Las empresas ponen en marcha nuevos protocolos para mantener la seguridad en las oficinas cuando se levante el confinamiento. Sin embargo, la normalidad en los centros de trabajo tal y como la entendíamos hasta ahora ha terminado. Todo apunta a que las oficinas dejarán de ser el centro y que el teletrabajo será cada vez más masivo. 

"La centralidad de la oficina se ha acabado”, señaló rotundamente el jueves Tobi Lutke, fundador y consejero delegado de la tecnológica Shopify, en su cuenta de Twitter... y pocas horas después fue Mark Zuckerberg, consejero delegado de Facebook, quien certificó el cambio de era. La compañía, que hace poco buscaba solares para construir un campus con tres edificios y 150.000 metros de oficinas en Nueva York, anunció que prevé tener hasta la mitad de la plantilla en teletrabajo de forma permanente. Él mismo, señaló a The Verge, prevé “estar más en remoto con el tiempo”.

Las empresas se enfrentan a la desescalada del confinamiento con la necesidad de garantizar la salud de sus trabajadores (“hay muy poca normativa, solo recomendaciones del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo”, señala Carlos Viladrich, director de recursos humanos de Adecco) y hacer que estos lo perciban así. Según un estudio de la consultora Bain & Company, sólo el 38% de los trabajadores se siente cómodo ante la perspectiva de volver a la oficina, un porcentaje que es incluso inferior (35%) en zonas muy castigadas por la pandemia como Madrid. Foment del Treball ya advirtió hace un mes que el miedo al contagio ha derivado en algunas profesiones en un aumento del absentismo.

“Muchas empresas están dejando que sean los propios trabajadores quienes decidan si quieren reincorporarse a la oficina o seguir trabajando en remoto”, señala Leyre Octavio de Toledo, directora de arquitectura de la consultora Savills Aguirre Newman. A falta de normativa, la Asociación Española de Oficinas (AEO), que agrupa a grandes empresas y propietarios inmobiliarios, ha elaborado una guía en la que recomienda retrasar la vuelta de las personas que puedan tener problemas de salud. Muchas empresas añaden además en la moratoria a quienes convivan con personas vulnerables, o tengan mayores o hijos a su cargo. “Con los colegios cerrados, los trabajadores con niños no tienen más opción que teletrabajar desde casa”, señala Viladrich.

Los trabajadores se enfrentarán a una jornada laboral con mascarilla, colas, gel y distancia social, subiendo y bajando escaleras y con el vending, el office y las zonas comunes cerradas o muy limitados. “Estamos empezando con jornada continua, para que los trabajadores puedan ir a comer a casa y seguir teletrabajando desde allí”, señala Valadrich. En otros casos, llega entonces otra parte de la plantilla, tras desinfectarse mesas y salas.

La aseguradora Zurich España ha hecho una encuesta a la plantilla, que señala solo el 50% tiene ganas de volver. Con el asesoramiento del doctor Antoni Trilla, del hospital Clínic, el presidente del grupo, Vicente Cancio, ha diseñado un plan de incorporación paulatina... que solo preve el retorno a la oficina de un máximo del 60% de la plantilla en junio del año que viene.

“El teletrabajo funciona. Toda la plantilla ya tenía equipos. Y la empresa dará en junio un bono de unos 300 euros para que cada trabajador compre equipo doméstico para mejorarlo, como una silla ergonómica, o una pantalla...”, señala una portavoz de la firma.

La consultora Cushman & Wakefield ha creado el proyecto “6 feet office” para adaptar las oficinas a las nuevas exigencias de distancia social, tomando como modelo las oficinas que ya ha rediseñado en Asia, donde también está implantada. Óscar Férnández, responsable en España, explica que “la mayoría de empresas optan por realizar adaptaciones menores, para evitar gastos y ante la duda sobre el tiempo que se mantendrán estas restricciones, o a que acabe saliendo una normativa”. Así, frente a la opción de instalar mamparas para separar a las personas, la distancia social se está consiguiendo anulando puestos de trabajo y reduciendo el aforo en las salas de reuniones. Esto, señala la AEO, dejará la capacidad de las oficinas entre el 30% y el 50% de lo que era habitual. “Depende de las características del edificio, y en muchos casos de los muebles”, explica Octavio de Toledo, que afirma que en ninguno de los proyectos en que ha trabajado se ha llegado a mantener el 50% de ocupación.

La AEO, que agrupa a grandes propietarios como Merlin, Colonial, Pontegadea o GMP, consultoras como Deloitte o PWC y grandes empresas pide que cuando sea posible se ordenen los flujos de movimiento para evitar cruces, y si esto no es posible, establecer normas de cortesía o incluso semáforos, especialmente para el acceso a los lavabos, en los que en la mayoría de casos no podrán coincidir dos personas. Algunas firmas van a dejar puestos fijos, para dar más seguridad a los trabajadores, mientras que el escaso aforo lleva a otras a pasar al modelo de hot desk: habrá mesas disponibles (totalmente vacías para garantizar una limpieza a fondo), y el empleado pondrá su propio teléfono y teclado. Al salir habrá de recoger y hacer una somera limpieza con toallitas higienizantes.

Las oficinas se están preparando para la reapertura con desinfecciones y la limpieza va a extremarse. Férnandez recomienda desinfecciones de ozono en las salas pequeñas, o de plantas enteras si hay algún contagio. También mejorará la calidad de los filtros del aire acondicionado y se aumentará la humedad, para que ronde el 50%.

Según reconoció el presidente de Barclays, Jes Staley, “nuestra estrategia de ubicación ya no será igual. La noción de poner a 7.000 personas en un edificio puede ser cosa del pasado”.

DISTANCIA

Cumplir la distancia de seguridad deja una planta de 1.000 m2 con capacidad para 50 trabajadores, donde antes cabían más de 100: las mesas, en bloques, obligan a sentarse en zigzag y a dejar vacíos los puestos cercanos a zonas de paso. Las mesas individuales, menos estéticas, “ahora dan más flexibilidad porque pueden separarse”, reconoce Óscar Fernández, de Cushman & Wakefield, que cree que la pandemia va a cambiar el diseño de las oficinas: “Se pensarán anticipando que esta situación puede repetirse”. Las reuniones serán también diferentes: las salas para ocho solo podrán albergar cuatro personas, por lo que empleados que estén en el edificio habrán de conectarse por videoconferencia. Tras cada reunión, la sala deberá quedar vacía 1 hora: habrá de desinfectarse.

ASCENSORES

Incluso con aforo limitado a 4 o 2 personas, todas con mascarillas, son un espacio crítico. En algunos países se están instalando ascensores activados con el pie o con la voz, pero en la mayoría de edificios habrá confiar en el gel: usarlo en la entrada y otra vez al llegar a la planta para desinfectarse las manos. Para limitar riesgos y agilizar su uso, la mayoría de empresas propone usar los ascensores solo de subida y para ir a las plantas más altas. En el resto de casos se habrán de usar las escaleras.

CONTROLES DE SALUD

No hay consenso sobre obligar o no a tomarse la temperatura para entrar en el edificio. A menudo es obligatorio para las visitas, no para los empleados, pero hay empresas que creen que hay dudas jurídicas. La AEO recomienda realizar pruebas de anticuerpos a la plantilla antes de volver al trabajo presencial para detectar posibles infectados y también, si se produce algún caso, a todo su entorno.

COLAS

El aforo limitado de los ascensores hace inevitables las colas en los grandes edificios de oficinas, en que habitualmente trabajan miles de personas. “Hay que flexibilizar las horas de entrada” reconoce Carlos Valadrich, de Adecco. También habrán de organizarse colas para ir al lavabo, o para acceder a zonas de paso que no tengan 2 metros de ancho, con semáforo incluido. Las oficinas restringen las visitas, y los tornos de entrada, que habían implantado huella biométrica, tratar de recuperar las tarjetas o han introducido una app para abrirlos y, fichar a la vez, con el móvil.

MAMPARAS

La mayoría de las empresas están limitándolas a los puestos muy expuestos, como la recepción. Leyre Octavio señala que son elementos que hay que limpiar, y es preferible limitar todo lo que pueda albergar gérmenes. Oscar Fernández, de C&W, recuerda que la situación actual puede ser temporal, y por ello las empresas prefieren no incurrir en gastos y no instalarlas.

MASCARILLAS Y GEL

A la entrada del edificio, al llegar a la planta, en cada mesa y en puestos de higienización al lado de las fotocopiadoras y de los microondas... todo estará lleno de geles. Las normas sobre el uso de la mascarilla, en cambio, no son unánimes: hay consenso en pedirla a la entrada del edificio y en el ascensor, y a que en cambio una vez sentado en la propia mesa no sea necesario su uso. Luego habrá diferentes estrategias. “Para maximizar la seguridad de todos recomendamos llevarla al levantarse de la mesa, y especialmente cuando no estemos seguros de que vayamos a estar cerca de otra persona”, señala Valadrich.

 

 

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