La gripe A ya ha llegado a Reino Unido y nadie puede asegurar el grado de incidencia que va a tener ni la severidad con la que va a golpear. Sin embargo, hay muchas cosas que las organizaciones pueden hacer para prepararse. He aquí algunos pasos clave.

Durante el siglo XX hubo tres pandemias de gripe: en 1918, 1957 y 1968. Hasta una cuarta parte de la población británica se puso enferma en cada una de aquellas ocasiones, miles de personas murieron y las consecuencias económicas y sociales fueron enormes.

Gripe A: ¿qué se debería hacer?
La planificación puede ayudar, no importa lo impredecible que una pandemia pueda ser. A diferencia de otros programas de recuperación después de un desastre centrados en afrontar un shock breve o puntual como pueda ser un ataque terrorista, la planificación de la gripe debe tener en cuenta un cambio en las dinámicas de trabajo que podría durar meses.

Una pandemia puede intensificarse rápidamente, durar muchos meses e infectar a un 25% o más de la población mundial, según expertos en salud pública. Muchas organizaciones creen que en el momento álgido de una pandemia severa, hasta un 75% de la mano de obra podría ausentarse del trabajo.

Aquellas empresas que se confíen con sus planes de recuperación actuales podrían verse con un grave problema –una vez los empleados empiecen a ser diagnosticados con la gripe, será demasiado tarde para elaborar un plan de acción. El impacto en las empresas y en la economía en general podría ser catastrófico.

Para afrontar este riesgo, las organizaciones deben seguir la situación muy de cerca, prestando una atención especial a los consejos del gobierno y de la Organización Mundial de la Salud y examinar, y posiblemente corregir, sus planes de continuidad y en consecuencia de gestión de crisis.

Sin embargo, hay muchas cosas que las organizaciones pueden hacer con el fin de prepararse para una epidemia. He aquí algunos pasos clave a tomar para asegurarte de que estás lo más preparado posible.

Estar preparados

1 Un punto de inicio sensato podría ser considerar los requerimientos básicos de la organización sin los cuales no le sea posible funcionar. Debería prestarse una especial atención al mínimo número de empleados necesarios para el funcionamiento de cada división o departamento.

Como parte de dicho ejercicio, podría ser útil recopilar una lista de competencias transferibles de cada miembro de la plantilla y considerar qué empleados podrían ser fácilmente formados y reubicados en caso de tener que hacer frente a una plantilla fuertemente mermada.

2 Mientras dure la pandemia, es probable que tu mano de obra se vea reducida. En esas circunstancias, es importante asegurar que se da la formación adecuada a cualquier trabajador que permanezca y que pueda ser requerido para tareas que habitualmente no le son propias.

También deberías estar preparado para la posibilidad de contratar y de formar a personal temporal adicional para complementar los departamentos en los que el número de integrantes caiga por debajo del nivel mínimo requerido.

Recuerda que los trabajadores jóvenes y mujeres embarazadas constituyen categorías específicas de empleados a los que siempre tener en mente para cualquier reorganización temporal, y no deberían ser sustituidos para realizar trabajos que no se les adecuen.

3 Aconseja a tus empleados que se queden en casa si se sienten enfermos, y prepárate para la posibilidad de que resulte más complicado para ellos venir a trabajar. Por ejemplo, se podría dar la situación de que las autoridades restrinjan los viajes o de que el transporte público sea suspendido. Las organizaciones deberían considerar la utilización de (o es más, la inversión en) tecnología como el acceso remoto mediante banda ancha o conexiones vía satélite, para permitir a los empleados trabajar desde casa.

Ten presente, de todos modos, que las restricciones sobre los viajes o las cuarentenas para proteger a los empleados de la pandemia de gripe A podrían desembocar en serios problemas legales para RH si ignoran la privacidad y la legislación laboral.

4 Permitir a los empleados trabajar con mayor flexibilidad horaria también podría posibilitar que asuman sus obligaciones para cuidar a sus familiares enfermos, o con los niños cuyas escuelas queden cerradas, sin tener que dejar de trabajar completamente. Si tienes a empleados que pueden trabajar con seguridad desde casa entonces se les debería tener identificados y animados a optar a dicha modalidad de trabajo.

Utiliza la tecnología para mantener abiertas las líneas de comunicación. Servicios como Twitter o Yammer ofrecen importantes ventajas sobre el simple e-mail o el contacto telefónico.

5 Considera cómo la información llega a los empleados y proveedores y/o clientes. La comunicación puede tener una importancia vital en el mantenimiento sin problemas del funcionamiento del negocio, por lo que se debería tener un plan de comunicación de emergencias que identifique contactos clave y configure canales de comunicación por los cuales la información pueda ser difundida rápidamente entre las personas pertinentes.

6 Las comunicaciones del responsable de Prevención de Riesgos deben hacerse mediante videoconferencia o teleconferencia cuando sea posible, en vez de montar reuniones como precaución práctica. El trabajo electrónico remoto, donde se pueda implementar, reducirá los encuentros cara a cara. Incluso la tecnología más habitual en el ocio, como las webcams o las conversaciones virtuales en tiempo real, podría resultar bastante efectiva para la continuidad a niveles lo más cercanos a la normalidad.

Repensar la política

7 Todas estas sugerencias requerirán una implementación cuidadosa, por lo que las organizaciones deberían plantearse si añaden nuevas políticas laborales para poderlas llevar a cabo.

En particular, las empresas deberían plantearse políticas de trabajo flexible, tanto a nivel de horas como de localización, políticas de prevención dirigidas a evitar la expansión de la enfermedad entre los empleados que van a la oficina y políticas que traten cómo reintegrar a los empleados que vuelvan al entorno laboral después de haber estado enfermos o cuidando de sus familiares.

Revisa las políticas sobre enfermedad laboral para asegurar que tocan todos los temas relevantes, incluyendo un potencial absentismo prolongado por parte de los empleados, y la compensación apropiada en tal situación.

Afrontar el absentismo

8 En caso de pandemia es probable que además de empleados que se ausenten por enfermedad o por responsabilidades familiares, haya algunos que no quieran venir al trabajo por miedo al contagio.

La posición legal es que los empleados no tienen derecho a no venir a trabajar basándose solamente en un temor, pero las organizaciones deben aceptar que dicho miedo supere a la preocupación por sufrir una acción disciplinaria.

Las bajas ocasionadas por la enfermedad podrían crear la necesidad a otros empleados de trabajar más horas para mantener el negocio en funcionamiento. En ese caso, deberás cumplir con la legislación sobre tiempo de trabajo y asegurar un apropiado número de horas trabajadas cada día, de turnos de noche y de pausas para el descanso.

El impacto en el negocio

9 No importa lo cuidadosa que sea la preparación, algunas organizaciones podrían perder negocio como resultado de la pandemia y ello podría llevar a las empresas a prescindir de algunos trabajadores.

Las empresas deberían asegurar una valoración adecuada de los despidos potenciales –incluso en circunstancias extremas como una pandemia de gripe. No se puede obviar el requerimiento de llevar a cabo un proceso justo con una adecuada selección y consulta, y un cumplimiento de los procesos estatutarios de despido. En caso contrario se puede desembocar en reclamaciones por despido improcedente.

10 Igualmente importante, la etiqueta en el entorno de trabajo necesitará cambiar. La pandemia de gripe se contagiará habitualmente mediante la tos y los estornudos.

Un compañero que no se moleste en usar un pañuelo podría estar propagando la enfermedad. Las máscaras quirúrgicas que se hicieron familiares a raíz de la epidemia de SARS en Asia quizás no resulten necesarias pero la higiene constante será esencial. Difunde entre los empleados las recomendaciones de las autoridades sanitarias.

Las empuñaduras y los cierres de las puertas son otro foco común de transmisión, por lo que se prevé que se refuerce el uso obligado de trapos antisépticos para mantener libre de gérmenes todas las áreas de trabajo común. Un consejo de las autoridades sanitarias es la de mantener en funcionamiento cualquier sistema de aire acondicionado ya instalado en el espacio de trabajo.

Por ahora, lo mejor es tranquilizarse y planificar.

Acceso a la noticia: http://www.personneltoday.com/articles/2009/05/01/50513/swine-flu-10-things-hr-professionals-and-employers-need-to-do-now.html

* Williams, Helen. “Swine flu: 10 things professionals and employers need to do now”. Personneltoday.com, 01/05/2009. (Artículo consultado on line: 18/05/2009)

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