Es habitual que los trabajadores se apunten a cursos para satisfacer sus necesidades de formación a los que tienen que desplazarse y/o parar de trabajar para poderlos realizar. People Management magazine propone a las organizaciones con visión de futuro que opten por acercar el conocimiento a los trabajadores durante su jornada introduciéndolo en su “flujo de trabajo” habitual. 

Hay momentos en los que vemos con buenos ojos las distracciones en el trabajo. Sin embargo, generalmente nos alejan de la tarea que tenemos entre manos, a menudo con resultados desastrosos: un estudio realizado entre trabajadores del conocimiento descubrió que las distracciones excesivas como las que se pueden producir en entornos de trabajo abiertos conducían a una caída del 15% en la productividad diaria. El aprendizaje, con demasiada frecuencia, representa otra distracción. No solo es que los métodos tradicionales de formación en el aula nos alejan de nuestra lista de tareas sino que, por su propia naturaleza, requieren de tiempo y esfuerzo para organizarse. Eso significa que pueden requerir cierto tiempo, quizás demasiado, para montarse después de que la necesidad de aprender haya sido identificada.

Ese fenómeno explica la explosión de interés en el e-learning, pero también está impulsando el concepto de aprendizaje 'dentro del flujo de trabajo', en esencia, formación y desarrollo que te alejan de tu trabajo habitual lo menos posible y que puede significar que ni siquiera sea necesario levantarte de tu mesa. Significa dar a las personas lo que necesitan para ser efectivas en su puesto de trabajo, pero también dárselo exactamente cuándo lo necesitan, utilizando de todo, desde videos o contenidos en canales internos de comunicación social, hasta conexiones con otros compañeros.

La idea del flujo en formación y desarrollo fue acuñada por el influyente consultor Josh Bersin. Hay un debate semántico en algunos círculos sobre si abarca todas las acciones que tienen lugar en el entorno de trabajo o únicamente aquellas que se pueden realizar literalmente 'en el momento'. Sin embargo, lo más importante es la forma en que el aprendizaje en el flujo de trabajo utiliza tecnología y pequeñas cantidades de contenido a través de todos los canales para poner al usuario final al frente y en el centro. Así, responde a sus necesidades instantáneamente del mismo modo que lo hace una búsqueda rápida en Google, que satisface a menudo nuestras necesidades de obtener información rápida y útil en nuestra vida cotidiana.

"Ya se trate de un evento, o del acceso a recursos o personas, consigues cosas mientras haces tu trabajo,” afirma Mike Collins, especialista en formación digital en el retailer de ropa River Island. "Es un cambio de mentalidad que tiene que ver con decir ‘en realidad, estoy aprendiendo’, en lugar de ‘voy a parar de hacer lo que estaba haciendo e iré a otro lugar para acceder al aprendizaje’."

El equipo de Formación y Desarrollo de River Island ha sido empoderado y capacitado para crear recursos a medida más rápidamente. Lo refleja el hecho de que muchos clientes están llegando a las tiendas hablando de productos que han visto en las redes sociales, afirma Collins. Ser más reactivo significa que la empresa puede extraer información clave que permita a los empleados pasar a la acción y mantener mejores conversaciones. "Aprender en el flujo de trabajo para mí es el arte de poder ayudar a las personas a realizar su trabajo en tiempo real, sin tener que interrumpir su flujo de trabajo,” explica.

Para conseguir que el aprendizaje en el flujo de trabajo sea correcto se requiere un cambio de actitud y, a menudo, una acción decidida. En NHS Blood and Transplant (Servicio de Donaciones y Transplantes de la Sanidad Pública de Reino Unido), Lisa Johnson, Directora de Desarrollo Organizativo, Habilidades Digitales y de Personas, explica que el equipo de desarrollo organizativo ha dado un "gran salto". No están planificando más encuentros cara a cara entre los líderes ni gestionando programas de desarrollo de formación mientras prueban un nuevo enfoque mixto. La organización también está digitalizando guías detalladas que cubren más de 2.000 procedimientos operativos estándar para que sean más accesibles. El objetivo es que el nuevo formato se sincronice con un hardware activado por voz para los entornos de laboratorio.

El desarrollo ahora cuenta con una herramienta multimedia que utiliza la plataforma Microsoft Teams para conectar a los empleados. El contenido curado se encuentra junto a recursos a medida, incluyendo videos y consejos, alineados con un régimen de autoevaluación y un camino estructurado de desarrollo del liderazgo. "Estamos poniendo a las personas a controlar su propio desarrollo,” afirma Johnson. "En lugar de decirles ‘tienes que apostar por este programa de liderazgo de tres días’, les ofreceremos la oportunidad de controlar su propio viaje, identificar sus necesidades y desarrollar habilidades."

En parte, lo que estas ideas tienen en común es un enfoque sobre productos digitales ágiles. Andy Lancaster, Jefe de Formación del CIPD y autor del libro recientemente publicado Driving Performance Through Learning, lo resume como un enfoque de soluciones que sean flexibles, accesibles, colaborativas y personalizadas, y que ofrezcan un cambio radical a la práctica actual.

Sin embargo, se trata principalmente de una cultura de aprendizaje continuo. "Hablamos de crear un ecosistema de aprendizaje para que podamos potenciar la formación en lugar de tener a unos estudiantes dependientes,” afirma Lancaster. "Está claro que no todo lo que hacemos en el trabajo es aprender, pero hay algo bastante profundo en entender que el propio trabajo que desarrollamos es un proceso de formación."

Lancaster también señala el impacto en el diseño del aprendizaje, que debe ser igualmente receptivo: "A veces nos lleva largos períodos de tiempo pasar del análisis a la entrega. Ahora es mucho más un proceso iterativo, en el que estamos encontrando soluciones y permitiendo que los propios alumnos formen parte del proceso de diseño."

Y puede suceder incluso en los entornos más difíciles. Imperial College Healthcare NHS Trust en Londres tiene a 12.000 empleados en cinco hospitales que atienden a más de 1,5 millones de pacientes cada año. Ha cambiado su enfoque de apoyo al aprendizaje por un esquema de mentoring virtual, que permite al personal conectarse inmediatamente en el momento de una necesidad clínica, junto con coaching, eventos habituales de "comida y formación" y herramientas digitales.

"Si se trata de una situación de vida o muerte, realmente no puedes detenerte para hacer una pausa y reflexionar,” afirma Nathaniel Johnston, Jefe de Desarrollo Organizativo, Liderazgo y Talento. Sin embargo, Johnston ha podido encontrar formas de garantizar que los errores médicos, que contienen aprendizajes vitales, se difundan de manera amplia y rápida al haber desviado la atención del aprendizaje más formal.

Y en el futuro, el proceso puede ser aún más fácil. La Inteligencia Artificial, junto con una mejor analítica de datos, significará que nuestras necesidades de aprendizaje instantáneo podrían anticiparse incluso antes de que las hayamos expresado. Según Lancaster, es una "perspectiva muy emocionante", que cambiará aún más el papel del profesional de la Formación y, en última instancia, ofrecerá una mayor capacidad de medición y oportunidades. Hasta entonces, sin embargo, ¿tal vez deberías desconectarte de Internet y volver al trabajo?

 

Finch, Susie. "Should your employees be learning as they go?". People Management magazine, 12/12/2019 (Artículo consultado online el 23/01/2020).

Acceso a la noticia: https://www.peoplemanagement.co.uk/long-reads/articles/learn-as-you-go

 

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