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En España, la gestión de edificios es un concepto joven pero que experimenta un importante desarrollo. El emblemático edificio de Jean Nouvel, recientemente inaugurado, sede de Aigües de Barcelona, aplica un modelo de gestión de “facility management”.

Está usted sentado frente a su mesa de trabajo. Acaba de llegar a la oficina y se ha lavado las manos. Enciende la luz y pone en marcha su ordenador. Hoy ha venido pronto y tras saludar al vigilante de seguridad, ha debido esperar un momento a que terminen de limpiar su mesa. Mira al jardín, cada día más cuidado, a través de la ventana y sube el aire acondicionado. Descuelga el teléfono y pide un coche de alquiler para desplazarse a una convención que se ha organizado fuera de la ciudad y que deberá llevarle seguidamente al aeropuerto, para otra gestión,por lo que ha de confirmar también los billetes.Va a tomar café y un bocadillo a la máquina instalada en la planta y aprovecha para hacer un par de fotocopias urgentes que un mensajero debe llevar de inmediato. Son actos todos ellos que realizamos de manera mecánica y que forman parte del entorno inmediato de nuestro espacio laboral. No les acostumbramos a dar importancia, pero somos inmisericordes cuando falla algo. Obviamente, no es fácil tener el engranaje a punto en cada momento. Son muchas funciones. Hasta hace un tiempo, las empresas tenían estas funciones disgregadas, con responsabilidades parciales dispersas en diferentes áreas del organigrama, con lo que no existía una visión integradora de las mismas, lo que podía acarrear algunos problemas de coordinación, con la consecuente pérdida de tiempo y de productividad.

La idea de aglutinar bajo un solo paraguas la gestión del entorno laboral nació hace unos 20 años en Estados Unidos, a través del llamado Facility Management (FM), cuya traducción vendría a ser la de gestionar de forma integral los activos inmobiliarios de la empresa, así como los servicios asociados a la misma. En España, se trata de un concepto joven pero que está experimentando un importante despegue. Según datos de Facilitec, consultora de explotación inmobiliaria FM y gestión de espacios, esta actividad movió en nuestro país unos 20.000 millones de euros en 2004.

“Los beneficios de esta gestión integral son evidentes ya que genera muchas sinergias”, comenta Sebastià Roger, delegado en Catalunya de Facilitec. “Hasta ahora, prosigue, la relación era directa entre empresa y proveedor de servicios, pero se ha añadido una tercera pata, que es el empleado, quien desde la óptica delFMdebe verse como un cliente o usuario prioritario. ¿Qué nos pide?, pues más servicios, más calidad, más seguridad, más rapidez... El trabajo de este nuevo gestor integral de inmuebles consiste en encontrar un punto de equilibrio entre dar la mayor satisfacción posible las demandas de los usuarios -trabajadores- a través de la que deben aumentar su productividad y proceder, al mismo tiempo, a una contención de los costes de los proveedores”. En definitiva, se simultanea una doble vía de actuación para alcanzar un sólo objetivo: aumentar la rentabilidad de la empresa.

Dispersión geográfica

¿Qué compañías son las más procliveve s a utilizar el FM? En principio, aquí en España, han empezado las que tienen relaciones estrechas con el mundo anglosajón. Pero, sobre todo, “es muy interesante para aquéllas que ocupan diversos edificios, que tienen una dispersión geográfica importante, ya sea en la misma ciudad o en varias”,, apunta Roger, si bien añade que “los clientes hoy están entre las grandes empresas. Y entre ellas, sobresalen las de servicios, donde la complejidad de las soluciones que deben aportarse es mucho mayor”.

En realidad, es lógico que sea así. Las mayores tienen un volumen superior de activos inmobiliarios y, por ende, un potencial superior de racionalización. No debe olvidarsepor otra parte, que los activos inmobiliarios constituyen una de las partidas más importantes del balance de estas empresas. En Facilitec estiman que “en las grandes corporaciones el inmovilizado material en edificios, terrenos e instalaciones constituye por término medio entre un 25% y un 50% del activo del balance”. Basta con mirar alrededor y ver la evolución del precio del metro cuadrado de oficinas en una ciudad para ser consciente de que el espacio se está convirtiendo en un recurso escaso, y, por tanto, más caro, por lo que su gestión correcta resulta cada vez más rentable.

Este encarecimiento y su peso superior en los balances han forzado a que el mercado actual esté cambiando las formas de gestionar estos activos para tratar de optimizar su rendimiento. “Hasta ahora y de forma generalizada se han tratado, básicamente, desde el punto de vista del uso,, con un enfoque técnico y desde el punto de vista financiero, con un enfoque especulativo. Los diferentes modelos de gestión de estos activos que están apareciendo en el entorno empresarial abarcan desde la planificación estratégica de los activos corporativos, hasta el uso de las facilities, pasando por la provisión o enajenación de la propiedad, la construcción, la gestión de puestos de trabajo y de los servicios de soporte del negocio”, concluye Sebastià Roger.


El ‘facility manager’

El ‘facility manager’es la personaque habitualmente gestiona el segundo mayor presupuesto de la empresa, después del de personal. Integra bajo el mismo paraguas la división de patrimonio, inmuebles y servicios generales. Se trata de un área de gestión crítica que se ha transformado en un objetivo irrenunciable para las compañías, ya que consigue reducir los costes ymejorar la productividad simultáneamente, gracias a la creación de entornos laborales más eficientes. Uno de los retos del cargo es alcanzar el objetivodequelos recursos inmobiliarios se adecúen permanentemente tanto a las necesidades de la organización como a las del equipo humano con el menor coste posible.La traducción al castellano del nombre del cargo no es sencilla, utilizándose preferentemente la de ‘gestor operativo de activos inmobiliarios’


El caso de la torre Agbar

El emblemático edificio de Jean Nouvel recientemente inaugurado en Barcelona, sede de la compañía Aguas de Barcelona, aplica un modelo de gestión de “facility management” (FM), diseñado por Facilitec. El director de explotación de Agbar Servicios Compartidos (Aserco), Luciano Amil, explica que, a través de esta filial, se concentran las unidades de soporte de las empresas del grupo,en la que se integran los sistemas, logística, compras y también el FM. “Una vez acabado el edificio, la gerencia de arquitectura definió el proyecto deinteriorismo y posteriormente lo ejecutó. Con un símil náutico, escomo si el barco hubiera salido del astillero en ese momento. El siguiente paso era la entrada del capitán y la tripulación, que sería la aplicación del modelo de gestión de FM. Eneste punto, Aguas encargó aAserco la explotación y gestión del edificio, tanto de las plantas que ocupa el grupo como las que están en el mercado”. Hay que decir que es un edificiode31 pisos, 23delos cuales están ocupados por el grupo Agbar. Hay 30.000m2 edificados sobre rasante y unos 20.000 bajo rasante, destinados a servicios y aparcamiento.

“La aplicación del FM nos ha ayudado a conseguir importantes ahorros, a través de las economías de escala. Los sistemas son utilizados conjuntamente por las diferentes compañías del grupo, con lo que se ha optimizado su aplicación. Al mismo tiempo, el cliente -el grupo- tiene la ventaja de hablarconunúnico interlocutor.Ademásdel ahorro,sehamejoradola rapidez en la ejecución y la calidad del servicio prestado”, continúa. La actividad se realiza con una aplicación informática a través de la cual se transmiten las incidencias o demandas.

La organización se basa en unidades de funcionamiento. Hay tres gestores de operaciones que dependen del “facility manager”. El técnico, gestiona la electricidad, mecánica, ascensores, protección contra incendios... El de servicios, tiene a su cargo la limpieza, mensajería, cartería, desinfección... y, por último, hay uno específico de seguridad. Cada uno de ellos controla las diferentes compañías que prestan los servicios contratados.

Uno de los aspectos observables a simple vista es que la dispersión de oficinas de Agbar que había alrededor de la sede del Paseo de San Juan hadesaparecido.SegúnAmil, “la concentración del grupo en la torre será casi total. Lo normal es que estén allí las direcciones de las empresas,aunque en algunos casos la actividad deba quedarse sobre el terreno”.

Con respecto al momento escogido para hacer el cambio hacia la gestión integral, Amil explica que “creímos que el traslado a la torre era el óptimo. Posteriormente,hemos extendido a otros edificios del grupo la misma aplicación”. Por último, también señala que se ha priorizado la formación sobre la cultura del FM a todos los niveles del equipo. “El objetivo es hacer entender al personal el cambio conceptual que implica pasar de tener funciones dispersas a tenerlas concentradas. A colocarlas bajo un mismo paraguas”, concluye.

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