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Trello

Trello es una aplicación, tanto para web como para teléfono móvil, enfocada al incremento de la productividad y la organización del trabajo y de los resultados. Puede resultar muy útil en el entorno corporativo, sobre todo para controlar el estado de proyectos complejos que están fraccionados en tareas y dónde hay más de un colaborador involucrado. Por otro lado, también puede ser muy provechosa para ordenar tareas individuales no solo laborales, sino personales.

Esta plataforma se basa en la metodología “Scrum”, una estrategia para controlar todos los procesos y pasos de un proyecto. Se trabaja bajo tres categorías: “Por hacer”, “haciendo” y “hecho”. Así, únicamente dando un vistazo rápido se obtiene una fotografía muy clara del global y del estado de las tareas del equipo.

Para que esta metodología funcione -y por tanto esta aplicación sea una buena opción para organizar el trabajo- el proyecto tiene que estar muy definido y todas las personas participantes deben tener muy claras sus funciones; se tiene que poder dividir en pequeñas partes; y es necesario tener feedback constante del cliente final.

A primera vista la aplicación parece simple. Es una digitalización de los tradicionales post-its que enganchamos en un tablero para no dejarnos nada. Pero no lo es tanto, y ahí reside su valor.

Los usuarios tienen que darse de alta en Trello para empezar a utilizarla. Si bien pueden utilizar su cuenta de Google para hacerlo. La aplicación es gratuita pero limitada. Hay que cambiar a una versión de pago para tener los extras. Existe la opción de ser "Usuario Gold", con algunas ventajas, y de convertir los equipos en "Business Class" o "Enterprise" para disfrutar de funcionalidades avanzadas.

Los usuarios pueden dar de alta equipos y tableros. Y dentro de estos, listas con tarjetas. Los tableros se crean para cada proyecto y se les asigna un nombre y una imagen identificativos. Existe la opción de tener un tablero personal (para organizar las tareas propias y del día a día), o de vincularlos a un equipo, que pueden estar asociados a más de un tablero.

Dentro de cada tablero se pueden crear múltiples listas, que contienen las tarjetas donde se definen las tareas. Siguiendo la filosofía de la aplicación, las tareas se moverán entre las listas "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho" según su estado, hasta que todo el proyecto esté finalizado y se pueda archivar. Estas listas, sin embargo, no están predefinidas y los usuarios pueden crear sus propios tableros de la manera más efectiva para ellos.

Teniendo en cuenta que Trello es una aplicación colaborativa, los miembros de los equipos pueden participar interactuando con los compañeros y actualizando la información. Así, entre todos, se puede tener una fotografía global y siempre actualizada del estado del proyecto, para que no se pierda nada. Aunque siempre controlando los permisos de acceso y la privacidad de los proyectos.

Uno de los puntos fuertes de Trello es que las tareas se pueden definir al detalle. La aplicación permite hacer checklists, adjuntar documentos, especificar fecha de vencimiento, añadir diferentes miembros, hashtags, archivarlas, enviarlas, filtrarlas por color... Incluso, cada tarea tiene un pequeño foro para dejar comentarios y -muy importante- todos los movimientos quedan registrados. Además, en las versiones de pago se pueden añadir funcionalidades extra, algunas específicas para la gestión de personas.

Trello se puede utilizar tanto en su versión de escritorio como en la app. La versión para ordenador permite tener una interface en múltiples idiomas. En la app, sin embargo, solo tendremos la versión en inglés. Por otro lado, las funcionalidades de configuración en la aplicación son algo más limitadas, y resulta más práctico hacerlas en el ordenador de sobremesa, para trabajar después indistintamente en cualquier dispositivo. Y es que la sincronización entre ellos es automática, elemento indispensable para el trabajo colaborativo y para el trabajo mobile.

La configuración que permite Trello es muy interesante, tanto para el usuario como para los equipos. Por ejemplo, los usuarios pueden habilitar un modo apto para daltónicos, configurar la autenticación en dos factores o exportar los datos personales. Por otro lado, los equipos se pueden vincular con la aplicación Slack, para que los miembros puedan colaborar en proyectos de Trello desde esta aplicación, lo que permitiría la comunicación con miembros externos al equipo. 

Trello es una herramienta útil y recomendable para la organización del trabajo. Dedicar tiempo a su configuración inicial es importante, y es que hay que tener claro que tendremos que revisar las opciones del usuario por un lado, y de cada uno de los equipos por el otro. Esa es quizás la parte más complicada. Pero una vez todo está en orden, su funcionamiento es tan sencillo e intuitivo como un juego de niños.

 

Acceso a Trello: https://trello.com/

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