Trello és una aplicació, tant per web com per telèfon mòbil, enfocada a l'increment de la productivitat i l'organització del treball i dels resultats. Pot ser molt útil en l'entorn corporatiu, sobretot per controlar l'estat de projectes complexos que estan fraccionats en tasques i on hi ha més d'un col·laborador involucrat. D'altra banda, també pot ser molt profitosa per endreçar tasques individuals no només laborals, sinó personals.
Aquesta plataforma es basa en la metodologia “Scrum”, una estratègia per controlar tots els processos i passos d’un projecte. Es treballa sota tres categories: “Per fer”, “fent” i “fet”. Així, només donant una ullada ràpida s’obté una fotografia ben clara del global i de l’estat de les tasques de l’equip.
Per tal que aquesta metodologia funcioni -i per tant aquesta aplicació sigui una bona opció per organitzar la feina- el projecte ha d’estar ben definit i totes les persones participants han de tenir ben clares les seves funcions; s’ha de poder dividir en petites parts; i és necessari tenir feedback constant del client final.
A primera vista l’aplicació sembla simple. És una digitalització dels tradicionals post-its que enganxem en un tauler per no deixar-nos res. Però no ho és tant, i aquí resideix el seu valor.
Els usuaris han de donar-se d'alta a Trello per començar a utilitzar-la. Si bé poden utilitzar el seu compte de Google per fer-ho. L'aplicació és gratuïta però limitada. Cal canviar a una versió de pagament per tenir els extres. Hi ha l'opció de ser un "Usuari Gold", amb alguns avantatges, i de convertir els equips en "Business Class" o "Enterprise" per gaudir de funcionalitats avançades.
Els usuaris poden donar d'alta equips i taulers. I dins d'aquests, llistes amb targetes. Els taulers es creen per cada projecte i se'ls assigna un nom i una imatge identificatius. Hi ha l'opció de tenir un tauler personal (per organitzar les tasques pròpies i del dia a dia), o de vincular-los a un equip, que poden estar associats a més d'un tauler.
Dins de cada tauler es poden crear múltiples llistes, que contenen les targetes on es defineixen les tasques. Seguint la filosofia de l'aplicació, les tasques es mouran entre les llistes "Per fer", "Fent" i "Fet" segons el seu estat, fins que tot el projecte estigui finalitzat i es pugui arxivar. Aquestes llistes, però, no estan predefinides i els usuaris poden crear els seus propis taulers de la manera més efectiva per a ells.
Com que Trello és una aplicació col·laborativa, els membres dels equips poden participar intaractuant amb els companys i actualitzant la informació. Així, entre tots, es pot tenir una fotografia global i sempre actualitzada de l'estat del projecte, perquè no es perdi res. Tot i que sempre controlant els permissos d'accés i la privacitat dels projectes.
Un dels punts forts de Trello és que les tasques es poden definir al detall. L'aplicació permet fer checklists, adjuntar documents, posar-hi data de venciment, afegir diferents membres, etiquetes, arxivar-les, enviar-les, filtrar-les per color... Fins i tot, cada tasca té un petit fòrum per deixar-hi comentaris i -molt important- tots els moviments queden registrats. A banda, en les versions de pagament s'hi poden afegir funcionalitat extres, algunes específiques per la gestió de persones.
Trello es pot utilitzar tant en la seva versió d’escriptori com en l’app. La versió per ordinador permet tenir una interface en múltiples idiomes. A l’app, però, només tindrem la versió en anglès. D'altra banda, les funcionalitats de configuració a l’aplicació són una mica més limitades, i resulta més pràctic fer-les a l'ordinador de sobretaula, per treballar després indistintament a qualsevol dispositiu. I és que la sincronització entre ells és automàtica, element indispensable pel treball col·laboratiu i pel treball mobile.
La configuració que permet Trello és molt interessant, tant per a l'usuari com per als equips. Per exemple, els usuaris poden habilitar un mode apte per a daltònics, configurar l'autentificació en dos factors o exportar les dades personals. D'altra banda, els equips es poden vincular amb l'aplicació Slack, per tal que els membres puguin col·laborar en projectes de Trello des d'aquesta aplicació, el que permetria la comunicació amb membres externs a l'equip.
Trello és una eina útil i recomanable per a l'organització del treball. Dedicar temps a la seva configuració inicial és important, i és que cal tenir clar que haurem de revisar les opcions de l'usuari per una banda, i de cada un dels equips per l'altra. Aquesta és potser la part més complicada. Però una vegada tot està en ordre, el seu funcionament és tan senzill i intuïtiu com un joc de nens.
Accés a Trello: https://trello.com/