Las irregularidades en los gastos pueden salir a la luz algún tiempo después de que se haya realizado la solicitud correspondiente y de que el falso o excesivo gasto ya haya sido reembolsado.

En dichas circunstancias los empleados podrían argumentar que los gastos fueron aprobados ya que la solicitud de reembolso fue refrendada por la empresa y que, por lo tanto, la organización no puede reclamar después los gastos en los que se haya incurrido inadecuadamente.

Gastos refrendados

Para protegerse de ellos, tiene sentido que el formulario estándar establecido por la organización requiera que el empleado declare específicamente, mediante su firma, que los gastos correspondientes se realizaron entera, necesaria y exclusivamente durante el desempeño de sus obligaciones laborales, tal y como ya se pide a los parlamentarios.

Seguirá habiendo disputas legítimas sobre lo apropiado o no de algunos gastos, pero pedir a los empleados su firma hará más sencillo gestionar los gastos que hayan sido reembolsados y posteriormente considerados como excesivos o incorrectamente reclamados.

Auditorías

Implementar las políticas adecuadas en las dietas no es el final del problema. Algunas de las quejas sobre los gastos de los diputados se referían a reclamaciones técnicamente reembolsables siguiendo las reglas pero que podían considerarse excesivos. Presuntamente, también se dieron situaciones en las que se presionó a funcionarios para aprobar las solicitudes de gasto.

Las notas de gasto deben ser auditadas regularmente para asegurar que la plantilla cumple tanto con el espíritu como con la letra de la normativa. La prevención siempre es mejor que la cura.

Acceso a la noticia: http://www.peoplemanagement.co.uk/pm/articles/2009/05/to-ensure-expenses-are-not-abused-you-need-a-clear-policy.htm?area=el

* Wynn-Evans, Charles. “To ensure expenses are not abused you need a clear policy”. People Management magazine, 15/05/2009. (Artículo consultado on line: 27/05/2009)

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