La comodidad y la motivación de los empleados en el lugar de trabajo tienen mucho que ver con el diseño de las oficinas. The Economist se plantea en este artículo la conveniencia de organizaciones de los espacios como la del hot desking, por la cual los trabajadores deben recoger todas sus cosas cada día al marcharse y buscar ubicación nueva cada mañana al llegar.

El héroe de la serie de televisión británica de culto "The Prisoner" se despierta un día en un pueblo misterioso. Sus posesiones han desaparecido y no se le conoce por su nombre real, sino como "número seis". Cada intento de fuga de lugar se frustra y cada episodio termina con unas barras de hierro superpuestas sobre su rostro.

La experiencia del prisionero le resultará cansinamente familiar a una clase de trabajador de oficina: aquellos que se someten al juicio diario de las mesas calientes (o hot desking). Todos los días pueden terminar en una ubicación nueva, con solo las posesiones que puedan llevar encima. Al final de cada día queda borrado todo rastro de su personalidad, de modo parecido a cómo la Unión Soviética eliminaba las imágenes de Leon Trotsky de la crónica histórica. Es difícil pensar en un indicio más claro de que cada trabajador está siendo tratado como un dron anónimo.

En una importante institución financiera, cualquier empleado que accidentalmente deje una posesión en su escritorio al marcharse deberá intentar recuperarla en “objetos perdidos” a la mañana siguiente. Eso hace que el final de cada día laboral se viva como si fueran los últimos minutos frenéticos antes de salir de casa por vacaciones, comprobando que no te dejas nada.

El comienzo del día también puede ser estresante. Una encuesta entre trabajadores británicos, publicada en junio, descubrió que aquellos que trabajan en una oficina con el sistema de hot desking tardan un promedio de 18 minutos diarios para encontrar un asiento. Eso se traduce en 66 horas desperdiciadas al año. En algunas oficinas, seguramente exista la tentación de llegar más temprano para sentarse en los mejores sitios, como los turistas que colocan toallas en las sillas cercanas a la piscina del hotel antes del desayuno. En otros lugares de trabajo, algunos asientos se deben reservar tácitamente para los trabajadores con más antigüedad; ¿quién se atrevería a sentarse en el asiento de la persona que decide la rotación de tus turnos de trabajo?

Es difícil entender cómo puede alguien sentirse motivado con este tipo de organización. Si las empresas quieren que los empleados tengan ideas brillantes, es importante que se sientan cómodos en sus mesas. Y es probable que las personas se sientan más cómodas en un entorno más familiar. El hot desking generalmente va vinculado a una característica de diseño: la oficina de planta abierta. El objetivo puede ser promover el trabajo en equipo, pero no necesariamente funciona. Un estudio publicado el año pasado encontró que las interacciones cara a cara disminuyen en las oficinas de planta abierta y que el uso de correos electrónicos aumenta después de que las empresas dejen de lado otros diseños de espacio más tradicionales.

Bartleby, el columnista de este artículo, admitirá que su propia mesa es sinónimo de desorden. La zona circundante está cubierta de libros que ha disfrutado y que quiere conservar; de libros que ha comenzado a leer y que debe terminar; de libros que realmente quiere leer pronto; y de libros que probablemente nunca leerá pero se siente demasiado culpable para tirarlos. Además hay estudios académicos y revistas que encajarían en las mismas categorías. Incluso Arnold Schwarzenegger tendría que esforzarse para podérselo llevar todo encima cada día.

Si The Economist se convirtiera en un espacio hot desking, todo esto se guardaría en casa o se tiraría. Y con eso se perderían esos momentos de serendipia, cuando una noticia o un comunicado de prensa despierta el recuerdo de una historia similar escrita en un libro o revista que está al alcance de la mano.

Por supuesto, a muchas personas les resulta imposible trabajar en medio de tal desorden y no hay nada que les impida mantener sus escritorios tan ordenados como quieran. Sin embargo, el hot desking no se está volviendo más común por ser popular entre los trabajadores. Una encuesta realizada por Workplace Unlimited a empleados que trabajan en varios tipos de oficinas concluyó que el hot desking ocupa el quinto lugar entre seis diseños de oficina propuestos  (quizás sorprendentemente, las oficinas cerradas o de cubículos ocupan el último lugar).

El aumento de los diseños de mesas calientes tiene que ver con el creciente número de empresas que cuentan con muchos trabajadores y contratistas freelance. Asignarles un escritorio permanente no es práctico. Lo mismo sucede en el caso de aquellos que trabajan desde casa dos o tres días a la semana o están constantemente viajando, visitando a clientes. Al reducir el espacio de oficina, el hot desking permite ahorrar dinero a las empresas. Investment Property Databank, un proveedor de datos financieros, estima que el promedio del coste de la propiedad en el primer año para un empleado de oficina británico es de £4.800 (5.400€).

Sin embargo, el trabajo freelance y a tiempo parcial todavía no es la norma en la economía moderna. El riesgo es que, en nombre del ahorro de costes, se imponga el hot desking a los empleados a tiempo completo, quiénes preferirían la certeza que proporciona un lugar de trabajo habitual. Tu acogedora mesa se volverá tan espartana como una celda monástica. Los trabajadores deberían hacerse eco del personaje de “The Prisoner” y exclamar: “No soy un número. Soy un hombre libre. Y aquí tengo una planta, una taza para el café y una foto enmarcada de mis hijos para demostrarlo.”

 

“Hot desk, cold comfort”. The Economist, 22/09/2019 (Artículo consultado online el 26/09/2019).

Acceso a la noticia: https://www.economist.com/business/2019/09/26/hot-desk-cold-comfort

 

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