Con la implementación masiva del teletrabajo ha llegado la generalización de las reuniones virtuales. Pero ¿cómo serán las reuniones en un futuro? The Economist explica que las empresas optarán por la presencialidad o por el formato online en función del número de personas implicadas, de la importancia de los encuentros o de la cultura laboral del país, entre otros aspectos.  

El vestíbulo de entrada puede dar forma a la primera impresión sobre una empresa. En el edificio donde se encuentra la sede neoyorquina de Jefferies, un banco de inversión, los invitados llegaron una vez a ser recibidos con el obsequio de un trozo del Muro de Berlín comprado al gobierno de Alemania Oriental. En la oficina de Londres del bufete de abogados Slaughter and May, el agua se desliza por la pared del patio interior hacia una piscina poco profunda hecha de piedra natural. La sede en San Francisco de Salesforce, un gigante del software, recibe a los visitantes con una pantalla de 32 metros que proyecta desde cascadas relajantes hasta pequeños fragmentos en imágenes del videojuego Pac-Man.

Cuando la covid-19 cerró oficinas en todo el mundo, esas primeras impresiones cruciales pasaron a estar mediadas por las videollamadas. Con los trabajadores encerrados en casa, las reuniones corporativas -con subordinados, compañeros de trabajo, clientes e inversores- se volvieron casi totalmente virtuales. Todo lo que solía implicar la aglomeración de personas en los espacios, desde las evaluaciones de desempeño hasta las reuniones de los accionistas, los roadshows y las ofertas públicas de acciones, se trasladó al ciberespacio.

Desde marzo de 2020, la Bolsa del índice Nasdaq de Nueva York ha celebrado más de 150 ceremonias de apertura virtuales. La Bolsa de Hong Kong ha realizado al menos 140. La cantidad total de tiempo que la gente pasó en la plataforma de videoconferencias Teams de Microsoft se triplicó hasta alcanzar las 45 millones de horas al día. Zoom pasó de ser una startup de éxito moderado a convertirse en un verbo (y, para algunos, incluso en una palabrota).

Ahora que muchas empresas están reabriendo sus oficinas y reconfigurando sus modelos de trabajo para convertirlas en algo híbrido, también se están replanteando su enfoque de las reuniones. Nos gusten o (más a menudo) las detestemos, las reuniones son una parte fundamental de la empresa moderna. Por tanto, los managers deben decidir qué partes de la experiencia a distancia, si es que hay alguna, quieren mantener. Una encuesta realizada por Zoom entre más de 7.000 personas de diez países reveló que dos tercios preferirían una combinación de reuniones virtuales y en persona en el futuro. Al igual que todo el trabajo que es en parte remoto y en parte no, el futuro de las reuniones parece complejo.

Las reuniones totalmente virtuales no van a ninguna parte. Las acciones de Zoom cayeron con fuerza el 30 de agosto, pero solo en respuesta a un anuncio de que su crecimiento se había ralentizado en el último trimestre. Lumi, un servicio que ayuda a organizar reuniones de accionistas, explica que el 90% de las reuniones de este año serán completamente remotas, frente al 11% de 2019. OpenExchange, una firma que ofrece eventos virtuales e híbridos para empresas e inversores, espera celebrar 200.000 en 2021, frente a los 4.000 de 2019.

La descontrolada variante Delta de la Covid-19, que está obligando a las empresas a posponer su regreso a las salas de conferencias, es una de las razones. Pero no es la única: las reuniones virtuales permiten que asistan más personas que si los participantes tuvieran que desplazarse a lugares lejanos. Las reuniones en línea también pueden ser más flexibles. Durante la pandemia, los trabajadores británicos programaron las reuniones a las horas en las que normalmente se desplazarían al trabajo, según un estudio de Doodle, un servicio de planificación de encuentros.

Las videoconferencias también parecen funcionar bien para muchos fines. La consultora Deloitte encuestó a 1.000 ejecutivos de Estados Unidos que participaban en transacciones de grupos de inversión y en fusiones y adquisiciones. Descubrió que el 87% de los encuestados dijo que sus empresas eran capaces de cerrar acuerdos en un entorno puramente virtual. Más de la mitad preferiría mantener esto después de la pandemia.

Pero las reuniones virtuales también tienen inconvenientes. Se pueden tratar más asuntos en un día, lo que provoca la fatiga de Zoom (otra expresión que ha entrado en el lenguaje común). También es menos probable que se termine a tiempo. Un estudio de Microsoft mostró que la reunión media en Microsoft Teams se alargó de 35 a 45 minutos, en comparación con un año antes (probablemente porque carecen de avisos físicos, como que la gente se levante para irse o que el siguiente grupo irrumpa en la sala de conferencias para su propia reunión).

Las reuniones híbridas, a las que algunos asisten en persona y otros llaman, suponen un reto especial. La mayoría de las organizaciones no han invertido lo suficiente en una tecnología audiovisual que garantice que los que se conectan desde fuera sean vistos, oídos y que no se sientan como ciudadanos de segunda clase. En la mayoría de las salas de reuniones anteriores a la pandemia, estas consideraciones fueron una ocurrencia tardía. La mala iluminación y la mala ubicación de los micrófonos son habituales.

Estos problemas técnicos pueden solucionarse con una mejor tecnología y un diseño más inteligente del espacio de oficina. Las empresas están experimentando con pantallas más grandes y de mayor calidad, cámaras de seguimiento de la voz que siguen al orador y herramientas que limitan el ruido de fondo. Los programas informáticos que transcriben o graban las reuniones se están convirtiendo en algo habitual, lo que alivia la presión sobre los empleados para que asistan a todas las sesiones. Gigantes de Silicon Valley como Microsoft y Facebook quieren dar un paso más, desarrollando un "metaverso" de realidad aumentada, en el que los usuarios de cualquier lugar puedan interactuar entre sí en tiempo real.

No todo el mundo está convencido. Algunas empresas se oponen a la cultura virtual. Muchos jefes de Wall Street han adoptado una postura firme contra el trabajo a distancia, incluidas las reuniones. JPMorgan Chase llamó a sus empleados a las oficinas antes que la mayoría. Ahora insta a sus colaboradores a volver a subirse a los aviones para reunirse con los clientes personalmente. El Jefe de JPMorgan, Jamie Dimon, ha puesto la flota de aviones privados de la empresa a disposición de los Directores Generales. Este verano pusieron en marcha un concurso informal en el que los empleados recibían puntos por reunirse con los clientes en persona. La recompensa fue, según se dice, una comida con los altos cargos de JPMorgan. Puede que Dimon tenga razón: siete de cada diez encuestados en el estudio de Zoom pensaban que era importante reunirse físicamente con los clientes.

Temerosas de renunciar a las buenas ideas que surgen en las reuniones improvisadas, muchas empresas están reconfigurando sus espacios para facilitar esa serendipia cuando los trabajadores acuden a la oficina. Una encuesta realizada por la consultora inmobiliaria Knight Frank entre 400 empresas internacionales ha revelado que más de la mitad espera que la proporción de espacios de colaboración en sus instalaciones aumente en los próximos tres años. Nokia, fabricante finlandés de equipos de telecomunicaciones, afirma que a partir del próximo año alrededor del 70% de su espacio de oficinas se dedicará a la colaboración y al trabajo en equipo. Dropbox, empresa de almacenamiento en la nube, ha vendido su sede en San Francisco. Sus nuevas sedes, conocidas internamente como estudios, contarán con salas de conferencias más grandes y con diseños versátiles.

Pero mientras que una gran mayoría de personas dicen en las encuestas que están a favor del trabajo híbrido, discrepan sobre lo que esto significa para las reuniones en concreto. En lo que respecta a las grandes reuniones, la preferencia más clara parece ser la de los entornos virtuales, ya que el 61% de los encuestados por Zoom lo prefiere, en comparación con el 39% que opta por la sala de conferencias física. Sin embargo, las preferencias difieren según el género, ya que alrededor del 44% de los hombres prefieren asistir a reuniones de grupos grandes en persona, frente a sólo el 33% de las mujeres (que, según varios estudios, son menos propensas a hablar en las reuniones y más propensas a ser interrumpidas por los hombres). En cuanto a las reuniones de equipo más pequeñas, los trabajadores remotos se dividen a partes iguales entre los que quieren asistir en persona y los que prefieren hacerlo virtualmente. Y la cultura laboral de algunos países parece especialmente reacia a la virtualización: El 41% de los trabajadores franceses insisten en que sólo se reunirían en persona. 

Algunas decisiones serán bastante sencillas. Las reuniones en las que se hagan llamadas cruciales o se presenten nuevos clientes tendrán lugar, casi con toda seguridad, en persona. Cuando se trate de reuniones menos importantes, la decisión será más complicada. Una cosa es segura. Muchas reuniones seguirán siendo una molestia para los mánagers a la hora de programarlas. Y para muchos de sus subordinados continuará siendo una molestia asistir a ellas.

 

"The future of meetings". The Economist, 02/09/2021 (Artículo consultado online el 03/09/2021).

Acceso a la noticia: https://www.economist.com/business/the-future-of-meetings/21804085

 

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