La mayoría de los profesionales siente pereza ante estas convocatorias, porque con frecuencia son improductivas. Para tener juntas efectivas debes contar sólo con los participantes más adecuados y predispuestos, definir bien el tema a tratar y realizar luego un seguimiento.


Reuniones. Ninguna compañía puede vivir sin ellas, sin embargo, es difícil sobrellevarlas. La mayoría de los profesionales siente pereza ante estas convocatorias, porque con frecuencia son improductivas. Para Pablo Maella, socio director de DO Consultores, "el problema no es el número, sino lo que se hace en ellas. Las medidas para que sean eficaces no implican grandes costes, a menudo sólo se precisa un cambio de actitud".

El primer paso es eliminar reuniones innecesarias. Ignacio Ríos, socio de Bain & Company, explica que "en muchas organizaciones las decisiones tienen que ser aprobadas por tres o más foros diferentes. Esta cadena de reuniones lo único que consigue es ralentizar los procesos. La solución es agilizar las estructuras y definir las responsabilidades". Ríos también aconseja asegurarse de que sólo acuden las personas adecuadas: "Si se delega en profesionales que no están involucrados con lo que se va a analizar y que no tienen capacidad de decisión lo único que se logra es divagar y que posteriormente se tenga que volver a abordar el tema".

Preparado, puntual y sin prejuicios


Acudir con los deberes hechos, es decir, haber revisado el orden del día y tener la documentación necesaria es esencial para no improvisar y no hacer perder el tiempo a nadie. Joan Plans, profesor de dirección de recursos humanos de Esade, hace también hincapié en la puntualidad: "Un retraso de 15 minutos en iniciar una reunión de nueve personas hace que antes de empezar ya se hayan perdido dos horas de trabajo". Para estos casos Plans recomienda imponer una sanción económica benévola para los que llegan tarde.

La actitud con la que se acude a un foro es otro aspecto fundamental. Maella insiste en que "los asistentes deben comprometerse a escuchar hasta el final las opiniones de los demás. Respetar los turnos, no hablar todos a la vez y, lo que es más importante, dejar fuera de la sala de reuniones los prejuicios y rencillas. De lo contrario, corremos el riesgo de descalificar y descartar propuestas sólo porque no nos gusta la persona que lo dice". Otra de las medidas para agilizar las juntas es saber aparcar los temas que no están en el orden del día. "Ante cuestiones secundarias que desvían del objetivo el coordinador de la reunión debe ser contundente: parar las disertaciones y, si el tema lo requiere, convocar una reunión aparte", dice Maella.

La figura del responsable de seguimiento no está muy extendida en las organizaciones y según Plans es una función que "permite comprobar si los acuerdos alcanzados se están cumpliendo. Un buen seguimiento evita tener que recapitular sobre algunos puntos y ayuda a definir los siguientes aspectos en los que hay que trabajar", recuerda Plans.

Consejos para ser efectivos

La bolsa de las Blackberry. Pedir a los asistentes a las reuniones depositar sus Blackberry, iPhone u otros dispositivos móviles en una bolsa que quede fuera de la sala de juntas. El motivo: "Estamos aquí para tomar decisiones, no para saber qué sucede fuera".

Recordatorios. Colocar una enorme estatua de un elefante en el medio de la mesa de reuniones. La incomodidad que provoca esta figura recuerda que cuando estás debatiendo una medida, no debes ignorar los aspectos incómodos porque, tarde o temprano, acaban saliendo a la luz.

Fuera sillas. Las reuniones de pie a primera hora de la mañana son un buen sistema para revisar rápidamente el estado de los proyectos. Y para las juntas más extensas que se realizan en cómodas salas de conferencias con acogedoras butacas, una sugerencia: pon menos sillas que asistentes. Te sorprenderá ver qué rápido llega la gente a una conclusión.

Pasar lista. El paso previo es definir bien las competencias y responsabilidades de cada profesional. Al inicio de una reunión, preguntar a cada asistente cuál es su rol y si no tiene capacidad de decisión para el asunto concreto que se va a tratar, queda fuera. Así te aseguras de que sólo asisten las personas adecuadas y que no se va postergar nada.

No a una segunda revisión.
Una costumbre demasiado generalizada es revisar las decisiones previas. Hay que evitar volver sobre algo ya cerrado a menos que haya una buena razón para ello. El mayor beneficio es que los asistentes están seguros de que se centrarán en aspectos importantes y que no tendrán que reabrir la discusión una semana más tarde.

Fuente: Informe de Bain & Company

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