RH pot ajudar a l 'organització en qualsevol projecte important. L 'empresa necessitarà que els empleats entenguin la importància de cada projecte o precisarà de sistemes i d 'una cultura de l 'acompliment que premiïn la implicació dels participants.

Un cambio clave que han obviado durante mucho tiempo los gurús del management es la manera en que se realiza el trabajo hoy en día. La empresa moderna funciona a partir de proyectos y este cambio conlleva desafíos y oportunidades, especialmente para los profesionales de RH.

El trabajo por proyectos tiene una serie de características particulares: dos proyectos nunca se parecen entre sí; los equipos de proyecto raramente se mantienen intactos de un proyecto a otro; el talento se suma o se resta a medida que se necesita o está disponible; necesidades parecidas son a menudo cubiertas con soluciones distintas; los proyectos tienden a ser actividades totalmente nuevas sin muchos posibles beneficios de lecciones previamente aprendidas.

Una buena gestión de proyecto y de las personas que forman parte del mismo, requiere de un consistente y amplio conocimiento sobre cómo se desarrollará correctamente el mismo y sobre las actitudes necesarias para conseguirlo. Este es un desafío para el cuál los profesionales de RH son los más indicados. He aquí seis áreas en las que RH puede ayudar a conseguir la excelencia en gestión de proyectos:

1.Estrategia

La capacidad de responder rápidamente a las necesidades cambiantes de la organización y a las demandas de los clientes es algo bueno para empezar. ¿Realmente lo es? Aquella organización que se esfuerza por responder lo más rápidamente posible a las necesidades concretas, corre el riesgo de acabar por conseguir poco más que la capacidad de hacer las cosas mal a toda velocidad.

La mayoría de las empresas y necesidades de los clientes pueden encontrar respuesta de varias maneras, pero no todas coincidirán con la posición que quiere tener la organización en el mercado. Ni tampoco cada proyecto beneficioso llevará a la organización dónde necesita llegar. Para ser realmente de valor, los proyectos en los que la empresa invierte esfuerzos deben estar coordinados con su estrategia general.

Hay varias maneras en las que RH puede ayudar a los líderes a llevar la estrategia de una declaración a una realidad operativa. El principal responsable de RH puede tomar las riendas en ayudar a la alta dirección en el diseño de un sistema para evaluar proyectos propuestos, en términos de relevancia estratégica e impacto. RH puede también ayudar a que todas las personas asignadas a proyectos comprendan cómo sus objetivos particulares tienen que ver con los generales de la organización.

2.Liderazgo presente y futuro

Históricamente, la alta dirección ha sido designada más por sus habilidades financieras que por sus habilidades en la gestión de proyectos complejos. La organización moderna requiere de líderes que puedan traducir una visión estratégica global en proyectos gestionables y que sean capaces de comunicarlos hacia arriba (al consejo de administración y a los accionistas) y hacia abajo (a la organización y a los clientes).

RH puede jugar un papel clave en la selección y desarrollo de este nuevo tipo de líderes, con unas habilidades más amplias y relevantes para los proyectos. Cuando se entreviste a candidatos para puestos de gestión, se deberá buscar a personas con éxito probado no sólo en formular, sino también en implementar la estrategia organizativa; personas con antecedentes en la consecución de proyectos; aquellos que puedan inspirar a otros para hacer el trabajo.

Cabe decir que estas habilidades son muy parecidas a las que requiere un buen responsable de proyecto. Si RH trabaja conjuntamente con los responsables de proyecto de la organización, podrá observar de cerca y tutorizar este rico filón de futuros directivos.

3.Calidad

¿Qué es la calidad en un proyecto? Plazos, presupuesto, concreción... ¿es todo? No necesariamente. Ajustarse al presupuesto y al calendario es importante, pero estos indicadores suelen ser más bien de eficiencia que no de calidad. Un proyecto de calidad es aquél que se adapta a las necesidades de los clientes, aunque cueste más tiempo y dinero de lo inicialmente previsto.

Para conseguir un producto de calidad, un equipo de proyecto debe examinar continuamente, anticiparse, clarificar y contrastar todos los aspectos del propio proyecto y de lo que le rodea, y conseguir que el resultado final sea satisfactorio para el cliente. Si las necesidades del cliente cambian, también deberá cambiar el proyecto.

Los responsables de RH deben establecer comportamientos que separen la necesidad de encontrar la causa de un problema de la necesidad de escoger una opción de entre las acciones del plan. Problemas, decisiones y acciones no pueden ser dirigidas del mismo modo. Cada una requiere de personas que recojan, clasifiquen y analicen diferentes informaciones de modo distinto. Raramente, una sola persona logrará encontrar la mejor solución por sí sola. Casi siempre se requerirá de la ayuda de los demás para seguir adelante. Se debe tener un planteamiento común y visible para resolver los problemas y mejorar los resultados.

Para el responsable de RH, esto significa conseguir que los trabajadores tengan las habilidades necesarias en comunicación, trato interpersonal, trabajo en equipo y pensamiento crítico, para poder cambiar rápidamente si es necesario.

4.Metodología

Muchas organizaciones tienen protocolos, procesos y procedimientos para controlar el comienzo y la implementación de los proyectos. Todo esto es valioso y necesario para desplegar los recursos efectiva y eficientemente en los proyectos de más valor. Pero estos protocolos pueden acabar desembocando en ejercicios superfluos y burocráticos, a menos que las personas que los utilicen entiendan más el “por qué” que el “cómo”.

El desafío para RH es el de proveer a los trabajadores tanto de los protocolos como con los procesos mentales que hay detrás de los mismos. Hay una lógica para definir, planificar y controlar los proyectos y lo mejor es que todos los implicados comprendan esta lógica, que todos puedan participar en ellos y que todos se puedan mover rápidamente de un proyecto a otro.

5.Comunicación

Muchos responsables de proyecto creen que no se puede comunicar mucho durante el mismo. La comunicación innecesaria distrae al equipo de la consecución de resultados. La tecnología ha creado rápidos (aunque no necesariamente provechosos) canales de comunicación, que a veces desembocan en un exceso de información. Los miembros del equipo se pueden ver desbordados por informes, hojas de cálculo y e-mails.

Para evitar que esto suceda, los líderes de RH deben trabajar con el Departamento de Informática y Telecomunicaciones para conseguir que se usen las herramientas adecuadas de recogida de datos y que se descarten las superfluas.

RH también debe procurar que se incluya el uso adecuado de herramientas de comunicación en la formación que se da a los responsables de proyecto. Por ejemplo, cada paso de la metodología de gestión puede ser subdividido en una serie de preguntas. ¿Qué es lo que intenta conseguir el proyecto? ¿Cuál es la mejor manera de lograrlo? ¿Cuál es el orden lógico de trabajo? ¿Con qué parte específica del proyecto estamos teniendo problemas? La comunicación puede ser mejorada notablemente si se centra en partes concretas del proceso de gestión del proyecto.

6.Entorno del desempeño y de la cultura

Con el objetivo de sobresalir en los proyectos, la organización ha de tener un sistema de desempeño que apoye este planteamiento. Ahí es donde RH también puede jugar un gran papel.

De arriba a abajo, todo el mundo en la organización debe comprender cuáles son los comportamientos que se esperan. Las personas deben tener el tiempo, las herramientas y los recursos para rendir como se espera de ellas. Deben existir compensaciones e incentivos suficientes para una adecuada participación en el proyecto. Finalmente, se necesita un feedback frecuente y significativo para hacer saber al equipo que su proyecto concuerda con los objetivos de la organización. Si no fuera así, este feedback puede servir para hacer saber qué hay que cambiar para lograrlo.

RH puede trabajar con la dirección para asegurar que todos estos elementos están presentes tanto en el sistema del desempeño para el equipo del proyecto, como para el resto de trabajadores.


Nota final

Desarrollar una organización que tiene éxito en el trabajo por proyectos requiere de un significativo cambio de cultura, una extensa competencia estratégica, nuevas habilidades para ser transferidas en la formación y reforzadas en el trabajo, sistemas de información adecuados a cada proyecto y un sistema de desempeño que haga de trabajar en un proyecto un privilegio, no un castigo. En cada paso, RH es una buena elección para coordinar, comunicar y servir como catalizador de la transformación.

Acceso a la noticia: http://www.hreonline.com/HRE/story.jsp?storyId=5081457

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