Bienvenido a nuestra empresaLa Fundació Factor Humà ha colaborado con La Vanguardia en un artículo que habla sobre los protocolos de acogida como método para recibir y formar a los empleados recién incorporados. Ha contado con las declaraciones de Elena Garcia Pont, de EGP Consultoría de Recursos Humanos; Laia Peinado y Laura Díez-Cascón, del departamento de RH de MC Mutual; y de Anna Fornés, Directora de la Fundació Factor Humà.

Bienvenido a nuestra empresa

El primer día en un trabajo nuevo suele generar cierto nerviosismo. Familiarizarse con el puesto, conocer a los compañeros... los primeros días pueden determinar la imagen que el empleado se lleve de la empresa: no es lo mismo llegar a una oficina con información detallada y un equipo de colegas dispuestos a aclarar dudas, que sentirse abandonado en una mesa vacía. "Hay empresas que tardan hasta dos semanas en adjudicar ordenador al recién llegado", asegura Elena García Pont, de EGP Consultoría de Recursos Humano. Con esta primera impresión no es de extrañar que en los seis primeros meses tras ser contratados, uno de cada tres profesionales ya empiece a buscar otro trabajo.

En Google los nuevos empleados, apodados nooglers, tienen hasta una fiesta de bienvenida, con globos y bombones incluidos. No todas las compañías miman tanto a los recién llegados, pero muchas tienen un plan de acogida más o menos sistematizado que establece el protocolo a seguir con los nuevos trabajadores. El principal elemento es el "manual de acogida"; un documento impreso o virtual que se entrega al empleado en para facilitarle información como la historia de la empresa, el organigrama, la normativa, las instalaciones o los protocolos de seguridad, entre otros temas. "Cuanta más información tenga el nuevo empleado, más rápida será su adaptación a la empresa", destaca Elena García Pont. El proceso, apunta esta experta, debe ser bidireccional: la empresa también debe informar al resto de los empleados sobre el compañero que se incorporará. "De esta manera se evita la rumorología", apunta García Pont.

Un estudio elaborado por Aberdeen en 2013 muestra que las empresas con mejores planes de acogida tienen una tasa de retención de los empleados del 91%, frente al 30% en las firmas que cuidan menos el tema. Según IRS Employment Review, un proceso pautado de acogida supone un ahorro de costes de entre 2.000 y 6.000 euros por empleado, al disminuir la rotación. Pero generar este tipo de formación supone una inversión que pocas pymes asumen: "No otorgan a la acogida de empleados la importancia que tiene, del mismo modo que tampoco se la otorgan a la selección de personal", denuncia Anna Fornés, directora de la fundación Factor Humà. Incluso en las grandes compañías, apunta Fornés, "la paralización de contratos por la crisis ha congelado la inversión y ha hecho que muchos manuales de acogida se queden obsoletos".

La firma MC Mutual, por ejemplo, trabaja en la actualización de sus procesos de acogida, que incluyen formación on line sobre aspectos corporativos, y formación sobre protección de datos y prevención de riesgos laborales. A través de fotos y testimonios de otros empleados, la formación on line repasa temas como los valores de la empresa o casos prácticos para conocer sus áreas de negocio. "Cada nuevo empleado es recibido por su responsable directo, que le presenta al equipo y el centro de trabajo, y después reciben la formación en línea durante la primera semana, pudiendo consultar con su responsable el resto de dudas de carácter operativo -explican Laia Peinado y Laura Díez-Cascón, del departamento de Recursos Humanos de la firma-. El nuevo trabajador no se siente nunca desatendido".

Acoger al nuevo empleado con formación on line es habitual: cerca del 40% de organizaciones optan por esta opción, según el 2013 Onboarding Trends Report; de ellas, el 62% usa la intranet corporativa y un 55% módulos de e-learning. Esta información, advierten los expertos, siempre debe completarse con el trato personal: tal y como advierte Anna Fornés, "sentar al empleado en una mesa y hacerle sentir que todo lo que tenemos que decirle lo puede encontrar en un clic es demasiado frío".

 


ALGUNAS CLAVES PARA EL ÉXITO SEGÚN LOS EXPERTOS

1. El protocolo de acogida debe ponerse en marcha en cuanto el nuevo empleado llegue a su puesto por primera vez, para evitar que se sienta abandonado por la empresa. Aunque cada posición sea diferente, una parte del proceso se puede estandarizar para que sea útil para cualquier puesto: por ejemplo, ofrecer una visita al centro de trabajo, informar sobre las unidades de negocio de la compañía o enseñar el organigrama.

2. El jefe directo es el principal referente del recién llegado y debe desempeñar un papel destacado para ayudarle a adaptarse al nuevo puesto, así como ejercer de interlocutor entre él y el resto de la compañía y responder a las dudas de carácter práctico. Sin embargo, según el estudio 2013 Onboarding Trends Report de Impact Instruction Group sólo el 37% de los mánagers están involucrados en planes de acogida en sus empresas.

3. Las tecnologías facilitan enormemente la sistematización de los protocolos de acogida, por lo que cada vez más compañías optan por volcar en su intranet o servidor toda la información necesaria para el recién llegado: desde mensajes de bienvenida de la dirección hasta documentación de carácter formativo. Sin embargo, esta información debe completarse siempre personalmente, por ejemplo mediante una reunión de bienvenida con el jefe.

4. En la vertiente más humana de los procesos de acogida, el resto de la plantilla puede ejercer un papel fundamental. “Por ejemplo, un compañero puede acompañar a lrecién llegado a visitar el centro de trabajo, pero la propia empresa debe pedir voluntarios y asegurarse de que asuman este papel trabajadores que puedan ejercer como buenos embajadores de la compañía”, destaca Anna Fornés, Directora de la Fundació Factor Humà.

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